A destruição segura de documentos é parte crítica da estratégia de segurança de dados da empresa e esse descarte, seja de documentos em papel ou digitais, é essencial para que pessoas mal-intencionadas não tenham acesso a informações importantes pessoais ou corporativas.
Infelizmente, não é difícil encontrar documentos confidenciais simplesmente jogados no lixo, sem que tenham sido descartados corretamente, com isso as empresas correm riscos de sofrerem fraudes, terem segredos compartilhados com concorrentes e verem dados pessoais de seus funcionários e lideranças sendo utilizados em diversos golpes. Além das violações de privacidade relacionadas à LGPD, usar métodos impróprios para o descarte de documentos também pode render multas pesadas contra a organização.
Vulnerabilidades do descarte incorreto de documentos
Apenas jogar os papeis no lixo torna a empresa exposta a riscos desnecessários de ter seus documentos vazados. Quando os documentos são simplesmente jogados fora, o conteúdo está exposto a todos no escritório e até mesmo a pessoas de fora quando esses documentos são enviados para depósitos de lixo ou para reciclagem.
Embora o processo de reciclagem de papeis seja benéfico para o meio ambiente, ele expõe informações confidenciais da empresa em diversos momentos, aumentando os riscos de uma violação de dados. Exatamente por isso, implementar as melhores práticas para destruição segura de documentos é fundamental para tornar esse processo mais seguro.
Práticas recomendadas para destruição segura de documentos
Contar com uma estratégia de destruição segura de documentos é necessária para reduzir riscos e proteger a empresa contra possíveis, e graves, violações de dados. Para isso, algumas práticas podem ser implementadas.
Crie uma política de destruição de documentos
O primeiro passo para a destruição segura de documentos é criar uma política de destruição de dados. Essa política diz respeito à criação de um documento em que a empresa detalha os procedimentos corretos para o descarte de documentos, descrevendo os métodos que devem ser utilizados por todos os funcionários. Neste documento, também devem ser listados quais documentos devem ser destruídos e os prazos relacionados a cada um deles, de forma a garantir a conformidade e atender às regras e regulamentos específicos sobre descarte de documentos.
Determine os períodos de retenção
Cada documento tem um prazo determinado para ser armazenado. Alguns setores contam com requisitos específicos para reter documentos, enquanto outros não. Assim, não existe uma abordagem padronizada para reter e destruir documentos. Por isso, todas as empresas precisam determinar um cronograma de retenção, listando os tipos de documentos e os prazos para uma destruição segura de documentos.
Implemente uma política de fragmentação
A criação de uma política de fragmentação contribui para reduzir o risco de violação de dados ao mesmo tempo que melhora a conformidade. Com diretivas claras para destruição segura de documentos, a política não diz respeito unicamente a documentos físicos, mas também a informações digitais.
Destruição física de dispositivos
Em alguns casos, simplesmente apagar, substituir ou limpar dados em dispositivos digitais, como discos rígidos, mídias óticas ou outros dispositivos que armazenam dados, ou, ainda, a desmagnetização, podem não ser suficientes para garantir a destruição segura de documentos, pois permitem que as informações sejam reconstruídas. Para evitar riscos, esses dispositivos devem ser destruídos de forma a sobrar apenas pequenos fragmentos que impeçam que as peças sejam reunidas e os dados recuperados.
Evite usar um fragmentador portátil
Apesar de ser uma opção econômica, o uso de um fragmentador portátil, que pode ser facilmente encontrado no mercado, pode comprometer a segurança, a produtividade e até mesmo o espaço no escritório. Além do aparelho ser lento, é preciso alocar funcionários, que são afastados de suas tarefas para que realizem o descarte de documentos, quando deveriam estar se dedicando a gerar valor aos negócios. Além disso, trituradores portáteis ocupam espaço no escritório e costumam quebrar com frequência, exigindo manutenção constante. Entretanto, o fator mais preocupante é em relação à segurança das informações. A maioria desses trituradores apenas cortam o papel em tiras finas, que podem ser reconstruídas.
Priorize a conformidade
A LGPD exige que os documentos que contenham dados pessoais tenham seu ciclo de vida definido, ou seja, a empresa responsável precisa processar, armazenar e, terminada sua finalidade, armazenar esse documento pelo tempo determinado e destruí-lo de acordo com a legislação vigente.
Isso implica na identificação dos documentos em poder da empresa, sua finalidade e o tempo que devem ser armazenados até sua destruição, que deve ser realizada de forma segura. Apesar dessa destruição poder ser realizada pela própria empresa, contar com o apoio de uma empresa especializada, como a Access, torna o processo mais seguro e garante a emissão de um certificado que comprova a destruição e o encerramento do ciclo de vida dos documentos.
A forma mais segura de destruir documentos
Contar com uma empresa especializada nesse processo é a forma mais segura de destruí-los e descartá-los adequadamente. Seja o trabalho de destruição realizado no local ou em um centro de destruição, a escolha por um provedor garante que os papeis sejam destruídos em pedaços transversais e misturados com materiais de outros clientes já fragmentados, de forma que esses documentos não possam ser reconstruídos ou vazados.
Da mesma forma, no caso de outras mídias, como fitas, CDs, discos rígidos ou outros materiais, o prestador de serviços também atua para fragmentar esse material e transformá-lo em sucata antes de enviá-lo para reciclagem
Destruição segura de documentos com a Access
Como funciona:
- Os documentos são colocados em um coletor que impede que os documentos descartados sejam recuperados.
- O coletor é retirado pela equipe da Access e enviado para trituração, que pode ser realizada no local ou no centro de destruição da Access.
- Quando os documentos são destruídos no local, o papel é misturado com outros documentos dentro do transporte para impossibilitar a recuperação de qualquer informação; todos os documentos são fragmentados na categoria P5, o que garante total sigilo e impossibilidade de recuperação
- No caso de destruição de mídia, o centro de destruição da Access é certificado para a destruição segura e reciclagem do material.
- Por fim, a Access fornece um certificado de destruição comprovando que os documentos foram eliminados.
A Access oferece serviços de destruição segura de documentos personalizados, destruição Onsite (no local) e Offsite (em nosso centro de destruição) e destruição de mídia para atender às necessidades da sua empresa. Entre em contato e conheça nosso serviço.
