A gestão e digitalização de documentos de RH é essencial para tornar os processos administrativos mais eficientes e aumentar a produtividade dos profissionais do setor. Tradicionalmente, o RH é um dos setores que lidam com maior número de documentos pessoais em uma empresa o que, antigamente, exigia um grande espaço físico para guardar toda a papelada sobre a vida de funcionários e ex-funcionários.
Para sorte desses profissionais, os tempos mudaram e as horas perdidas buscando informações em arquivos de metal e salas empoeiradas ficaram para trás. Apesar de algumas empresas ainda estarem apenas engatinhando em sua transformação digital, hoje, a digitalização de documentos de RH permite acesso fácil às informações, melhora a segurança e garante o atendimento mais fácil de normas de conformidade, por exemplo, em relação ao tempo que os documentos precisam ficar armazenados.
Por que adotar a digitalização de documentos de RH?
A digitalização de documentos de RH nada mais é que o processo de capturar as informações dos funcionários e armazená-las em um banco de dados para garantir fácil acesso aos dados. Além disso, o uso de ferramentas digitais e novas tecnologias contribuem para que o setor torne o processo de seleção e retenção de talentos mais aprimorado, realize um planejamento da força de trabalho eficiente e ofereça suporte para a estratégia de negócios da empresa.
Manter os documentos de RH em ordem é fundamental para suportar a relação de trabalho e os processos do setor, além disso, essa documentação pode ser necessária para atender a regras de conformidade, possíveis disputas e, claro, para atender às boas práticas para o setor.
Mas um ponto a ser considerado na hora de investir na digitalização de documentos de RH é lidar com a dificuldade de manter documentos atualizados, em segurança e acessíveis, principalmente em uma época de crescimento do trabalho remoto. Como sempre que uma pessoa é contratada, muda de função ou é demitida, documentos são gerados e precisam ser armazenados com segurança e diferentes níveis de acesso. realizar uma gestão aprimorada desses documentos é essencial.
Sem o uso de sistemas especializados, nem mesmo as equipes de RH mais experientes e dedicada conseguirão trabalhar com eficiência. Afinal, para que o RH obtenha o máximo de valor com suas informações, é preciso ter controle sobre como esses dados são acessados e manipulados.
Benefícios da digitalização de documentos de RH
A gestão e digitalização de documentos de RH envolve capturar e gerenciar informações de todo o ciclo de vida dos documentos funcionais, garantindo um armazenamento adequado, acesso controlado e descarte oportuno.
Mas há outros benefícios:
- Conformidade
Um dos motivos que levam à digitalização de documentos de RH é atender mais facilmente às regras de conformidade. Arquivos digitais são mais fáceis de serem armazenados, recuperados e destruídos. - Proteção legal
Além de normas de conformidade, os profissionais de RH precisam ter acesso rápido e fácil aos documentos dos funcionários para responder a solicitações de auditorias, reclamações de funcionários e ações legais. - Segurança e privacidade
Da mesma forma, a LGPD exige que as informações pessoais dos funcionários sejam mantidas em segurança. A digitalização de documentos de RH permite que os dados sejam armazenados em servidores criptografados e sob protocolos rígidos de segurança cibernética. - Eficiência
Processos baseados em documentos físicos são ineficientes e contribuem para reduzir a produtividade, basta ver o tempo que se gasta procurando informações em documentos físicos e, muitas vezes, não as encontrar. - Fluxo de dados
A digitalização de documentos de RH facilita o acesso e compartilhamento de documentos, tornando o fluxo de trabalho mais eficiente. Ao centralizar as informações, é garantido que os documentos estejam disponíveis no momento certo e para as pessoas certas.
O que mudou para o RH com a LGPD e eSocial
Com a LGPD entrando em vigor e as necessidades impostas pela adoção do eSocial, a digitalização de documentos de RH tomou um novo rumo no Brasil e exigiu das empresas uma atenção maior à forma com que seus documentos são gerenciados. Enquanto a LGPD estipula normas para a manipulação de dados em relação à privacidade e segurança, o eSocial visa digitalizar e padronizar as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas enviadas pelo Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) para os diversos órgãos federais envolvidos.
Isso levou a algumas dúvidas em relação a como atender às normas da LGPS ao mesmo tempo em que é necessário enviar informações dos trabalhadores ao eSocial.
Na verdade, quando analisados o Decreto 8373/2014, que criou o eSocial, e as regras da LGPD, é possível entender que a LGPD não mudou nada em relação às informações que são enviadas ao eSocial, entretanto, é indicado às empresas que comuniquem seus funcionários sobre como seus dados serão utilizados.
Isso pode ser feito na hora da contratação, com uma cláusula relacionada a informações sobre sua jornada, que tornem transparente o processo de compartilhamento de dados com o Governo Federal e, no caso de empregados contratados, incluir um adendo ao contrato de trabalho com a informação de que os dados serão compartilhados.
Além disso, é necessário que o funcionário assine e concorde com o compartilhamento das informações e que esse documento seja arquivado em sua ficha cadastral para evitar possíveis problemas legais ou necessidade de esclarecimentos sobre como o RH lida com as informações pessoais dos trabalhadores.
Gestão de documentos de RH com a Access
Sim, a área de Recursos Humanos é a espinha dorsal de qualquer empresa. Ela é responsável pela estratégia de seleção e retenção de talentos e, principalmente, pelo relacionamento entre empresa e funcionários até que eles deixem a companhia.
Essas responsabilidades são baseadas em documentos altamente sensíveis, o que exige que o RH tenha controle sobre essas informações e conte com processos que maximizem a eficiência, sigam requisitos de conformidade e políticas de segurança. Ao automatizar processos de digitalização de documentos de RH e tornar sua distribuição mais segura, o RH pode se concentrar ao maior ativo das empresas: seus funcionários.
E a Access pode ajudar sua empresa a obter o controle desejado sobre os documentos e informações de seus funcionários, fornecendo rastreamento seguro da cadeia de custódia, conversão e classificação de documentos físicos, ao mesmo tempo em que assegura a conformidade e reduz possíveis riscos.
Nossas soluções incluem:
- Automação e simplificação de fluxos de trabalho
- Notificação sobre falta de documentos ou documentos desatualizados
- Integração com sistemas de RH em uso pela empresa
- Fornecimento de uma trilha de auditoria segura
- Compartilhamento e exportação de arquivos com facilidade e controle.
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