Como é a atuação do seu RH? O setor funciona de forma burocrática ou contribui para o crescimento sustentável da empresa? A segunda opção, certamente, é a ideal e deve estar baseada em uma eficiente gestão documental no RH, liberando os colaboradores para tarefas alinhadas à estratégia de negócios, capazes de gerar vantagem competitiva. Apesar de inicialmente parecer complicado, em 4 passos é possível implantar um eficiente sistema de gestão documental.

Passo 1 – Identificando pontos de melhoria

Comece analisando todos os seus processos de gestão documental no RH, identificando falhas e avaliando como implantar um roadmap de melhorias. Lembre-se de que um sistema deve oferecer uma solução ponta a ponto, atendendo todas as suas necessidades, desde a coleta e digitalização dos documentos, passando pelo armazenamento, indexação, políticas de acesso até chegar, finalmente, à destruição segura seguindo normas de conformidade.

Ações:

  • Avalie a situação atual
  • Reavalie processos
  • Determine necessidades atuais e futuras

 

Passo 2 – Integrando sistemas

A sua solução de gestão documental no RH não pode trabalhar de forma isolada e deve se integrar aos seus sistemas legados como os de HCM (Human Capital Management – Gestão de Capital Humano), que englobam cinco macroprocessos – planejamento; contratação; desenvolvimento, remuneração e acompanhamento – gerando uma série de documentos. Dois pontos importantes para a seleção de uma solução de gestão documental são avaliar a sua capacidade de integração com outros sistemas e aplicações e, também, a facilidade para localizar e acessar com segurança os documentos.

Ações:

  • Estabeleça um cronograma
  • Avalie se a solução pode ser customizada
  • Crie um repositório central
  • Integre com outros sistemas

 

Passo 3 – Protegendo os documentos

Ao mesmo tempo em que os documentos do RH contêm informações sensíveis que precisam contar com políticas de proteção para garantir que não sejam alvo de pessoal mal-intencionadas, eles devem estar disponíveis para as pessoas que possuem permissão de acesso. Para garantir a integridade dos dados, os líderes de RH devem ter o controle central do repositório de documentos, definindo senhas de acesso e identificando cada ação que qualquer usuário realizar em um documento.

Ações:

  • Centralize o controle dos documentos
  • Garanta uma trilha de auditoria segura
  • Implante políticas de acesso seguro

 

Passo 4 – Automatizando para garantir conformidade e governança

Um dos maiores desafios do setor de RH é garantir a conformidade com normas, leis e políticas que fazem parte da governança de documentos. Para isso não basta assegurar que a ficha cadastral de cada funcionário está completa, é preciso manter todas as informações atualizadas, como exames médicos e certificações profissionais. Com a automatização esses processos se tornam mais eficientes e transparentes.

Ações:

  • Garanta a transparência das informações
  • Automatize o monitoramento da conformidade
  • Gere formulários eletrônicos para a captura de dados

 

Saiba como a Access pode contribuir para implantar uma eficiente estratégia de gestão documental no RH que garanta o controle e segurança de todos os documentos e informações e, também, mais eficiência nos processos, liberando as pessoas para tarefas mais estratégicas.