Imagine trabalhar em uma empresa paperless, onde o uso de papel foi totalmente eliminado. Onde as informações são compartilhadas de forma ágil e segura entre as pessoas que realmente devem ter acesso a esses dados, facilitando o dia a dia e gerando mais vantagem competitiva. Se o cenário na sua empresa é exatamente o contrário, com centenas de documentos em papel, muito cuidado: em um ano, um mês de trabalho pode estar sendo desperdiçado.
Segundo dados da Associação Brasileira de Gestores de Documentos, os funcionários gastam cerca de quatro semanas por ano procurando informações que não são facilmente encontradas por conta de armazenamento inadequado ou desorganização dos arquivos. Além disso, a cada 12 segundos um documento é perdido nas empresas, o que é muito mais grave, já que pode gerar multas e perda de ações trabalhistas, entre outros problemas.
Então, qual é melhor estratégia para implantar uma empresa paperless, reduzindo os custos com impressões e cópias, minimizando a perda de tempo com processos e agilizando a troca de informações e a colaboração?
Vamos conhecer os cinco passos para que você chegue ao final de 2019 com uma empresa paperless:
1 – Avalie qual o melhor software de gestão documental para as suas necessidades
Sua empresa precisa avaliar e identificar quais aplicações e funcionalidades são mais importantes para o dia a dia do negócio, levando em consideração as necessidades de cada departamento. Uma solução baseada na nuvem permite que os funcionários compartilhem documentos e trabalhem em conjunto, com total rastreabilidade, dentro e fora da empresa, de forma remota, entre outras ações.
Além disso, em uma empresa paperless os arquivos estão a salvo de acidentes como incêndios já que todos os arquivos estão digitalizados e armazenados na nuvem ou em salas cofre. O uso de um sistema adequado de gestão documental também permite manter em conformidade prazos de retenção e regras de destruição segura, e identificar informações desatualizadas.
2 – Invista na digitalização de documentos
A transição para uma empresa paperless certamente não acontece do dia para a noite e anos e anos de produção de documentos em papel não desaparecem em um passe de mágica. Grande parte desses arquivos deve ser digitalizado para iniciar essa transformação digital e quanto mais setores forem digitalizados, melhor.
Microempresas até podem decidir internalizar o processo de digitalização. Mas quando o volume de serviço é maior, certamente a sua terceirização faz mais sentido financeiramente, principalmente quando é combinado ao armazenamento externo do chamado Arquivo Morto.
Terceirizar o serviço de digitalização faz com que a sua empresa não tenha necessidade de investir em equipamentos e pessoal especializado, e ter a garantia de que todo esse processo será conduzido da maneira adequada para as suas necessidades.
3 – Engaje e treine os funcionários
Quem melhor conhece a rotina de cada departamento? Os funcionários. Então, eles devem ser incluídos no projeto de implantação de uma empresa paperless, já que são os mais capazes de indicar as reais necessidades de cada setor. Impor regras de cima para baixo nunca é uma boa estratégia.
Após identificar essas necessidades é hora de implantar novos processos e tecnologias e, claro, de treinar os funcionários para que eles possam aproveitar ao máximo essa transformação. Mas esse treinamento não precisa ser muito extenso, já que o sistema de gestão documental deverá ser bem intuitivo e uma ferramenta de aprendizado como “spaced learning”, por exemplo, prevê um treinamento diário de 5 minutos.
O principal é ter em mente que a implantação de uma empresa paperless não será eficiente apenas com a oferta de novas tecnologias. É preciso mudar a cultura da empresa.
4 – Acabe com o Arquivo Morto
A partir do momento em que o sistema de gestão documental estiver implantado, é hora de começar a pensar no armazenamento seguro de antigos arquivos – físicos e digitais -, atendendo a regras e normas de cada departamento (Financeiro, Pessoal etc) e também a legislações federais, como a nova Lei de Proteção de Dados Pessoais (LGDP). E, também, de identificar quais arquivos devem ser preservados, por quanto tempo, e determinar quais documentos podem ser encaminhados para uma destruição segura.
Uma rápida pesquisa certamente irá indicar que alocar esses arquivos em instalações de terceiros que atendam a todas as necessidades e regras de armazenagem segura é muito mais vantajoso financeiramente do que arquivar internamente. Empresas que oferecem os serviços de armazenagem segura contam com espaços especialmente desenvolvidos para esse fim – segurança física – e também com sistemas de indexação e de recuperação de documentos, garantindo a alta disponibilidade e confidencialidade das informações.
5 – Melhore a governança das informações
Investir na transformação digital e na implantação de uma empresa paperless não significa em momento algum que a governança da informação deva ser deixada de lado durante esse processo.
Muito pelo contrário: todos os processos já devem ser implantados levando em consideração as regras, sejam de forma ou de tempo de armazenamento, entre outras especificações. Junto com o seu parceiro de gestão documental, é possível customizar o sistema para atender as normas do seu setor. A Access, por exemplo, oferece soluções especialmente desenhadas para cada setor, como Financeiro, Saúde, Educação, Varejo, Jurídico, e também para departamentos, como o RH.
