Cada vez mais a eficiente gestão de documentos do RH impacta no engajamento dos funcionários, e é fundamental para proporcionar interações positivas. Quaisquer experiências negativas no trabalho podem afetar profundamente a satisfação no trabalho, o que, por sua vez, afeta a produtividade, a qualidade do serviço que seus funcionários prestam aos seus clientes e potencialmente afetar também a sua marca. Sabemos que o local de trabalho físico, a cultura da empresa e a tecnologia afetam a experiência dos funcionários.

E como o RH é uma área que envolve todos os funcionários, é um setor particularmente propício para concentrar, ou mesmo começar, estratégias para criar uma ótima experiência para os funcionários. Inovadores sistemas de gestão de documentos do RH permitem que o setor ofereça serviços e interações que atendem as expectativas dos colaboradores, cada vez mais conectados. Com sistemas que oferecem uma experiência do usuário fácil e intuitiva, RH e funcionários têm exatamente o que precisam para realizar o trabalho, com atendimento e respostas rápidas e, assim, podem retomar as suas tarefas mais rapidamente, sentindo-se realmente apoiados pelos líderes.

E quais são os elementos-chave para a gestão de documentos do RH?

1 – Documentos de RH devem estar inseridos no programa de governança da informação

O gerenciamento de registros de RH fica mais complicado a cada dia. Sua organização deve estar em conformidade com as constantes alterações dos regulamentos de privacidade e segurança. Para garantir a conformidade e reduzir os riscos legais, você deve manter registros por períodos definidos, enquanto protege documentos em papel e digitais. Ao mesmo tempo, os documentos devem ser armazenados e classificados para que o RH possa acessar rapidamente as informações necessárias para realizar seus trabalhos.

Além disso, combinar vários processos complexos em um único processo integrado é fundamental para a automação bem-sucedida e a conformidade. Um dos maiores problemas com processos não integrados é a falta de visibilidade do andamento de solicitações individuais. Sem automatização do fluxo de trabalho e das notificações, essas solicitações vão para o que muitos consideram um “buraco negro”, porque não há visibilidade do status de uma solicitação ou da etapa do processo em que uma solicitação está atualmente.

Mas ao fornecer aos usuários finais e administradores de sistema as ferramentas para rastrear solicitações em todas as etapas do processo, sua solução de automação de processos fornece visibilidade total do fluxo de trabalho e elimina o temido “buraco negro”, mantendo a integridade da política de governança da informação.

2 – Analisar e comprometer-se a automatizar tarefas de rotina para gerenciar documentos físicos e digitais

Tecnologias de automação de última geração oferecem a capacidade de eliminar tarefas manuais e redesenhar as operações de RH para serem o mais eficiente possível. Os fluxos de trabalho e processos automatizados eliminam muito do trabalho manual e demorado que faz parte das tarefas do RH, principalmente quando a tecnologia de automação tem a capacidade de trabalhar em vários sistemas. Além disso, a automação ajuda a garantir a conformidade com os processos, garantindo que todas as etapas sejam rastreadas e auditadas – mesmo que diferentes localidades. Isso permite que o RH forneça uma experiência superior, resolvendo as solicitações dos funcionários com mais rapidez e consistência.

Seu departamento de RH pode otimizar o tempo com automação dos fluxos de trabalho. E isso é essencial, pois uma pesquisa da Access aponta que quase três quartos (74%) das empresas ainda armazenam os documentos de seus funcionários em papel e em diversos formatos eletrônicos. Para piorar a situação, esses diversos documentos geralmente estão espalhados por vários locais físicos e sistemas eletrônicos que não estão integrados em uma solução única.

Nesse cenário confuso, o acesso aos documentos necessários é complicado e a garantia da segurança dos dados é difícil – se um local e uma taxonomia consistentes de arquivos não forem estabelecidos. Sua equipe de RH perde tempo na busca de arquivos, enquanto sua organização corre o risco de não conformidade, litígio ou exposição de informações de identificação pessoal. O resultado: danos aos resultados financeiros da organização e à sua reputação.

A automação de fluxos de trabalho de rotina tornará sua equipe mais eficiente e limitará o risco organizacional, garantindo a aderência às políticas.

3 – Interaja com um parceiro de gestão de documentos de RH que pode ajudar a manter a conformidade e as melhores práticas

A implementação da tecnologia é um passo no caminho para o gerenciamento escalonável de documentos, mas a simples digitalização de seus documentos não é suficiente para resolver todos os problemas e permitir que o RH assuma um papel estratégico. De fato, os departamentos de RH frequentemente descobrem que a implementação de sistemas de gerenciamento de capital humano (HCM) na nuvem não resolve seus problemas.

A experiência do usuário é a base para todos esses elementos de sucesso. Sem uma experiência positiva do usuário, nada mais funciona. As expectativas para aplicativos de RH estão aumentando à medida que os usuários finais são cercados por aplicativos intuitivos em suas vidas diárias. Para envolver seus usuários, você deve fornecer uma experiência na Web moderna e amigável. Além disso, seus gerentes e profissionais de RH exigem cada vez mais acesso a aplicativos de negócios de qualquer dispositivo a qualquer momento.

Por isso, você precisa de um parceiro como a Access, que complemente sua experiência organizacional com as melhores práticas gerais de gerenciamento de informações e registros, entendendo esses princípios e qual a melhor forma de aplicá-los à sua solução de gerenciamento de documentos.