Equipes de RH de empresas que possuem atividades em diversas locações enfrentam muitos desafios, desde o compartilhamento seguro das informações até a integração dos sistemas implantados tanto no maior escritório até o em funcionamento no menor posto avançado. No caso de grandes organizações, com atuação global, o desafio é ainda maior, devido a diferentes legislações e culturas. Além de escritórios, as empresas atualmente contam com funcionários que trabalham no modelo de home office alocados em qualquer lugar do planeta, aumentando ainda mais a variedade de leis e normas que devem ser obedecidas.
Como enfrentar esses desafios? A solução está na implantação de um sistema de gestão de documentos do RH que integre todas as fichas cadastrais dos funcionários, simplificando o gerenciamento e reduzindo riscos operacionais.
Segundo Juliana Esteves, Gerente de Projetos da Access Brasil, “o primeiro passo para aumentar a eficiência e reduzir custos sem correr riscos de comprometer a qualidade ou o desempenho da empresa é investir na tecnologia de digitalização para tornar eletrônico o armazenamento e gerenciamento de documentos. O principal benefício dessa migração tecnológica é a redução do tempo necessário para a execução dos processos de RH”.
Mais de 30 mil funcionários em mais de 60 países
Para uma grande rede hoteleira que controla diversas bandeiras de hotéis, esse cenário tão distribuído poderia se transformar em um pesadelo para a equipe, mas, com uma eficiente estratégia de gestão de documentos do RH, os problemas foram solucionados.
A principal necessidade era facilitar o acesso, com agilidade a e segurança, a todas as fichas de empregados alocados em diversos países. Originalmente, muitos documentos ainda estavam em papel e, para complicar ainda mais a situação, muitos funcionários não têm acesso a computadores em seus trabalhos, e assim não podem preencher fichas on-line. Outra grande preocupação da equipe de RH era em relação à segurança dos dados, e havia a necessidade de implantar um sistema de acesso via web com políticas de permissões, acabando com o envio de documentos por e-mail ou até mesmo por correio.
Em parceria com a Access, a equipe implantou um sistema de gestão de documentos do RH que pôs fim à distância entre documentos físicos e digitais. Como não é possível que todos os documentos sejam nato-digitais, a solução é capturar os documentos em papel e os converter para digital, armazenando todas as fichas em um repositório central na nuvem. Assim, em primeiro lugar, foi possível reduzir o volume de papel armazenado nos hotéis, já que não eles não precisariam mais ser pesquisados.
Com todos os documentos armazenados em um repositório central na nuvem, as fichas agora podem ser acessadas em tempo real, a partir de qualquer locação. A indexação e recuperação de documentos permite o acesso rápido e seguro a todos os arquivos de funcionários, permitindo, por exemplo, que processos de auditoria que levavam dias para serem completados com os documentos em papel sejam agora realizados em minutos.
Ao final, a implantação da gestão de documentos do RH permitiu que a empresa solucionasse um problema crítico, que era a capacidade de acessar as fichas dos funcionários de forma rápida e eficiente em qualquer lugar, acabando com o envio de faxes e problemas de segurança com o compartilhamento de informações confidenciais.
Saiba mais sobre as soluções customizadas de gestão de documentos do RH desenvolvidas pela Access que oferecem às empresas distribuídas geograficamente a capacidade de integrar e acessar as informações a partir de qualquer lugar, com agilidade e segurança.
