A tecnologia vem transformando a vida das pessoas e mudando a forma como elas interagem entre si, tanto na vida pessoal como no meio profissional. Na gestão documental, não é diferente. Tendências tecnológicas surgem para beneficiar as empresas e garantir lucratividade e uma maior produtividade.
Por si só, a gestão de documentos já é uma tendência adotada cada vez mais por empresas que querem investir na melhora do seu fluxo de negócios. O gerenciamento de informações é essencial para o futuro das empresas.
Tecnologias voltadas para a gestão de documentos estão surgindo para melhorar cada vez mais a maneira como esses serviços são feitos. Mas, quais são as principais tendências em gestão de documentos que vão impactar o mercado esse ano?
- Armazenamento em Nuvem – A computação em nuvem é cada vez mais adotada pelas empresas que oferecem o serviço de gestão de documentos. O armazenamento em nuvem permite o acesso aos documentos da empresa a qualquer momento, em qualquer lugar e por meio de diversos dispositivos. Tudo que você precisa é de uma conexão com a Internet.
- Assinatura Digital – Com as novas normas e leis de validação de documentos digitalizados ou digitais, a assinatura digital chegou com tudo. Essa tecnologia é uma modalidade de assinatura eletrônica, que utiliza algoritmos de criptografia assimétrica, possibilitando a verificação da origem do documento com segurança. A assinatura digital confere ao documento eletrônico autenticidade e integridade.
- Mapeamento de necessidades – Um software para gestão de documentos deve ser configurado de acordo com as necessidades diárias da empresa. O desempenho e o crescimento do acervo documental da empresa no futuro devem ser levados em consideração para que o software seja capaz de atender as novas demandas.
Robôs de automação de processo
Uma das tendências também com potencial de crescimento nos próximos anos são os robôs responsáveis pela automatização dos processos dentro das empresas de guarda e gestão de documentos. Essa tendência de adesão ao movimento de transformação digital contribui diretamente para a diminuição da burocratização gerada pelas informações de processos executados em papel.
De acordo com Marcelo Carreira, gerente de marketing da Access, a digitalização de processos é a principal tendência de gestão documental nos próximos anos e o exemplo prático desta situação está nos contratos de crédito consignado feitos pelos bancos. “Antes precisávamos digitalizar e guardar fisicamente sete páginas por contrato de crédito consignado. Já estamos disponibilizando para nossos clientes o início do projeto de forma digital, com a necessidade de precisarmos guardar fisicamente apenas uma página”, explica o executivo.
A Access, segunda maior empresa do mundo no segmento de gestão de documentos e informações, implementou esse ano a tecnologia de automação de processos com o objetivo de atender a alta demanda, mantendo os padrões de qualidade, conformidades no processo e evitando possíveis falhas.
É importante estabelecer uma estratégia de gestão de documentos, a fim de manter sua empresa eficiente e competitiva. Além de melhorar a produtividade e facilitar a comunicação, permitindo o acesso a informações para toda a empresa. Saiba mais sobre como a Access pode ajudar sua empresa a ter uma gestão eficiente de documentos utilizando as melhores ferramentas.
