Desde a busca por mais produtividade, redução de custos, espaço e recursos, ou mesmo um melhor atendimento ao cliente, existem inúmeras razões pelas quais as empresas estão se esforçando para reduzir a quantidade de papel.
Em qualquer empresa, não é nenhum mistério que a papelada pode atrasar o fluxo de trabalho. Seja para extrair informações de um arquivo, copiar um arquivo para um colega revisar ou enviar documentos para outra divisão ou empresa, o tempo e os custos envolvidos aumentam rapidamente.
O uso de papel envolve custos com compras, transporte, cópias, impressões… E ainda envolve gastos com impressoras e toners, por exemplo, além da preocupação com espaço para arquivamento, segurança, prevenção contra incêndio, entre outras. Não basta usar os dois lados da folha e reduzir o número de cópias. Uma estratégia eficiente para reduzir o uso de papel passa pela implementação de um sistema de gestão documental.
Não faltam razões para a sua empresa investir em uma estratégia para reduzir a quantidade de papel, mas podemos destacar 3 fundamentais: aumentar a produtividade, reduzir custos e encantar o cliente. Vamos falar mais um pouco sobre cada uma delas.
Produtividade
Independentemente do estágio de transformação digital da sua empresa, os documentos usados com mais frequência sempre devem estar facilmente acessíveis. Você sabia que o trabalhador médio passa 1,8 horas por dia pesquisando e coletando informações? Por que não eliminar o tempo perdido e aumentar a produtividade dos colaboradores digitalizando seus documentos comerciais? Você não apenas liberará o tempo de sua equipe, mas a conversão de seus documentos físicos em digitais consolidará suas informações comerciais em um repositório central, onde elas poderão ser acessadas e compartilhadas com segurança.
Uma solução eficaz de gestão de documentos pode ajudar a otimizar seus processos de negócios e aumentar a eficiência. Você opera em um mundo híbrido de papel e digital. Um sistema de gestão documental integrado pode lidar com todos os seus registros, necessidades de retenção e destruição, aumentando sua eficiência e produtividade e, ao mesmo tempo, diminuindo seu risco. Encontre uma solução que possa lidar com formulários e documentos eletrônicos recém-criados, enquanto contabiliza facilmente seus arquivos históricos e registros ativos. Organizar-se dessa maneira aumentará sua eficiência nos próximos anos.
Custos
Considerando que um funcionário pode gerar cerca de 10 mil páginas de papel, o que corresponde a quatro caixas, por ano, uma empresa com centenas de colaboradores pode criar uma quantidade significativa de papel em um curto período de tempo. Em um ano, 200 funcionários podem gerar 800 caixas de documentos. Quanto isso representa em aluguel de espaço físico, o chamado Arquivo Morto? Além disso, diversos documentos já podem ser nato digitais – aqueles que já nascem no meio digital. Com isso, a empresa começa a economizar custos com papel, impressões, cópias, toner e outros suprimentos.
Para os documentos que precisam ser preservados em papel, uma rápida pesquisa certamente irá indicar que alocar esses arquivos em instalações de terceiros que atendam a todas as necessidades e regras de armazenagem segura é muito mais vantajoso financeiramente do que arquivar internamente. Empresas que oferecem os serviços de armazenagem segura contam com espaços especialmente desenvolvidos para esse fim – segurança física – e também com sistemas de indexação e de recuperação de documentos, garantindo a alta disponibilidade e confidencialidade das informações.
Além disso, com um parceiro a sua empresa deixa de investir na compra e manutenção de equipamentos para a digitalização e gestão de documentos, e passa a contar com recursos apropriados para a sua demanda. Para se ter uma ideia, um scanner de boa qualidade, com capacidade para escanear 50 páginas por minuto, pode custar mais de R$ 10 mil. Some-se a esse custo as despesas com manutenção e operação.
Manter o sistema de digitalização e gestão de documentos internamente também implica em gastos, além dos equipamentos, em pessoal especializado, tanto na parte operacional quanto no que diz respeito a normas e regulamentos e também manter essa equipe em treinamento contínuo, por conta das inovações tecnológicas e mudanças nas leis. Com um parceiro, você garante que pessoas especializadas avaliarão os requisitos de conformidade, assim como irá contar com equipes capacitadas para operar os equipamentos com mais eficiência, a um custo bem inferior do que se o serviço fosse realizado com recursos internos.
Cliente
A gestão de documentos também ajuda a entregar uma melhor experiência do cliente? A resposta é sim, a partir do momento em que é criado um banco de dados com informações relevantes para as estratégias do negócio, permitindo que melhores decisões sejam tomadas. Além disso, a documentação permite a personalização e otimização do atendimento dado à cada cliente.
Se os manuais, faturas e registros de atendimento ao cliente estiverem no papel, é difícil, se não impossível, entregar um serviço rápido. Da mesma forma, aqueles que trabalham em áreas como vendas, suporte técnico ou atendimento ao cliente precisam que as informações do cliente estejam em formato digitalizado para que sejam acessadas quando e onde for necessário.
Então, essas 3 razões foram suficientes para você decidir reduzir a quantidade de papel no seu escritório em 2020? Conte com a Access nessa jornada de transformação digital.
