Como é a atuação do seu RH? O setor funciona de forma burocrática ou contribui para o crescimento sustentável da empresa? A segunda opção, certamente, é a ideal e deve estar baseada em uma eficiente gestão documental no RH, liberando os colaboradores para tarefas alinhadas à estratégia de negócios, capazes de gerar vantagem competitiva. Apesar de inicialmente parecer complicado, em 4 passos é possível implantar um eficiente sistema de gestão documental.
Passo 1 – Identificando pontos de melhoria
Comece analisando todos os seus processos de gestão documental no RH, identificando falhas e avaliando como implantar um roadmap de melhorias. Lembre-se de que um sistema deve oferecer uma solução ponta a ponto, atendendo todas as suas necessidades, desde a coleta e digitalização dos documentos, passando pelo armazenamento, indexação, políticas de acesso até chegar, finalmente, à destruição segura seguindo normas de conformidade.
Ações:
Passo 2 – Integrando sistemas
A sua solução de gestão documental no RH não pode trabalhar de forma isolada e deve se integrar aos seus sistemas legados como os de HCM (Human Capital Management – Gestão de Capital Humano), que englobam cinco macroprocessos – planejamento; contratação; desenvolvimento, remuneração e acompanhamento – gerando uma série de documentos. Dois pontos importantes para a seleção de uma solução de gestão documental são avaliar a sua capacidade de integração com outros sistemas e aplicações e, também, a facilidade para localizar e acessar com segurança os documentos.
Ações:
Passo 3 – Protegendo os documentos
Ao mesmo tempo em que os documentos do RH contêm informações sensíveis que precisam contar com políticas de proteção para garantir que não sejam alvo de pessoal mal-intencionadas, eles devem estar disponíveis para as pessoas que possuem permissão de acesso. Para garantir a integridade dos dados, os líderes de RH devem ter o controle central do repositório de documentos, definindo senhas de acesso e identificando cada ação que qualquer usuário realizar em um documento.
Ações:
Passo 4 – Automatizando para garantir conformidade e governança
Um dos maiores desafios do setor de RH é garantir a conformidade com normas, leis e políticas que fazem parte da governança de documentos. Para isso não basta assegurar que a ficha cadastral de cada funcionário está completa, é preciso manter todas as informações atualizadas, como exames médicos e certificações profissionais. Com a automatização esses processos se tornam mais eficientes e transparentes.
Ações:
Saiba como a Access pode contribuir para implantar uma eficiente estratégia de gestão documental no RH que garanta o controle e segurança de todos os documentos e informações e, também, mais eficiência nos processos, liberando as pessoas para tarefas mais estratégicas.
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