A tecnologia no RH percorreu um longo caminho nos últimos anos. Para quase todos os processos, há um aplicativo ou uma seleção de aplicativos para torná-lo mais eficiente. Os aplicativos têm um apelo duplo: eles reduzem a papelada, o que facilita o trabalho e otimiza processos no RH, e melhoram a experiência do usuário, resultando em mais candidatos a emprego e funcionários mais felizes e mais produtivos.
Estas são apenas algumas das maneiras pelas quais você pode usar a tecnologia otimizar processos e melhorar a experiência de todos os colaboradores, inclusive os próprios funcionários do RH, claro. Confira três maneiras como a tecnologia pode otimizar processos no RH:
1 – Aumente o engajamento e a colaboração
Uma das formas de otimizar processos no RH é investir em aplicativos de uso corporativo. A loja de aplicativos corporativa pode oferecer uma experiência mobile mais conveniente e efetiva ao profissional em movimento, e permite, ao mesmo tempo, uma integração com a plataforma corporativa para a consulta e recuperação de dados
Existem aplicativos e sistema especializados na organização da rotina de trabalho. Eles podem ajudar a garantir um bom ambiente para os seus colaboradores. Isso porque eles permitem que você e os seus funcionários organizem o dia a dia com maior agilidade e em tempo real. Isso evita o desgaste com resolução de problemas de urgência, uma vez que possibilita a identificação de situações críticas antes de se tornarem um impasse. Além disso, ele garante mais autonomia para o seu colaborador, que poderá planejar sua rotina de trabalho com mais precisão.
2 – Contrate um chatbot como assistente de recrutamento
Graças a Alexa, Siri, Google Assistant e Cortana, as pessoas já se sentem confortáveis com assistentes virtuais, também conhecidos como chatbots. De fato, o Gartner prevê que, até 2020, uma pessoa terá mais conversas com chatbots do que com o seu cônjuge.
Eles já fazem parte do dia a dia de empresas que prestam atendimento ao cliente e, provavelmente, você já foi atendido por um chatbot quando precisou pedir uma segunda via da sua conta de celular ou de TV a cabo, certo? Otimizou seu tempo, resolveu seu problema e você não precisou passar por um atendimento humano robotizado. Na verdade, foi atendido por um robô humanizado e é aqui que a área de RH pode explorar melhor essa tendência.
Os candidatos a emprego também estão se sentindo mais à vontade com os chatbots. Em um estudo da Allegis, empresa especializada em gestão de pessoas, 58% disseram que se sentiam confortáveis em interagir com eles nos estágios iniciais do recrutamento. Especialistas indicam que um chatbot interage com os candidatos e os incentivam a ficar. Quanto mais você envolve e engaja os candidatos, maior a probabilidade de concluir o processo.
Os chatbots podem coletar informações de candidatos, fazer perguntas de seleção, agendar entrevistas e classificar milhares candidatos por vez. Os bots também podem responder a perguntas básicas sobre o trabalho ou o processo de inscrição. A programação neurolinguística e o aprendizado de máquina estão fazendo os robôs parecerem mais humanos. Alguns podem até usar gírias e humor, ajudando-os a se relacionar melhor com os candidatos.
Além da área de recrutamento, os chatbots também servem para tirar dúvidas. A área de Recursos Humanos é demandada por todos os lados para responder a centenas de perguntas. Além das dúvidas sobre benefícios e folha de pagamento, há questões sobre avaliação de desempenho, treinamentos, processos seletivos, eventos internos, e muitos outros outras perguntas. E a dúvida de uma pessoa é, muitas vezes, a dúvida de outros colaboradores. Imagine se um único membro do time de RH tenha que responder a mesma pergunta várias vezes durante o dia. Cansativo e perda de tempo. Então por que não melhorar esse processo e programar um sistema que responda de forma rápida, direta e educada (como se fosse um funcionário mesmo) a essas perguntas?
3 – Agilize o trabalho com um software de gerenciamento de documentos
É difícil encontrar o que você precisa quando os documentos estão espalhados em arquivos separados ou em diversos aplicativos de software. O software de gerenciamento de documentos centraliza seus documentos em um só lugar, os protege e organiza e permite pesquisar o que você precisa através de consultas reguladas por políticas de acessos.
Em um processo de busca de um candidato interno para um novo cargo, o funcionário do RH pode ir entregando informações em tempo real aos gestores acessando rapidamente os arquivos integrados ao sistema de gestão documental. Com isso, perguntas como “Quantas pessoas estão conosco há 30 anos?” ou “Temos alguém que frequentou a Universidade XYZ?” podem ser respondidas imediatamente.
Um sistema de gerenciamento de documentos também oferece aderência total à conformidade de novas regras, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) sem alterar os programas. Informações sensíveis que você está procurando podem ser encontradas em um só lugar e acessadas somente por pessoas autorizadas. O sistema também alerta sobre formulários ausentes, obsoletos ou incompletos, o que garante resultados mais rápidos no momento da auditoria.
