O uso de métricas é fundamental para avaliar a eficiência de um programa de gestão de documentos, identificando pontos fortes e pontos onde devem ser feitos ajustes para acompanhar as mudanças nas demandas por conta de, por exemplo, uma nova exigência legal.
O principal é definir como, o quê, porquê e quando deve ser implantada cada métrica. Se o programa de gestão de documentos acaba de ser implantado, ainda são será possível medir o ROI, mas a segurança física e digital dos arquivos já pode ser avaliada.
Para garantir a eficiência do programa de gestão de documentos, os líderes de negócios devem realizar avaliações regulares para determinar o que está funcionando a contento e o que deve ser melhorado. A criação de um sistema de medição que identifique e rastreie pontos fortes, pontos fracos e potenciais problemas é o primeiro passo.
Abaixo, confira algumas métricas que vão ajudar a sua empresa a aproveitar ao máximo os benefícios da gestão de documentos:
1 – ROI
Como justificar o investimento da implantação de sistemas de gestão de documentos? Essa é a resposta que vale ouro (e orçamento) e vai determinar a continuidade ou não do projeto. Para determinar o ROI (Return of Investment) de um projeto de gestão de documentos, os líderes de negócios devem identificar e quantificar os seus benefícios. Para isso, é preciso avaliar e medir os níveis de produtividade, acompanhar o feedback sobre satisfação do cliente e mensurar os custos operacionais. Se ao final o custo de manutenção do programa for maior do que o retorno obtido nos índices medidos, é hora de ajustar o projeto às suas reais necessidades.
Mas existe um ROI que não pode ser mensurado no dia a dia das operações, mas não menos importante: o custo de processos e multas devido a problemas de conformidade, ou os prejuízos financeiros a longo prazo provocados por um vazamento de dados. Problemas causados pela falta de uma política de gestão de documentos podem comprometer a estabilidade financeira da sua empresa.
2 – Segurança
A proteção e a segurança dos dados são os fatores mais importantes quando se fala em reputação da marca – basta lembrar o recente episódio que envolveu o Facebook, uma empresa de consultoria britânica e as eleições norte-americanas. Você precisa avaliar se o seu programa de gestão de documentos obedece a rígidas políticas de segurança, com senhas e permissões de acesso acordadas entre a empresa e o provedor de BPO dos serviços de gestão documental, e também em relação à guarda de arquivos físicos e digitais e a sua destruição segura. Se algum arquivo estiver sob risco de violação, reveja os procedimentos de segurança.
3 – Facilidade de acesso
Se por lado a segurança impõem o uso de políticas rígidas de permissão, por outro lado essas medidas não podem dificultar o acesso aos documentos pelas pessoas autorizadas. O sistema deve ser de fácil compreensão e com uso bem intuitivo. Os usuários precisam facilmente recuperar e rastrear arquivos, com protocolos simples e bem definidos, com agilidade. Se houver qualquer dificuldade, é necessário reavaliar os procedimentos.
4 – Engajamento
E a facilidade de acesso deve levar a um maior engajamento. Um programa de gestão de documentos só é bem-sucedido se os colaboradores, após um rápido treinamento, aproveitam todas as suas funcionalidades. Se o seu uso tem sido baixo, avalie se o treinamento foi suficiente e se eles compreendem a importância de manter os arquivos atualizados.
5 – Guarda de documentos
Como os documentos físicos estão sendo armazenados e indexados? As instalações oferecidas pelo seu provedor de serviço seguem requisitos de segurança para a guarda física e preservação da integridade dos documentos em papel? E os documentos digitais, seguem as mesmas regras de segurança e de indexação, disponibilizando-os para posterior pesquisa de forma rápida e objetiva? Se você respondeu sim a todas essas perguntas, tudo está ok.
6 – Conformidade
O programa de gestão de documentos deve atender a todas as normas e leis de guarda, gerenciamento e destruição de dados, que estão em constante evolução. Atualmente, por exemplo, está em discussão o projeto de lei geral de proteção de dados pessoais, que garante maior controle dos cidadãos sobre suas informações pessoais, exige consentimento explícito para coleta e uso dos dados, tanto pelo poder público quanto pela iniciativa privada, e obriga a oferta de opções para o usuário visualizar, corrigir e excluir esses dados. Atender a todas as normas, evitando multas e processos, é uma tarefa complicada e um parceiro de BPO de gestão documental é fundamental para ajudar nessa jornada.
A Access oferece um serviço fim a fim, desde o processo de digitalização de documentos, passando pela guarda e gestão, até a sua destruição segura. Entre em contato e saiba como um processo de gestão de documentos pode contribuir para o crescimento sustentável da sua empresa.
