Insistir em práticas de gestão de documentos ultrapassadas pode ser o ponto de partida para diversos problemas que podem até colocar em risco a sobrevivência do seu negócio. Por isso, é necessário contar com um sistema de gestão documental eficiente, que organize e mantenha todos os arquivos disponíveis em tempo real para atender a qualquer tipo de demanda.
E quais são os maiores riscos que uma empresa pode enfrentar com práticas de gestão de documentos ultrapassadas? Veja abaixo quais são os cinco maiores problemas causados por sistemas ineficientes de coleta, controle, armazenagem, proteção e destruição segura de documentos:
1 – Ciclo de vida do documento
Segundo a consultoria Gartner, todos os dias são criados 2,2 milhões de terabytes de novos dados, o suficiente para armazenar 88 milhões de filmes em qualidade Blu-Ray. E até 2020, a previsão é de que exista um total de 40 trilhões de gigabytes de dados espalhados pelo mundo.
Ok, o volume de dados criado pela sua empresa é uma gota nesse oceano, mas certamente diversos documentos são gerados diariamente em cada departamento. O estudo Dealing with document deluge & danger, realizado pela BPI Network com 500 líderes de negócio, indica que 93% dos entrevistados se dizem dependentes de documentos e 90% afirmam que geram diversos novos documentos a cada semana.
Então, a geração de dados na sua empresa pode não chegar a terabytes, mas nem por isso não requer um sistema eficiente de gestão documental. Um sistema eficiente de armazenagem e gestão de documentos começa com a digitalização e a correta indexação desses documentos, quando ele passa ter uma identidade que possibilita o acesso rápido e preciso à informação.
Sem isso, a localização de cada documento, o controle de versão e trilha de auditoria, entre outras funções, podem ser caóticas.
2 – Manuseio incorreto de informações
Será que algum dos seus colaboradores esqueceu um formulário em uma máquina copiadora, entregou um arquivo a um colega sem checar se ele tinha permissão para manusear esses documentos, ou mesmo jogou fora no lixo um documento ou um arquivo que deveria ser armazenado ou mesmo destruído de forma segura?
Se a sua empresa não atualizar as práticas de gestão de documentos e implantar sistemas robustos que garantam a conformidade e avaliem o ciclo de vida de cada documento, corre o risco de ter de responder legalmente por conta do manuseio incorreto das informações.
3 – Normas e regulamentos
Entre outras diversas regras que regem o armazenamento e descarte de documentos, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), sancionada em agosto de 2018, estabelece uma série de regras com as quais empresas e outras organizações atuantes no Brasil terão que estar em compliance para permitir que o cidadão tenha mais controle sobre o tratamento que é dado às suas informações pessoais, e entra em vigor em 2020, prazo para que empresas se adequem as novas normas.
Uma das novas regras diz respeito ao tempo de guarda das informações o chamado princípio da necessidade, que significa limitar o uso dos dados ao mínimo necessário para que se possa atingir a finalidade pretendida e, após esse tempo, existe a obrigatoriedade de exclusão imediata de dados.
E, em caso de descumprimento das regras previstas pela LGPD, serão aplicadas multas que podem variar de 2% do faturamento da organização ou até o limite de R$ 50 milhões.
Sem uma política que inclua inovadoras práticas de gestão de documentos, a sua empresa corre o risco de fazer mau uso das informações e, consequentemente, ser penalizada.
4 – Desastres naturais
Desastres naturais, enchentes e incêndios podem prejudicar a continuidade do negócio, destruindo completamente documentos fundamentais para o dia a dia da empresa. Documentos e informações críticas devem ser armazenadas em salas cofre, um espaço de altíssima segurança, especialmente projetado e provido de toda infraestrutura necessária para guarda de mídias, ESCROW, microfichas, microfilmes, cartuchos, CD’s, DVD’s, DLT, LTO, ou quaisquer outros documentos cuja guarda exija requisitos de alta segurança.
Sem um ambiente de segurança adequado, a sua empresa corre o risco de perder informações críticas e comprometer a continuidade dos negócios.
5 – Perda de produtividade
Na falta de eficientes práticas de gestão de documentos os seus funcionários provavelmente perdem muito tempo rastreando e coletando informações que precisam para concluir as suas tarefas. Pesquisas indicam que um funcionário pode gastar até 15% do seu tempo semanal procurando documentos.
Sem uma correta gestão documental, os seus funcionários correm o risco de não serem tão produtivos quanto poderiam, já que perdem muito tempo procurando documentos em arquivos ultrapassados.
