Imagine uma empresa onde os funcionários conseguem acessar documentos e informações, compartilhar dados entre as equipes, enfim, uma empresa onde as informações estão disponíveis de forma organizada e segura. Como isso é possível? Com a implantação de um eficiente sistema de gestão documental, desde que não sejam cometidos alguns erros de digitalização de documentos.
Quando se pensa na digitalização de documentos, logo vem à mente:
Mas se a sua empresa já gerou centenas de arquivos que precisam ser convertidos para o formato digital, erros de digitalização de documentos podem resultar em custos desnecessários e no vazamento de dados, falta de agilidade, processos complicados e falta de organização.
Para garantir o sucesso da sua estratégia de transformação digital, preste atenção a quatro erros de digitalização de documentos que devem ser evitados:
Não definir escopo e normas para indexação
A principal meta ao adotar um sistema de gestão documental é aumentar a produtividade e facilitar o acesso a informações e dados relevantes para a tomada de decisão e para manter a conformidade, entre outras funções. Mas um dos principais erros de digitalização de documentos está na falta de clareza na organização dos arquivos, com normas excessivas, irrelevantes e desnecessárias, tornando o acesso complicado.
Se os seus funcionários não conseguirem encontrar os documentos rapidamente, isso significa que eles estão deixando de realizar tarefas mais estratégicas. O sistema de gestão documental deve entregar as informações quase que em tempo real.
Além disso, não encontrar em tempo hábil documentos importantes não interfere apenas na produtividade: pode ser o primeiro passo para uma grande multa no caso de uma auditoria externa ou a perda de uma ação trabalhista.
Manter os arquivos na empresa
Manter os arquivos no escritório em um primeiro momento até pode dar a impressão de que o acesso será mais ágil. Ledo engano. Além do problema de segurança física – certamente a sua empresa não conta com uma área adequada para esse armazenamento – após serem digitalizados os arquivos podem ser acessados via web, com toda a segurança. Não é preciso procurar pelo arquivo físico.
Parceiros como a Access oferecem salas seguras para o arquivamento de documentos físicos e mídias, com sistemas de segurança contra incêndio, inundação, umidade etc.
E no acesso via web, políticas de segurança digital garantem acesso seguro, garantindo a continuidade dos negócios.
Digitalizar com equipamentos e recursos internos
Outro erro na digitalização de documentos é investir em equipamentos, software e pessoas para realizar o serviço internamente. Contar com um parceiro, além de garantir que a sua empresa irá contar com os mais modernos equipamentos, inovadoras tecnologias e expertise, também garante uma melhor organização de todo o processo, desenvolvido para as reais necessidades do negócio.
Não avaliar adequadamente o parceiro
Na hora de selecionar um parceiro de gestão documental, a empresa deve buscar um fornecedor global com expertise local, especializado em digitalização de documentos, organização arquivística, guarda e gestão de documentos, guarda de mídias em salas seguras, guarda web, até a destruição segura. Enfim, um provedor capaz de entregar uma solução fim a fim.
Não cometer erros na digitalização de documentos ajuda o seu negócio a ser mais produtivo e aumenta a vantagem competitiva. Digitalizar uma grande quantidade de documentos pode ser uma tarefa complicada para qualquer empresa, principalmente se você não conta com expertise ou recursos. E, afinal, a digitalização não é core da sua empresa. Então, porque investir seus recursos nessa tarefa? Conte com a expertise da Access e garanta uma jornada tranquila rumo à transformação digital do negócio.
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