O gerenciamento do ciclo de vida dos dados e informações é vital para a saúde funcional de qualquer corporação. Da aquisição, retenção, até o descarte, todas as etapas do ciclo do cronograma de retenção de dados exigem planejamento e processos operacionais para garantir organização e evitar possíveis problemas legais para a empresa.
A principal função do cronograma de retenção de dados é gerenciar todo o ciclo de vida dos documentos digitais e físicos. Basicamente, o cronograma determina por quanto tempo a organização deve manter os documentos de acordo com as regulamentações estaduais, federais e da indústria, aplicáveis à sua empresa.
Por isso, vamos abordar como construir adequadamente um cronograma de retenção de dados moderno, seguro e que pode ser facilmente atualizado.
O que deve estar incluso em um cronograma de retenção de dados?
Um cronograma de retenção de dados abrangente fornece ferramentas e serviços que facilitam cada etapa do ciclo de vida do documento. Além disso, ajudam as empresas a estabelecerem um processo de organização que beneficia todos os setores que atuam com arquivos.
Outro ponto importante é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Em vigor no Brasil desde agosto de 2020, a lei exige que a empresa possua o domínio das informações somente pelo tempo necessário, passado esse período, os dados devem ser excluídos automaticamente. Caso contrário, a lei poderá agir com multas e penalidades, trazendo diversas complicações judiciais para a corporação. Com o cronograma de retenção de dados, as informações são administradas de forma transparente e acessível de acordo com a LGPD, além de alertar a empresa sobre o prazo de validade dos documentos.
Como criar um cronograma de retenção de dados para a sua empresa?
Comece com a pesquisa
O primeiro passo é realizar pesquisas sobre a quantidade de dados e regulamentações que sua empresa possui. Com essa informação em mãos você deve considerar as leis e normas existentes e quantos arquivos estão em conformidade com tal e quantos precisam de atualizações.
Use as políticas da empresa
Aproveite as políticas relevantes da organização, inventários de registros e cronogramas de retenção de dados. A melhor dica é: para pesquisar suas informações acessar o site da sua empresa. Nunca subestime o que você pode aprender no site da organização.
Concentre-se nas funções de BackOffice
As operações de BackOffice representarão cerca de 80% dos grandes blocos de documentos e provavelmente, cobrirão a maioria dos registros gerados na sua corporação. Por isso, esse trabalho deve ser executado nas primeiras sessões do cronograma de retenção de dados.
Mude para necessidades específicas
Depois de criar as funções de BackOffice mais comuns, concentre-se na criação do próximo conjunto de novas séries de registros para arquivos específicos de cada setor da empresa.
Revisão
Sua equipe de projetos deve analisar o primeiro esboço do cronograma de retenção de dados, e em seguida, ter as seções relevantes revisadas pelos gestores das áreas. É importante ressaltar que todo esse processo é demorado. Ao todo, deve levar cerca de 12 a 16 semanas para pesquisar, estudar e implementar na corporação.
Atualize seu cronograma de retenção de dados
Criar ou atualizar um cronograma de retenção de dados não é uma tarefa fácil. Hoje, os riscos são maiores do que nunca e os erros de não conformidade são extremamente caros. As regulamentações de privacidade estão aumentando a tal ponto que, como relata o Gartner, até 2023, 65% da população mundial estará inclusa em algum tipo de política de privacidade.
Com essa mudança constante, é importante que você atualize suas políticas de retenção regularmente para permanecer em conformidade com as leis federais. Se sua equipe está trabalhando para acompanhar o ritmo acelerado das novas normas, saiba que há uma ferramenta que pode ajudá-lo a otimizar suas atualizações de política de privacidade e retenção com pesquisas legais continuamente atualizadas que abrangem mais de 220 jurisdições em todo o mundo.
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