Nas últimas semanas, falamos sobre os processos para a digitalização de documentos da área energética. Nesses posts, explicamos como preparar esses arquivos e os custos envolvidos, para que os executivos da empresa entendessem os benefícios da digitalização. Além disso, também falamos sobre como conduzir um teste-piloto para demonstrar a eficiência do plano de digitalização.
Então, agora, chegou o momento de entender como realizar uma implementação bem-sucedida desse novo processo digital.
Assim como acontece nas etapas anteriores, é essencial incluir um componente de gerenciamento de mudanças na estratégia de digitalização de documentos, revisar padrões de conformidade e olhar brevemente para o futuro digital da empresa.
A importância da comunicação antes, durante e depois de implementar a digitalização de documentos
A comunicação é o principal componente de qualquer processo de implementação bem-sucedido. Ao introduzir o sistema de gerenciamento eletrônico ou um novo fluxo de trabalho, é essencial comunicar as equipes com antecedência sobre a mudança que está por vir.
Isso ajuda todos a entenderem os motivos que levaram a essa decisão e os benefícios que a digitalização de documentos irá trazer para a empresa. Uma comunicação clara e transparente pode reduzir a resistência interna a mudanças, definir expectativas realistas e aumentar as taxas de adoção.
Uma abordagem de gerenciamento de mudança eficaz deve incluir um programa de treinamento robusto com suporte contínuo e incentivo para tornar a empresa digital.
Para isso, é importante manter fluxos de trabalho e processos simples e contar com um orçamento que permita oferecer o treinamento adequado aos funcionários, de forma a garantir que as pessoas cumpram o novo processo de digitalização de documentos e tenham fé na integridade dos dados eletrônicos como uma fonte de informações da empresa.
Redução de riscos
Seja a opção por gerenciar a digitalização de documentos internamente ou por meio de um fornecedor, a conscientização e a compreensão das questões relacionadas à conformidade são essenciais para reduzir riscos.
No setor de energia, atender aos padrões de conformidade ajuda a evitar implicações de custo com multas, a necessidade de pedir a segunda via de documentos ou o descumprimento de obrigações contratuais.
O planejamento de conformidade varia de requisitos obrigatórios a melhores práticas sugeridas. O nível de tolerância ao risco da empresa conduzirá, em última análise, a abordagem que deve ser adotada. Ainda assim, alguns níveis de conformidade devem ser considerados:
Nível 1 – Regulatório/ Legal
Legislações, regulamentos e políticas de agências governamentais prescrevem padrões mínimos para registros eletrônicos para qualificar cópias digitais como uma fonte de informações verdadeira. Os procedimentos, políticas e sistemas da empresa devem satisfazer esses padrões.
Nível 2 – Padrões, diretrizes, melhores práticas
Padrões gerais, diretrizes e melhores práticas são desenvolvidos por várias organizações. É preciso estar ciente das recomendações publicadas e usá-las para tomar decisões empresariais. Essas recomendações devem estar em conformidade com regras e normas atuais, mas também devem estar sujeitas à revisão legal antes de serem utilizadas para desenvolver práticas internas.
Nível 3 – Práticas e procedimentos internos da empresa
Ao considerar essas diretrizes, é essencial pesquisar todas as práticas recomendadas por leis e normas e as voltadas para o setor de energia para formular o programa de digitalização de documentos da empresa e para garantir que os documentos eletrônicos sejam confiáveis, defensáveis e auditáveis.
Olhar para o futuro
A etapa final da jornada de digitalização de documentos requer olhar para além do presente e considerar possíveis necessidades futuras da empresa. Então, é fundamental reservar um momento para refletir sobre os motivos que levaram a essa jornada. Se foi para aumentar a eficiência ou a segurança dos dados, reduzir riscos, manter-se em conformidade, melhorar os resultados financeiros ou aumentar a vantagem competitiva da empresa.
Seja qual for a motivação, é provável que a adoção da digitalização de documentos tenha sido impulsionada por uma necessidade existente e presente. No entanto, é igualmente valioso considerar mudanças futuras da empresa, sua evolução e entender como as tecnologias e as plataformas de gestão de documentos continuam a progredir.
A implementação de um sistema escalonável leva a estratégia de digitalização para o próximo nível e reforça ainda mais o retorno sobre o investimento.
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A digitalização de documentos é essencial para lidar com a complexidade das informações do setor de energia
Palavra-chave
Digitalização de documentos
