Em uma era em que as violações de dados são constantes, a digitalização de documentos é uma arma eficaz para melhorar a segurança da informação e garantir a conformidade com regulamentos de proteção e privacidade de dados. E isso é ainda mais crítico devido à quantidade de documentos físicos que ainda são gerados por empresas de todos os tamanhos.
Como o armazenamento desses papéis exige uma grande quantidade de espaço, incluindo recursos de segurança e práticas para a destruição segura, a digitalização de documentos oferece uma solução prática e relativamente barata para superar esses desafios, além de garantir o embarque da empresa na jornada da transformação digital.
Além disso, com a crescente preocupação com a segurança da informação e da necessidade de se adequar rapidamente às mais diversas regulamentações, a digitalização permite gerenciar o ciclo de vida dos documentos com maior eficiência e eficácia.
Resumidamente, a digitalização de documentos consiste na conversão de documentos físicos em arquivos digitais. Com isso, os usuários têm acesso a cópias eletrônicas desses documentos, tornando o gerenciamento, armazenamento e recuperação mais fácil e rápido.
Além da clara conveniência que a digitalização proporciona, o processo também desempenha um importante papel para garantir a segurança dos dados da empresa, reduzindo possíveis riscos inerentes ao gerenciamento de documentos físicos. Documentos em papel podem ser perdidos, danificados ou roubados. Já as cópias digitais são protegidas por recursos robustos de segurança, como criptografia, controles de acesso, trilhas de auditoria e outras ferramentas voltadas à proteção de dados. Isso reduz as chances de as informações da empresa serem acessadas por pessoas não autorizadas ou sejam impactadas por uma violação de dados.
Mas ainda há outros benefícios que vão além da facilidade de recuperação e melhorias na segurança da informação, como:
A digitalização de documentos reduz a necessidade de manter uma montanha de papéis armazenada na empresa, e isso se mostra ainda mais evidente no caso de uma organização de grande porte, afinal, quanto maior os negócios, mais documentos serão gerados e maior será o espaço para guardá-los. Sem esquecer que todo esse espaço precisa ser protegido por fechaduras inteligentes, câmeras de segurança, sensores de incêndio, alarmes, entre outros dispositivos. A digitalização pode reduzir, e em alguns casos eliminar, a necessidade de armazenamento físico dos documentos.
Encontrar informações em uma pilha de documentos em papel é um processo lento, estressante e muitas vezes frustrante, já que nem sempre é possível encontrar a informação necessária para o trabalho. Além disso, o armazenamento físico pode colocar esses documentos em risco, afinal, qualquer pessoa pode ter acesso a eles. A digitalização de documentos, quando bem-feita, permite que as informações sejam devidamente organizadas e indexadas para tornar a pesquisa e a recuperação mais rápida, garantindo que o documento seja mantido em segurança antes, durante e após ser acessado.
O gerenciamento de documentos físicos também é prejudicado no rastreamento da movimentação de cada documento quando em uso. Por exemplo, um funcionário pode facilmente acessar um documento confidencial e fazer uma cópia sem autorização, comprometendo essas informações. Com a digitalização de documentos, apenas usuários autorizados terão acesso às informações de que precisam para realizarem seu trabalho. Além disso, uma trilha de auditoria é gerada detalhando tudo o que foi feito com esse documento — leitura, edição, cópia, compartilhamento, exclusão etc.
A digitalização de documentos é apenas um passo para tornar as informações da empresa protegidas. Como citado acima, há outros recursos que devem ser implementados para garantir a segurança completa das informações:
No momento que os documentos são digitalizados e enviados para o armazenamento, eles devem ser criptografados para que seu conteúdo seja mantido em segurança. Isso garante que apenas usuários autorizados tenham acesso a essas informações e, no caso de um vazamento, o criminoso não consiga decifrar os dados sem a chave de criptografia necessária.
Há diversos recursos disponíveis para gerenciar o acesso aos documentos com eficiência. As informações podem receber controles que permitam que apenas determinados usuários possam visualizá-las, editá-las ou excluí-las. Por exemplo, a equipe de RH não precisa ter acesso aos documentos da área fiscal. Isso torna a prevenção contra vazamentos e acesso não autorizado mais efetiva.
Todos os documentos digitalizados permitem um registro de quem os acessou, quando isso foi realizado e o que foi feito com o documento. Essa trilha é fundamental para rastrear atividades não autorizadas e suspeitas.
Documentos digitais são mantidos em servidores seguros no local ou na nuvem, fornecendo recursos eficazes para sua recuperação no caso de algum incidente. Com a implementação de um processo regular de backup, as informações são recuperadas rapidamente, quase sem impactar na operação diária.
Leis como a LGPD e GDPR são cada vez mais comuns. Além disso, há diversas normas de conformidade específicas para cada setor de atuação que precisam ser cumpridas para evitar penalidades, multas e ações judiciais. A digitalização de documentos ajuda as empresas a reter seus documentos no período correto, rastrear e gerenciar dados para auditorias e garantir a privacidade das informações.
O processo de digitalização de documentos também precisa ser realizado de acordo com as melhores práticas. Por exemplo, é possível remover determinadas informações durante a digitalização, impossibilitando que usuários não autorizados as leiam. Um scanner pode ser configurado para operar apenas em determinados locais, excluindo dados assim que forem enviados para seu destino. Outros recursos envolvem a automação da captura das informações. Por meio do reconhecimento óptico de caracteres (OCR), a máquina entende o que está escrito e indexa as informações automaticamente, sem a necessidade de que um operador humano tenha acesso aos dados.
Ao escolher um serviço de digitalização de documentos, é preciso ter certeza de que a empresa está preparada para atender aos requisitos da organização e trate as informações com o cuidado e sigilo necessários para garantir sua proteção durante todo o ciclo de vida.
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