Cada vez mais empresas de todos os portes têm a necessidade de manter um arquivo documental em estruturado, com boas práticas de gerenciamento da informação. Mas todo esse processo precisa estar baseado em uma política robusta de governança da informação, capaz de manter a conformidade seguindo regras e normas existentes e também com flexibilidade para atender a novas legislações, incorporando novas práticas à estratégia.
Em linhas gerais, a governança da informação reúne as diversas políticas, procedimentos, estruturas e processos que organizações devem obedecer ao criar, gerenciar e compartilhar informações. E boas práticas de gerenciamento da informação é que vão garantir a eficiência em todo esse ciclo, que pode ter a seguinte estrutura:
- Diagnóstico da situação atual
- Objetivos da empresa com a implantação da gestão documental
- Infraestrutura de hardware/software e comunicações requerida
- Levantamento e definição dos requisitos funcionais básicos do sistema pretendido
- Custos estimados do projeto
- Cronograma de implantação do projeto
- Orçamento e cronograma de desembolso
Um modelo para cada negócio
O que se deve ter sempre em mente é que não existe um “manual” de boas práticas do gerenciamento da informação pronto para o seu negócio. Cada setor deve atender a requisitos específicos e, por isso, as regras devem ser estruturadas para atender as suas necessidades de conformidade.
Mas, mesmo assim, os primeiros passos para implantar um sistema de gestão documental valem para todas as empresas: identificar quais são as informações realmente são importantes e onde estão armazenadas. Segundo a consultoria Gartner, 80% do capital intelectual de uma empresa está disperso em forma de informação não estruturada. Com um eficiente sistema de gestão documental é possível reunir todo esse conhecimento em uma base única e segura, capaz de cruzar dados e gerar inteligência.
A partir daí, é o momento de estruturar as boas práticas do gerenciamento da informação, que devem ser monitoradas constantemente de modo a atender a novas demandas do negócio e requisitos legais.
E quais são essas melhores práticas? Em primeiro lugar, o projeto de gestão documental deve ter o patrocínio dos principais líderes da empresa, que devem liberar horas de trabalho das equipes envolvidas, locais para reunião, equipamentos e recursos. Também é preciso ter o apoio e participação de vários departamentos, como o Jurídico, Recursos Humanos e TI, trabalhando juntos para coordenar todas as etapas do processo de implantação do novo sistema.
Além desse apoio mais amplo, é preciso ter um Conselho de Governança da Informação, reunindo executivos e colaboradores que possuem os recursos e conhecimento para gerenciar as operações diárias, avaliando como os processos poderão ser otimizados com a implantação da gestão documental. Nessa fase, comunicação é fundamental, e todas as áreas envolvidas devem receber informações sobre o andamento do processo.
Segundo o Gartner, é fundamental que a equipe reúna pessoas, conhecimentos, habilidades e comportamentos colaborativos corretos. “As pessoas geralmente são avessas a mudanças, então é essencial contar com recursos, internos ou externos, que possam conduzir transformações. Os líderes de equipes precisam de várias habilidades sociais em comunicação, resolução de conflitos, persuasão e facilitação”, diz Mbula Schoen, analista de pesquisa da consultoria.
Além disso, esses líderes precisam fornecer informações simples e claras aos executivos seniores, com relatórios curtos, precisos e informativos, apresentando o andamento do projeto e benefícios tangíveis reconhecidos pelos públicos de interesse.
Treinamento é fundamental para o sucesso
Com o início do processo de implantação, é hora de pensar em programas de treinamento, que vão colocar todos os funcionários na mesma página, alinhados aos objetivos da gestão documental. O programa de treinamento deve ser contínuo, acompanhando mudanças legais e tecnológicas.
Outro treinamento extremamente importante está relacionado à segurança da informação. Todos os funcionários devem estar alertas aos riscos digitais, entender a criticidade de cada dado e estarem cientes das políticas de acesso e permissões, reduzindo o risco de violação de dados e compartilhamento inadequado.
Tendências em melhores práticas
Como tudo no mundo nos negócios, as boas práticas do gerenciamento da informação que vão entregar mais eficiência aos projetos de gestão documental também precisam ser reavaliadas para enfrentar novos desafios. Confira abaixo uma linha do tempo dessa evolução:
Fator |
Visão anterior |
Visão atual |
Visão futura |
| Definição de sucesso | Exclusivamente técnico | Prazo, custo, tecnologia e aceitação pelo cliente | Prazos, custo, tecnologia e aceitação pelo cliente; mudanças mínimas de escopo, não perturbar o desenvolvimento empresarial |
| Experiência do gerente de projetos | Técnica | Técnica e não técnica | Entendimento do ramo de negócios da empresa |
| Organização | Equipes exclusivas | Equipes parciais | Equipes não-exclusivas |
| Autoridade | Máxima autoridade do gerente de projetos | Gerentes de projeto e de área compartilham autoridade | Autoridade compartilhada com delegação às equipes |
| Recursos humanos | Negociar para ter os melhores quadros | Negociar para ter melhor equipe | Negociar para obter resultados |
| Montagem da equipe | Sessões de sensibilização | Currículo especializado | Treinamento visando a certificação e aperfeiçoamento dos resultados |
Mas não se preocupe. A sua empresa pode contar com um parceiro nessa jornada em busca de boas práticas do gerenciamento da informação. Saiba como a Access pode ajudar a implantar o mais eficiente programa de gestão documental, unindo tecnologia, processos de negócios e conformidade, garantindo mais inteligência e vantagem competitiva para o negócio.
