Algumas empresas de porte menor ainda são capazes de gerenciar o volume de documentos em papel porque ainda não tem grandes quantidades. Empresas que prestam serviços jurídicos e de saúde, por exemplo, são as que mais lidam com um volume crescente de arquivos com informações que não podem ser perdidas. Por isso, um sistema de gerenciamento de documentos é de extrema importância para ter um acesso seguro.
Além disso, as regulamentações em torno dessas empresas exigem que, mesmo com o registro digital de documentos, uma versão impressa também seja acessível, caso necessário.
Para manter um sistema eficaz de gerenciamento de documentos, primeiramente é preciso determinar os objetivos de gerenciamento de informações para os setores. Por exemplo, é preciso estabelecer um cronograma de retenção de documentos.
É de extrema importância que haja uma organização bem determinada para gerenciar os documentos físicos para garantir que registros sem importância ou que não sejam mais necessários sejam eliminados. Outro ponto determinante, é considerar a segurança dos registros em papel em caso de um desastre. Os serviços de gerenciamento de documentos fora da empresa tendem a oferecer um local com um ambiente de clima controlado e mais seguro.
Um serviço de guarda de mídias para proteger seus arquivos representa um investimento na qualidade dos serviços que sua empresa oferece. Um serviço de guarda de mídias oferece:
- A preservação dos documentos, considerando a vulnerabilidade do papel – que pode sofrer com as ações do tempo e outros incidentes;
- Um banco de dados organizado, que facilita a consulta de informações;
- Maior controle sobre as informações, além da possibilidade de restringir o acesso a documentos sensíveis apenas para pessoas autorizadas;
- A possibilidade de ter um backup dos arquivos, prevenindo sua empresa contra ameaças internas e externas e evitando a perda de informações;
- Economia sustentável, diminuindo a quantidade de cópias e reduzindo custos financeiros, além de colaborar com o meio ambiente.
A digitalização é uma solução eficaz para perdas e extravios de documentos, e pode salvar o seu negócio, além de evitar riscos de compliance.
É muito importante que além dos registros físicos, sua empresa mantenha uma cópia digital de todos os seus documentos e informações arquivadas. Manter cópias digitais dos seus arquivos ajuda sua equipe a tomar decisões mais rápidas e eficientes, pois terão acesso as informações no momento em que precisarem delas.
Além disso, um bom serviço de gestão de documentos, oferece uma busca simples e, com apenas alguns cliques, você terá acesso aos documentos rapidamente. O processo de armazenamento virtual de informações possibilita a criação de legendas que facilitam a localização dos documentos.
A Access conta com scanners de última geração e centro de imagens com profissionais altamente qualificados para transformar informações em documentos físicos em arquivos digitais. Conheça um serviço de digitalização de documentos que possibilita o armazenamento digital de grandes volumes em um ambiente seguro e acessível por computador.
