Investir em tecnologia abre caminho para a competitividade e para a inovação em empresas de qualquer setor. Ignorar totalmente as mudanças faz com que a organização fique estagnada e pode levá-la à falência. Porém, sabemos que nem sempre essas ideias são bem aceitas, criando resistência e problemas de adaptação.
Confira então as melhores práticas para implementar novas tecnologias e garantir que as novidades sejam aceitas com mais fluidez.
Seja transparente e valorize os funcionários
Para qualquer mudança na empresa, comunique primeiros as pessoas. Elas devem estar cientes dos processos que estão por vir, ter espaço para tirar dúvidas e aprender como lidar com as novas tecnologias. O mesmo vale para transformações na gestão de documentos – os funcionários devem estar preparados para receber as inovações e assim conseguirão lidar com elas da melhor maneira. Isso só vai acontecer se houver transparência e uma conversa prévia com os colaboradores.
Identifique os profissionais que se empolgam com inovações
Toda equipe conta com funcionários mais curiosos, que estão por dentro das últimas atualizações e que encaram com entusiasmo a chegada de ideias diferentes. Geralmente, essas pessoas são early adopters – dedicam muito tempo a descobrir coisas novas e conseguem de maneira simples os conceitos para outras pessoas. Se a experiência for positiva, a chance é ainda maior dos colegas aderirem à ideia.
Esses colaboradores podem ser verdadeiros aliados na hora de implementar novas tecnologias na empresa, tomando a iniciativa e ajudando os demais a se adaptarem.
Tire o receio de possíveis demissões
Muitas vezes a chegada de novas tecnologias é encarada como a perda iminente do emprego. A substituição do trabalho do homem pela máquina aconteceu em massa nas últimas décadas, e graças a isso novos sistemas podem ser encarados como o passo anterior à demissão.
Converse com seus funcionários e esclareça sobre os motivos reais que fizeram a empresa optar pela mudança. Deixe claro que não se trata de uma substituição, mas de otimizar a capacidade e a mão de obra dos empregados. Após essa conversa, certamente a adesão ao novo será bem maior.
Oriente sobre o uso do novo sistema
Antes mesmo de promover as mudanças, forneça treinamentos aos profissionais sobre como a ferramenta funciona, como ela deve ser utilizada e esclareça qualquer dúvida em relação às tarefas e como o trabalho será melhorado. Essa atitude, além de demonstrar preocupação e empatia com os empregados, vai deixá-los preparados, diminuindo a incidência de erros e favorecendo a boa recepção da novidade.
A implantação de novas tecnologias traz uma série de melhorias para a empresa, mas para que ela realmente funcione é preciso colocar o funcionário na frente de tudo – afinal, é ele quem vai lidar com as mudanças diariamente e será o maior responsável por fazer o sistema funcionar.
O mesmo vale quando há mudanças na gestão de documentos da empresa, orientando os envolvidos sobre como essas novidades vão mudar a rotina para melhor, a adesão é muito mais positiva e o trabalho tende a fluir melhor.
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