Investir em uma estratégia de armazenamento externo de documentos pode oferecer muitos benefícios, seja reduzindo custos, liberando espaço no escritório, entre outras vantagens. Mas antes de selecionar o seu parceiro de gestão documental, as empresas devem ficar atentas a algumas normas do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos).
As normas arquivísticas determinam que todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação. É importante que os registros relativos aos documentos sejam incorporados a um sistema de informações, como um banco de dados, e que os sistemas de recuperação sejam amplamente compatíveis.
Em armazenamento externo, a localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurança contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo:
- Áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações, como margens de rios e subsolos
- Áreas de risco de incêndios, próximas a postos de combustíveis, depósitos e distribuidoras de gases, e construções irregulares
- Áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica, como refinarias de petróleo
- Áreas próximas a instalações estratégicas, como indústrias e depósitos de munições, de material bélico e aeroportos
Essas especificações sobre localização física são básicas em todos os locais de armazenamento oferecidos pela Access e vamos muito além disso, adotando as melhores práticas de gestão documental recomendadas mundialmente. Vamos agora, então, conhecer algumas razões pelas quais a sua empresa deve adotar uma estratégia de armazenamento externo de arquivos:
1 – Redução de custos
A oportunidade de reduzir gastos está no radar de 10 entre 10 líderes de negócio. Atualmente as empresas precisam gerenciar com muita atenção as suas despesas para manterem a sua competitividade. E desperdiçar espaço nos escritórios para o armazenamento de registros físicos custa muito dinheiro. Em primeiro lugar, o espaço poderia ser usado de melhor forma, como na alocação de novos funcionários, sala de conferências, entre diversos outros usos. E, em segundo lugar, o espaço pode até ser esvaziado e, se for alugado, devolvido ao proprietário.
Dependendo da localização do escritório, provavelmente a sua empresa está pagando um preço bem alto de aluguel por metro quadrado para continuar desperdiçando espaço com armazenamento de caixas com arquivos e registros. Certamente o custo de um espaço de armazenamento externo é bem mais barato do que o espaço do escritório.
2 – Mitigar riscos
Com o armazenamento externo, os documentos são arquivados em áreas especialmente projetadas e que seguem todos os requisitos de segurança para a guarda física da documentação, em condições adequadas para a preservação de sua integridade. Os serviços de armazenamento de documentos e informações da Access oferecem soluções altamente seguras e eficientes.
Ter as informações armazenadas em local seguro, regulamentado pelas normas nacionais e internacionais de segurança de dados, provido de toda infraestrutura necessária para o armazenamento de dados, garante a integridade das informações e as mantêm livres de ameaças como incêndios, campo eletromagnético, furto, roubo, acesso indevido, gases corrosivos, fumaça, poeira, umidade excessiva.
Além disso, a solução de armazenamento externo mantém alta disponibilidade e confidencialidade das informações, garantindo a continuidade dos negócios com o gerenciamento via web que permite uma rápida retomada de suas informações vitais.
3 – Manter os dados indexados
Soluções de armazenamento externo de documentos não são simplesmente um serviço de alocação de espaço. Uma oferta eficiente inclui um sistema de indexação de documentos, que vai permitir rastrear e gerenciar o inventário de registros físicos. Um sistema de indexação centralizado ajuda a encontrar um documento com mais agilidade e também permite elaborar uma tabela de temporalidade e identificar o ciclo de vida. E, claro, faz com que os responsáveis por cada área saibam exatamente quais documentos estão arquivados.
4 – Manter a conformidade
Cada vez mais é preciso ter total controle sobre a segurança da informação. Com data prevista para entrar em vigor em dezembro de 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP) gera dúvidas e desafios quando se pensa em guarda de informações e em como as empresas devem avaliar os riscos inerentes a violação das regras de proteção de dados pessoais.
E esses riscos parecem ser bem altos. Além da segurança na guarda de informações, a LGPD também cria regras sobre a retenção dos dados, e as empresas só podem manter informações enquanto forem necessárias. Após esse prazo, elas devem ser eliminadas de forma permanente.
A sua empresa pode contar com a parceria da Access nessa jornada, com um sistema customizado garantindo conformidade na guarda de informações segundo as normas da LGPD e a melhor experiência no gerenciamento eletrônico de documentos.
