A maior parte da empresas não tem a capacidade de mensurar os impactos financeiros provocados pela falta de um sistema de gerenciamento de documentos e, muitas vezes, também não conseguem estabelecer um planejamento para implantar um sistema de gestão documental e identificar o ciclo de vida de cada documento – que informações precisam ser armazenadas, em que formato, por quanto tempo, entre outras questões.
A maioria das organizações não entende o quanto a falta de gestão documental custa, em reais, ou ainda, em termos de recursos humanos, porque não conta com um meio fácil de mensuração em relação ao custo total do problema de gerenciamento de documentos.
Por isso, a importância do desenvolvimento da gestão documental nas empresas.
Levando em consideração o volume de dinheiro e de tempo consumidos pela falta de uma política de gerenciamento de documentos, é preciso desenvolver ações estratégicas nesta área, já que, entre os impactos financeiros ocasionados pela “desorganização” documental, podemos destacar que essas empresas:
- Possuem problemas financeiros
- Necessitam de empréstimos bancários com altas taxas de juros
- Têm custos mais altos que o necessário
- Não conseguem crescer
- Podem ir à falência sem saber o real motivo
- Percebem problemas apenas quando já é tarde para resolver
- Há falta de competitividade
- Disputa com o concorrente através preços baixos, descontos e promoções
- Possui baixa margem de lucro
E como a empresa pode chegar ao cenário acima? Quais são os problemas causados pela falta de gerenciamento de documentos que causam impactos financeiros? Confira alguns exemplos de ineficiências:
1 – Falta de consistência nos processos
Sem o gerenciamento de documentos, os processos não são integrados e cada departamento faz suas tarefas de uma maneira e, a cada dia, de modo diferente, tornando o processo ineficiente. A falta de especificações, controles e padrões é um dos problemas mais comuns das organizações e que gera muitos prejuízos. Porém, é comum que os gestores demorem a identificar a causa real: falta de procedimentos padrões ou ainda, falta de processos bem definidos por conta da falta de integração entre os departamentos.
Ter processos bem definidos e documentados irá garantir à sua empresa que ela sempre siga os procedimentos corretos. Isso também ajuda a evitar erros e retrabalho e, consequentemente, evita impactos financeiros.
2 – Processos mais lentos
O ditado “tempo é dinheiro” se aplica diretamente ao processo de gerenciamento de documentos. Afinal, documentação desorganizada implica em perda de tempo, eficiência e, consequentemente, em impactos financeiros. Estima-se que cerca de 10% de todo o tempo perdido durante a jornada de trabalho deva-se à busca por documentos e, assim, o processo de gerenciamento de documentos é muito mais amplo do que o arquivamento em pastas e as consequências são maiores do que a perda de tempo, afetando diretamente a tomada de decisão.
3 – Dificuldade na tomada de decisão
Líderes de negócio precisam tomar muitas decisões, algumas sendo operacionais e outras estratégicas. Tomar decisões é uma questão de grande responsabilidade para com a empresa, colaboradores e clientes. E para que elas sejam as mais assertivas possíveis, o líder precisa de uma série de subsídios. E empresas que possuem um eficiente sistema de gerenciamento de documentos são capazes de fornecer esses subsídios, com:
- Informações de qualidade: processos bem definidos e mapeados fornecem dados confiáveis. Além disso, é possível emitir relatórios com mais facilidade do que uma empresa que não possui nenhum tipo de controle da execução de suas tarefas e de gerenciamento de documentos.
- Visão do todo: empresas sem gerenciamento de documentos, que integrem as informações de todos os departamentos, possuem visão de “silo funcional”, com olhar limitado em relação ao todo. Enxerga-se somente o que está sendo feito, porém sem saber o que aconteceu antes ou acontecerá depois de sua tarefa e nem como isso irá impactar nas tarefas de outros departamentos. Isso dificulta muito a tomada de decisão de processos da diretoria, já que terá de fazer um aprendizado para entender a situação completa e assim poder implantar ações com segurança.
4 – Falha no compartilhamento de informações
Quando não há um sistema de gerenciamento de documentos que centralize as informações, a comunicação pode ser relegada a meios ineficientes, como os e-mails, por exemplo. Um e-mail pode falhar por vários motivos: mensagens podem se perder, esquecimento de copiar uma pessoa importante etc. Já quando há um sistema de gestão documental, todos os acessos, compartilhamentos e comunicação são feitos por uma interface automatizada. Ou seja, a informação é centralizada e ainda garante que as pessoas certas recebam as informações que precisam.
5 – Falta de segurança da informação
Documentos desorganizados podem ser um risco no ambiente de trabalho. Informações relacionadas às estratégias de negócio, documentos relativos às finanças ou dados dos clientes podem ser extraviados ou, ainda, um sistema de informação digital mal elaborado pode ser hackeado. Além disso, sem o gerenciamento de documentos, certamente será impossível manter a conformidade com normas como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), estabelecendo a criticidade dos dados e tabela de temporalidade.
6 – Perda de competitividade
Como consequência dos problemas citados acima, a competitividade do negócio é minada pela falta de um eficiente sistema de gerenciamento de documentos e consequente falta de organização. Saber onde encontrar relatórios, contratos, atas de reunião e demais registros eleva a agilidade e, consequentemente, assegura eficiência aos processos administrativos ou de produção. Ter documentos disponíveis quando preciso faz do processo de crescimento algo mais simples de acontecer. Afinal, a quantidade de informações a se gerenciar aumenta com o passar do tempo e a gestão desses dados será determinante para o futuro do negócio e evitar impactos financeiros.
