Palavras como “desafio”, “mudança de jogo” e “transformação constante” descrevem suavemente o ano de 2020. Mas esse também foi um ano que ensinou muitas coisas, incluindo resiliência diante da adversidade.
Os profissionais de gestão da informação estão aplicando o que aprenderam durante os últimos meses em seus roadmaps estratégicos para 2021. Isso permite que eles construam planos de gerenciamento de informações integrados que aumentam a flexibilidade para se adaptarem às mudanças contínuas, permitindo, ainda, garantir a produtividade ideal durante crises e além delas.
Anatomia de um plano de gestão de informações forte e integrado
Um plano integrado de gestão de informações deve ajudar as empresas a permanecerem em conformidade, competitivas e no controle de seus negócios. Isso deve incluir um conjunto abrangente de soluções de gestão de informações para transformar planos de governança e retenção em realidade. Os serviços relacionados devem funcionar em conjunto e se adequar independentemente do orçamento, necessidades imediatas e planos para o futuro da empresa.
Isso deixa claro que as empresas precisam estar prontas para agir rapidamente a fim de responder às necessidades dos clientes.
Este roteiro traz informações que permitem capacitar as empresas para que atinjam seus objetivos de curso e longo prazo. Confira as principais etapas:
Etapa 1: Mapeie sua jornada
O primeiro passo é construir um roadmap e um plano de gestão de informações, entender o que move a empresa e quais os resultados desejados, e iniciar a jornada a partir daí. Para isso, é necessário entender as pessoas, processos e metas que afetam o projeto para determinar qual o caminho para chegar ao destino dentro do prazo e dentro do orçamento.
Etapa 2: Inventarie formatos e processos
Analisar os formatos (papel, digital) e conteúdo associado contribui para estabelecer qual será o trabalho e quais as lacunas nos processos, de forma que seja possível começar um planejamento que atenda às prioridades e objetivos da empresa.
Etapa 3: Analise o programa atual
Analise o programa de gestão de informações utilizado pela empresa, é provável que muitos processos funcionem bem e outros não. Essa etapa tem como objetivo avaliar o que funciona e outras tarefas que precisam ser modificadas para buscar soluções mais eficazes e que ofereçam otimização contínua.
Etapa 4: Determine o cronograma e o orçamento
As empresas, frequentemente, precisam adotar soluções de gestão de informações para atender à novas regulamentações ou permitir acesso facilitado às informações. Por isso, é importante alinhar o cronograma e orçamento de forma a garantir o sucesso do plano. Também é possível discutir a combinação desse orçamento com outros departamentos beneficiados para gerar mais valor para todos.
Etapa 5: Mantenha foco na estratégia e nos recursos necessários
O sucesso só é possível se houver uma supervisão estratégica com entendimento claro das necessidades e prioridades de toda a empresa. Nesta etapa, é necessário considerar quais habilidades necessárias e o tempo que serão dedicados ao projeto, quais os recursos disponíveis internamente e até mesmo pedir ajuda de especialistas quando necessário e com orçamento designado.
Etapa 6: Mantenha foco na taxonomia e nos metadados
Não importa como as informações são armazenadas, a recuperação desses dados é a parte mais difícil de dominar. Então, é importante avaliar o desenvolvimento, mapeamento e aplicação de uma taxonomia consistente e contar com uma estratégia de metadados para garantir o sucesso do projeto.
Etapa 7: Lançamento do projeto
No momento que começa o planejamento de um projeto, é necessário identificar os resultados esperados e trabalhar de trás para frente para planejar o “como chegar a esse resultado”. Tentar simplesmente pegar a solução utilizada pela empresa e encaixá-la em uma nova dificilmente trará o resultado esperado, é necessário analisar processos e buscar uma solução que os torne mais eficientes.
Etapa 8: Considerações para ambientes com uso intensivo de papel
Ao planejar uma estratégia de gerenciamento integrado de informações é essencial que apenas as pessoas certas possam acessar os documentos que precisam de forma consistente. Se houver necessidade de acesso remoto, então é preciso que a solução envolva alguma digitalização. O quanto que deve ser digitalizado depende de diversos fatores e dos objetivos da empresa.
Etapa 9: Considerações para ambientes com prioridade digital
Muitas soluções digitais são fáceis de adotar, mas difíceis de controlar, o que aumenta os riscos de conformidade e segurança. Para evitar problemas, é fundamental buscar uma solução que possa ser implementada de forma a automatizar a conformidade e segurança.
Etapa 10: Faça parceria com especialistas
A Access ajuda a preencher uma lista de verificação de avaliação (incluída no e-book abaixo) e fornece conselhos de especialistas sobre os prós e contras de cada opção disponível. Assim, é possível definir objetivos e priorizar as próximas etapas.
Para obter orientações detalhadas sobre como construir uma estratégia de gerenciamento integrado de informações, baixe nosso e-book Gerenciamento Integrado de Informações: um roteiro com considerações para avaliar adequadamente as prioridades de informação de sua organização.
