Implantar políticas eficientes de governança da informação sempre é um desafio frente ao cenário em constante mudança. Manter a conformidade em relação a novas regras de controle de dados e privacidade, mudanças em normas trabalhistas, entre outras, faz com que as empresas precisem manter a atenção para evitar multas e sanções.
A governança da informação envolve políticas e processos que as empresas devem cumprir ao criar, gerenciar e compartilhar informações tanto no formato físico quanto digital, como fichas de empregados, documentos financeiros e jurídicos, e-mails, dados dos clientes, entre outros.
Um programa holístico de governança da informação ajuda a empresa a lidar com o crescente volume de informação distribuído em diversos repositórios, ao mesmo tempo em que mantém a conformidade e evita riscos como vazamento de dados.
De olho no presente e no futuro
O futuro dos sistemas de gestão de documentos visa manter a empresa segura em relação a desastres naturais, riscos cibernéticos, perda de dados em caso de fusões ou aquisições, auditorias e litígios.
Veja como a sua empresa pode implantar uma estratégia de governança da informação capaz de atender a todos esses desafios:
Pense no longo prazo – A geração de dados vem crescendo exponencialmente e inovadoras tecnologias são constantemente desenvolvidas para acompanhar esse crescimento. Por isso, para implantar uma estratégia de longo prazo, capaz de atender demandas atuais e futuras e aproveitando ao máximo as novas tecnologias, é preciso ter um conhecimento profundo dos processos que fazem parte do dia a dia do negócio. Uma auditoria dos processos de gerenciamento de registros ajudará a sua empresa a identificar as diversas informações geradas em cada departamento e avaliar quais políticas devem ser implantadas para manter a sua conformidade, segurança, disponibilidade e o tempo de guarda. Essa auditoria pode contar com a ajuda de uma consultoria, capaz de analisar demandas, gargalos e de oferecer uma maior expertise sobre as normas para cada tipo de documento.
Digitalize todos os arquivos em papel – A revolução digital tem como princípio o “escritório sem papel”, o que faz com que seja cada vez mais necessária uma eficiente política de governança da informação. Converter os arquivos em papel para formatos digitais faz com que o seu rastreamento seja mais fácil, assim como aumenta a eficiência da busca por uma informação. A digitalização de documentos e a sua guarda na nuvem também funciona como um eficiente backup, preservando as informações em caso de acidentes ou desastres naturais, como incêndios ou inundações.
Forme um conselho de governança da informação – Se a sua empresa ainda não tem um conselho responsável pelas políticas de governança da informação, é hora de criar essa equipe. As melhores práticas indicam que esse conselho deve ser formado por executivos da empresa, responsáveis por estabelecer, de modo geral, a política de governança da informação, e por especialistas no assunto, que trazem os recursos e conhecimento para gerenciar as operações diárias, trabalhando juntos para garantir a eficiência dos processos.
Atualize procedimentos e processos corporativos – Avaliar e atualizar regularmente seus procedimentos e processos organizacionais garantirá que a empresa esteja em dia com as diretrizes municipais, estaduais e federais. Rever e ajustar essas políticas internas trimestralmente permite que a empresa esteja em conformidade.
Centralize os processos de gestão de arquivos – Como as regras para a governança da informação estão em constante mudança, contar com um sistema que garanta a integridade e segurança das informações é muito importante. Investir em softwares e sistemas de gestão de documentos irá gerar mais eficiência, economia de tempo e manter a empresa em conformidade.
Crie protocolos para compartilhamento de regras e políticas – Ao mesmo em que a empresa for implantando novos processos e políticas, é preciso implantar protocolos que garantam o seu compartilhamento por todos os departamentos. Muitas áreas ainda trabalham de forma isolada, em silos, e podem não tomar conhecimento das mudanças. Um plano de ação que garanta o compartilhamento das novas regras e políticas entre todos os departamentos facilitará essa comunicação e manterá todos alinhados.
Ofereça treinamento contínuo – A política de governança da informação só será eficiente se todos os líderes de negócio e colaboradores estiverem cientes de todos os processos. Por isso, é fundamental que todos recebam treinamento sobre como armazenar, gerenciar e destruir de forma segura os documentos. Estabeleça um cronograma de treinamento para que todos os envolvidos estejam atualizados sobre os processos.
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