Toda empresa precisa contar com um eficiente departamento de RH, capaz de criar e manter um ambiente de trabalho produtivo e organizado. Mas a chance de que os responsáveis pela área se percam em meio a uma montanha de papéis, principalmente quando se trata da contratação de novos funcionários, é muito grande se a empresa não contar com um sistema de digitalização de documentos do RH.
Sem esse suporte, o RH perde muito tempo organizando documentos, um tempo precioso que poderia muito bem ser usado para o desenvolvimento e implantação de ações mais estratégicas, como programas de integração e retenção de talentos, treinamento, planos de carreira, eventos para integração das equipes, entre outras.
A digitalização de documentos de RH permite que as empresas automatizem as contratações, simplificando a coleta, organização e guarda de documentos, reduzindo tempo, mantendo a conformidade e aumentando o engajamento dos funcionários. Conheça os maiores benefícios de contar com sistemas eficientes para a gestão de documentos.
Redução de tempo na contratação
A entrada de um novo funcionário na empresa é sinônimo de preenchimento de diversas fichas, com dados pessoais, financeiros, médicos e muitos outros. Se a empresa ainda não contar com um sistema de digitalização de documentos do RH esse processo pode ser muito demorado. O departamento médico, por exemplo, terá que preencher os formulários de exame admissional manualmente, enviar os documentos para o RH – imagine quanto tempo isso pode levar se os dois departamentos não estiverem localizados no mesmo prédio – onde um funcionário irá procurar o arquivo do funcionário para então incluir os papeis.
Já com a implantação de sistemas de digitalização do RH todo esse processo é automático. O Departamento Médico acessa virtualmente o arquivo do funcionário com toda a segurança e preenche os dados, que são disponibilizados automaticamente para os responsáveis pelo RH. Um processo que poderia levar dias passa a ser concluído em menos de uma hora.
Além disso, o novo empregado pode acessar todos os manuais e treinamentos necessários para que comece a produzir, e com a certeza de que estará visualizando a mais recente versão dos documentos.
Todos esses processos automatizados agilizam o trabalho do RH e deixa os seus responsáveis com mais tempo livre para ações mais estratégicas.
Garantir a conformidade
O departamento de RH precisa lidar com uma enorme variedade de regras que regem leis trabalhistas e um dos seus maiores desafios é garantir a conformidade, assegurando que a ficha cadastral de cada funcionário está completa, e com todas as informações, como exames médicos e certificações profissionais, atualizadas.
A certeza de que as fichas cadastrais estão completas, com todos os dados integrados em um único repositório central é que vai garantir a tranquilidade durante uma auditoria. Afinal, reunir todas as informações necessárias para atender a um auditor pode ser um pesadelo se elas estiverem espalhadas por diversos departamentos, em formatos diferentes e arquivados sem seguir uma regra de indexação única.
Além disso, é preciso garantir a confidencialidade dessas informações, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos. Com sistemas automatizados de digitalização de documentos no RH, customizados para atender as necessidades de cada empresa, os líderes passam a ter controle sobre a distribuição das informações, com senhas e permissões de acesso, identificando cada ação que um usuário realizar em um documento.
O resultado? O adeus a salas abarrotadas de caixas de papelão repletas de papel, mais conformidade, menos processos trabalhistas e menos vazamento de informações. Enfim, uma política de governança da informação eficiente e transparente.
Aumentar o engajamento
Muitos profissionais apontam que um processo de admissão mal estruturado influencia de forma negativa a imagem que eles têm da empresa. E isso certamente influi na produtividade e no engajamento, além de aumentar a rotatividade.
Com o uso de sistemas de digitalização no RH as equipes podem se concentrar no que realmente é importante: elaborar programas de treinamento e desenvolvimento, fortalecer equipes, criar instrumentos que aumentem a colaboração, entre outras ações que mantenham os funcionários satisfeitos e engajados.
Afinal, investir em um funcionário que está entrando na empresa sai muito mais barato do que contratar uma nova pessoa. Mas o departamento de RH precisa ter tempo livre de burocracias para planejar uma eficiente estratégia de treinamento.
Todos esses benefícios só podem ser alcançados com o uso de sistemas de digitalização de documentos no RH, e com a ajuda de um parceiro como a Access, que reúna a expertise e experiência na automatização de processos e distribuição eletrônica segura de documentos, desenvolvendo soluções customizadas para atender as necessidades de empresas de todos os portes e de todos os segmentos.
