Quando se trata de Gestão de Registros e Informações, existem vários riscos associados ao fato de não manter a plataforma de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) atualizada. Ignorar esses riscos pode levar a consequências graves.
Sem uma estratégia de gestão de registros eficiente, é muito fácil ter problemas de comunicação e, principalmente, perda de dados. Ou seja, uma boa estratégia de gestão de registros torna a empresa mais produtiva. Por outro lado, a má gestão pode gerar prejuízos se não for percebida rapidamente.
O primeiro passo para entender se a gestão é ineficiente é responder a algumas questões: Quanto tempo leva para encontrar os documentos que preciso? Consigo encontrar qualquer registro na hora que preciso?
Se a resposta for não para uma dessas questões, e sinal que algo precisa ser feito. Registros desordenados ou desorganizados reduzem drasticamente a produtividade e podem causar problemas jurídicos, com pesadas multas e penalidades.
Ter várias versões do mesmo documento, com versões e revisões feitas por funcionários diferentes, torna impossível garantir a atualização correta dos registros de forma a evitar erros nas informações.
Manter o controle em relação aos prazos de retenção e descarte de registros é uma prática recomendável de gestão de registros. Destruí-los antes ou depois do prazo correto também pode render multas ou penalidades.
Realizar o backup dos registros é um processo básico para garantir a integridade dos documentos no caso de acidentes ou violação de dados. Apesar disso, também é um processo relegado por muitas empresas. Não é necessário dizer sobra a importância de manter um sistema de armazenamento que garanta o backup.
Todos os documentos da empresa precisam ser facilmente rastreados, então, ignorar esses riscos é um erro que não deve ser cometido.
O primeiro risco concentra-se na qualidade, ou falta de, dos registros. Se não houver uma diligência em relação aos protocolos de gestão de registros, a qualidade é prejudicada. Ou seja, uma boa gestão começa com uma boa captura e armazenamento das informações.
Além disso, se não for possível rastrear esses documentos com eficiência e precisão, controlando as versões e os locais de armazenamento, o risco da gestão se tornar o caos é enorme.
Sem um RIM forte, até mesmo funcionários confiáveis podem expor a empresa a riscos legais e de conformidade por meio do manuseio incorreto de documentos. Documentos esquecidos na copiadora ou registros acessados por pessoas sem permissões são erros que podem colocar uma empresa em risco.
Registros médicos, legais e informações pessoais e financeiras exigem a manutenção de uma política sólida de retenção de documentos, que é a chave para evitar prejuízos, especialmente se os registros forem destruídos fora do prazo correto ou não puderem ser rastreados durante uma auditoria.
Inundações e incêndios podem causar estragos em uma empresa, destruindo para sempre documentos armazenados incorretamente. Registros críticos devem ser armazenados em cofres climatizados e em centros de armazenagem profissional e em locais que reduzam riscos ambientais.
A ineficiência na gestão de registros impacta diretamente no tempo utilizado pelos funcionários para encontrar documentos e, consequentemente, na sua produtividade. Alguns trabalhadores afirmam gastar até 15% de sua semana de trabalho procurando documentos, esse tempo e energia despendidos se somam a outros custos que afetam os resultados financeiros.
A gestão de registros contribui para a empresa se tornar mais eficiente e, assim reduzir custos e melhorar os resultados. Portanto, é essencial investir em uma solução RIM para controlar os registros e reduzir riscos que afete a eficiência dos negócios.
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