No momento em que os escritórios começam a pensar em eliminar o uso de papel, aumenta a necessidade de realizar a destruição de documentos de maneira segura. Claro, é possível fazer isso internamente, mas cada vez mais empresas estão buscando serviços de trituração certificados para realizar esse trabalho.
Não importa se a destruição de documentos é realizada no local ou esses papeis sejam enviados para um local separado para serem fragmentados, os fornecedores terceirizados oferecem um serviço valioso, que economiza tempo, dinheiro e está totalmente de acordo com normas de conformidade vigentes.
Porque a destruição de documentos é importante?
Armazenar grandes quantidades de documentos e cópias impressas deixa a empresa vulnerável a violações de dados, roubos de identidade e até mesmo espionagem corporativa. A prática indicada para evitar esses riscos é digitalizar esses documentos e depois destruir as cópias impressas e outros documentos que já tenham seus prazos de validade expirados. Dessa forma, os registros estão protegidos e os negócios podem ser tocados sem a preocupação de ter informações extraviadas.
Da mesma forma, reduzir a quantidade de papel no escritório, digitalizando e depois realizando a destruição de documentos, é uma maneira ecologicamente correta de reduzir o uso de documentos físicos usados no dia a dia do escritório e também para eliminar a necessidade de armazenar milhares de documentos. E o papel triturado é mais fácil de reciclar.
Além disso, leis federais e estaduais determinam o prazo que os documentos precisam ser guardados e a forma de descarte adequada para, por exemplo, eliminar documentos médicos, dados pessoais, documentos de funcionários, formulários de impostos, entre outros tipos de documentos.
Razões pelas quais a empresa precisa de serviços de destruição de documentos
Mesmo que sua empresa entenda a necessidade de destruição de documentos, por que isso não deve ser feito pela própria empresa? Por que arcar com as despesas de contratar uma empresa especializada na destruição de documentos para fazer esse trabalho?
Redução de custos
O custo para contratar uma empresa especializada reduz as despesas relacionadas à compra, manutenção e reparos de uma máquina trituradora. Além disso, é possível fazer o trabalho muito mais rápido contratando uma empresa terceirizada, que faz o trabalho com maior eficiência e em local próprio, e ainda é mais econômico que contratar um funcionário para a tarefa. Digitalizar e destruir documentos também libera espaço físico que pode ser alocado para outra função.
Maior segurança
Uma empresa especializada na destruição de documentos lida com maior eficiência com informações confidenciais, que precisam ficar longe dos concorrentes ou até mesmo dos funcionários, como salários dos colegas, registros financeiros, planos de negócios, etc.
Produtividade aprimorada
Tirar um funcionário de suas tarefas regulares para destruir documentos reduz sua produtividade e usa o tempo que ele poderia se dedicar a funções de maior valor. Quando a empresa de destruição de documentos realiza a tarefa, os funcionários podem se preocupar unicamente em melhorar os resultados da empresa.
Conformidade certificada
Uma empresa especializada realiza a destruição de documentos seguindo todas as normas de conformidade exigidas para atender regulamentos específicos ou as normas da LGPD.
Responsabilidade reduzida
No caso de usar um funcionário próprio para a destruição de documentos, se ele for ferido, a empresa é responsável pelo acidente e pode ser punida por desvio de função e ainda pode arcar com prejuízos causados pelo afastamento do profissional.
Porque um serviço de destruição de documentos especializado faz mais sentido?
Se economizar dinheiro, garantir a segurança e a conformidade e aumentar a produtividade ao mesmo tempo em que elimina a responsabilidade não forem motivos suficientes para considerar a contratação de uma empresa especializada na destruição de documentos, considere o seguinte:
- O trabalho é realizado rapidamente por profissionais com equipamentos industriais que realizam a destruição na própria empresa ou em outro local.
- Trituradores profissionais podem destruir milhares de documentos no tempo que os funcionários da empresa levariam para destruir uma fração dessa quantidade.
- Os serviços de destruição de documentos recolhem os cases para descarte quando estiverem cheios, garantindo que nunca haja acúmulo de documentos esperando para serem destruídos
- Processos rígidos permitem que a empresa rastreia quando e onde os documentos são destruídos, confirmando que o serviço está sendo feito em segurança.
Os serviços de destruição de documentos ajudam a empresa a operar com máxima eficiência, agilizando sua transição de uma realidade com registros em papel para o mundo digital. Para saber mais sobre o serviço de destruição segura da Access, entre em contato com um dos nossos especialistas.
