A destruição segura de documentos é o serviço mais recomendado para corporações que precisam descartar dados importantes. Alguns arquivos não podem ser descartados em lixo comum, pois possuem o risco de serem vazados, trazendo prejuízos judiciais e financeiros para a empresa.
A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), em vigor no Brasil desde agosto de 2020, assegura que os documentos e dados em posse da empresa que contenham informações sigilosas sejam excluídos da forma mais segura e adequada possível após a finalização do seu ciclo de vida.
Como funciona a destruição segura de documentos?
A princípio, devemos entender que a destruição segura de documentos não se baseia em simplesmente amassar o papel e jogá-lo no lixo ou colocá-lo em uma trituradora. Destruir um documento requer muita responsabilidade, independente do seu nível de importância.
Normalmente, as organizações mantêm seus arquivos guardados a “sete chaves”, isso demonstra o quanto são valiosos. Por esse motivo, é importante fazer um controle de informações de maneira estratégica, e zelar pela conformidade até que sejam destruídos.
Grande parte desses documentos são considerados confidenciais, por isso, precisam de um cuidado maior na hora do descarte. Dentre eles estão: documentos orçamentários, registros fiscais e corporativos, documentos pessoais de parceiros, clientes e funcionários, resultados de pesquisas e testes, relatórios e tantos outros que permanecem em posse das organizações.
A destruição segura de documentos pode ser feita dentro das corporações ou pode ser realizada por uma empresa especialista no assunto. No entanto, é preciso tomar cuidado, pois nem todas as corporações possuem as instalações e informações necessárias para realizar o serviço da forma correta. E nem todas as empresas especialistas possuem certificados e licenças para desenvolver o trabalho.
Como o tempo de vida útil é definido?
De acordo com a LGPD, os dados coletados pelas organizações devem permanecer sob o domínio da empresa apenas pelo tempo necessário, passando esse período, as informações devem ser automaticamente excluídas do banco de dados. Além disso, é preciso ter atenção a outras leis, como o o Decreto nº 10.278/2020 que traz regras sobre a digitalização de documentos públicos e privados, com requisitos para que eles possam substituir as cópias originais.
Definir o tempo de vida útil de um documento depende de diversos fatores, como: cláusulas contratuais, espécie de documento, tipo de informação presente no arquivo, entre outros. Por isso, é extremamente importante que as organizações mantenham um sistema efetivo de acompanhamento dessas informações.
Caso isso não aconteça e a empresa mantenha documentos “vencidos” em seu banco de dados, poderá sofrer graves consequências em decorrência de multas e penalidades.
Outro ponto importante antes de efetuar a destruição segura de documentos é verificar se eles não possuem valor histórico conforme o seu segmento e sua atividade. Para sanar a dúvida, vale recorrer ao Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
Por que contratar uma empresa especializada?
Uma empresa especializada é capaz de realizar a destruição dos documentos de forma segura seguindo todas as leis de conformidade exigidas para atender os regulamentos específicos ou normas da LGPD.
Uma empresa especializada terá total sigilo em relação aos arquivos descartados, bem como as informações contidas neles. O que provavelmente não aconteceria se a destruição de arquivos fosse realizada por profissionais da mesma corporação. Alguns dados poderiam ser vazados resultando em graves problemas, tanto para a empresa quanto para o colaborador.
Outro ponto importante é o custo. Contratar uma empresa especializada em destruição segura de documentos reduz os gastos relacionados a compra, manutenção e manuseio de uma máquina trituradora e até gastos relacionados a possíveis contratações de funcionários para a realização do trabalho em questão.
A empresa experiente pode realizar a destruição segura de documentos de forma rápida e eficiente. Em alguns casos, o trabalho é feito dentro da sua própria corporação, evitando o deslocamento com os arquivos sigilosos.
A destruição segura de documentos é uma operação extremamente relevante para as empresas trabalharem com mais eficiência e segurança, além de estarem em conformidade com as leis e normas de proteção de dados.
A Access é especialista em gestão documental, organização arquivística, guarda de mídias, digitalização de documentos, destruição segura de documentos e muito mais. Saiba como ela pode ajudar sua empresa a otimizar os processos documentais. Entre em contato com um dos especialistas da Access.
