A transformação digital representa um corte vertical em toda a estrutura de uma empresa, criando novos modelos de negócios e um estudo da consultoria IDG – Pesquisa de Negócios Digitais 2018 – aponta que 89% dos executivos adotaram ou estão no processo de adoção de estratégias de digitalização, que passa pelo desafio de lidar e gerar inteligência com os dados produzidos diariamente, com a presença de um parceiro na gestão documental.

Segundo a consultoria Thomson Reuters, antes de pensar em inteligência de dados é preciso identificar onde e como estão os dados da empresa. Um dos grandes desafios, dizem os analistas, é que grande parte dessas informações está arquivada em caixas guardadas em depósitos ou então esses dados são coletados de forma incorreta ou ineficiente. Por isso, as empresas devem buscar um parceiro na gestão documental que ofereça soluções que organizem a aquisição e gerenciamento desses dados de forma correta.

Mas, para isso, o primeiro passo é a digitalização dessas informações. Com a ajuda de um parceiro na gestão documental em todas as fases do processo, uma vez que os dados foram identificados e digitalizados, é o momento de implantar políticas de governança para que seja possível garantir sua qualidade e garantir a conformidade da operação. Só é possível garantir a qualidade e conformidade dos dados com a automatização dos processos, assegurando que os mesmos sejam indexados da forma correta.

Essa é a base ideal para aplicar a inteligência aos dados. Segundo os analistas, se não houver um dado digitalizado, cuja qualidade seja garantida, não será possível extrair qualquer tipo de informação confiável para a tomada de decisão. Eles também destacam que mais do que uma ferramenta que digitalize os dados, as empresas devem buscar um parceiro na gestão documental confiável, que entregue mais do que automação de processos operacionais.

 

Porque você deve ter um parceiro na gestão documental

1 – Mais economia e flexibilidade

O aluguel de espaços comerciais sempre é alto e manter salas para depósito de documentos – o chamado arquivo morto – além de improdutivo, gera mais custos ao final de cada mês. E, conforme a necessidade, você pode alocar mais espaço junto ao parceiro.

2 – Mais segurança

Um parceiro na gestão documental oferece áreas seguras, longe de poeira e umidade, como salas cofre, para o armazenamento de documentos físicos e digitais, com políticas robustas de acesso. Além disso, suas soluções de compartilhamento de documentos na nuvem contam com inovadoras soluções de segurança cibernética, evitando o roubo e vazamento de dados.

3 – Mais conformidade

Com a correta indexação e gestão dos documentos, as informações podem ser facilmente acessadas, atendendo a normas como tempo de guarda e entregando todos os dados necessários no caso de auditorias e processos trabalhistas, por exemplo, evitando multas e pagamento indevido de indenizações.

4 – Menos papel

Seja com uma solução totalmente digital ou híbrida, a gestão documental permite economizar tempo, dinheiro e espaço com a redução de impressão e guarda de documentos em papel.

5 – Mais compartilhamento de informações

Colaboração é a nova palavra de ordem para o sucesso dos negócios e, para isso, as informações precisam estar disponíveis em qualquer lugar, a qualquer hora, para que as pessoas autorizadas possam otimizar as suas tarefas. Ferramentas como o All Store Portal, oferecida e customizada pela Access em ambiente web, com todas as funcionalidades necessárias para agilizar os processos internos, permite ampliar a colaboração entre as equipes e aumentar a produtividade, com total flexibilidade e segurança.