De forma bem-humorada, BJ Johnson, Director of Digital Solutions da Access, compara uma sala de Arquivo Morto ao Hotel Overlook, cenário do filme “O iluminado”, de Stanley Kubrick, onde Jack Nicholson encarnou magistralmente o escritor e alcoólatra Jack Torrance.
Segundo Johnson, a sala de Arquivo Morto é um lugar sombrio e terrível, cheio de teias de aranha e que esconde sabe-se lá quais tipos de documentos, muitos erros de preenchimento e, muitos, muitos papeis inúteis e deteriorados pelo tempo. “Entrar em uma sala de Arquivo Morto é como entrar e caminhar pelo corredor do Hotel Overlook. Só que quando chegamos lá, em vez de encontrarmos as gêmeas, nos afogamos em arquivos e pastas”.
Ele também destaca que no atual ambiente de negócios, ninguém tem tempo para procurar um documento em meio a centenas de pastas e arquivos. “E, se você der sorte de encontrar o documento, o filme de terror pode estar apenas começando: é preciso preencher uma ficha para retirar o documento, fazer cópia, digitalizar, enviar para o arquivo digital, devolver o documento … Esse processo pode ser mais assustador do que o próprio Jack Torrance”.
E o que esse enredo de terror tem a ver com o desafio de lidar com dados obsoletos e redundantes? Imagine quantos dados obsoletos e redundantes estão guardados nas salas de Arquivo Morto, simplesmente ocupando espaço e, principalmente, sem gerar qualquer valor para a empresa? E também temos um grande problema de segurança: será que ao retirar um documento do Arquivo Morto, algum dos seus colaboradores esqueceu um formulário em uma máquina copiadora, entregou um arquivo a um colega sem checar se ele tinha permissão para manusear esses documentos, ou mesmo jogou fora no lixo um documento ou um arquivo que deveria ser armazenado ou mesmo destruído de forma segura?
Se a sua empresa não atualizar as práticas de gestão de documentos e implantar sistemas robustos que garantam a conformidade e avaliem o ciclo de vida de cada documento, eliminando dados obsoletos e redundantes, corre o risco de ter de responder legalmente por conta do manuseio incorreto das informações.
Superando o desafio dos dados obsoletos e redundantes
Definir objetivos é fundamental para superar o desafio dos dados obsoletos e redundantes na gestão de documentos, envolvendo todos os setores da empresa na digitalização dos processos, com foco em pessoas, trabalho e plataformas. Esse novo modelo de gerenciamento é o ponto de partida para a adoção de tecnologias mais complexas, como Internet das Coisas e Inteligência Artificial.
O primeiro passo deve ser a correta digitalização de documentos que envolvam processos básicos. No RH, por exemplo, a digitalização pode começar com os processos de seleção e recrutamento, folha de pagamento, entre outros, cujos arquivos ocupam muito espaço físico e a sua organização demanda muito tempo dos funcionários do setor.
O segundo passo é implantar políticas robustas de governança dos dados. Durante a digitalização cada documento ganha uma identidade – indexação – que possibilita o acesso rápido e preciso. Nessa etapa, é preciso definir padrões para a aplicação de metadados garantindo que a indexação será a mesma para os documentos já existentes e também para os que forem posteriormente incorporados à solução de gestão de documentos. O objetivo é automatizar a atribuição de identidades, garantindo que a governança dos dados seja comum a todos os departamentos da empresa.
E, finalmente, selecione uma solução de software capaz de suportar todo o ciclo de vida na gestão de documentos, automatizando e aumentando a eficiência dos processos, e ao mesmo tempo reduzindo custos e riscos. Lembre-se de que em 2020 entra em vigor a nova Lei de Proteção de Dados Pessoais (LGDP), que impõe uma série de normas para guarda e manipulação de dados. Mais um desafio para as empresas que mantêm dados obsoletos e redundantes sem uma eficiente gestão de documentos em áreas que lidam com dados sensíveis, como RH, financeira e jurídica, por exemplo.
Johnson ressalta que “os documentos ativos em papel estão sendo digitalizados para melhorar o acesso, a segurança e a conformidade, enquanto os documentos inativos devem ser entregues a provedores de armazenamento externo para guarda segura. Graças a sofisticadas soluções de gerenciamento de documentos, modernos scanners e outras tecnologias, em breve contaremos histórias sobre essas antigas salas de Arquivo Morto como lendas urbanas. As soluções de gestão documental que fornecem notificações sobre informações ausentes e expiradas e trilhas de rastreamento que atendem aos requisitos de auditorias permitem que os responsáveis pela governança da informação parem de ter pesadelos sobre os desafios de lidar com dados obsoletos e redundantes”.
