No primeiro blog desta série “A transição do papel para a digitalização de documentos – parte l“, alertamos que não existe uma abordagem única para todos quando se trata de lidar com o processo de digitalização. Esse projeto envolve orçamentos, cronogramas, organização e muito trabalho.
A primeira parte cobriu as 3 etapas iniciais do processo, incluindo como entender o estado atual do seu programa de gerenciamento de informações através das lentes da digitalização e como iniciar um projeto piloto. Na parte 2, vamos abordar sobre implementação, aprendizado e apresentação do plano de negócios. Acompanhe.
Apresente seu plano de negócios
Primeiro, você pode usar o organograma para identificar os principais componentes que devem estar envolvidos em seu projeto, em especial, a lista de pessoas das quais você precisa obter adesão. À medida que sua base de apoiadores aumenta, aumenta também a probabilidade de sucesso do projeto. Em toda a organização, provavelmente haverá algum retrocesso na adoção de um novo processo, porque as pessoas são resistentes à mudança e os departamentos geralmente são definidos em seus caminhos.
Então, onde na organização os obstáculos podem ser encontrados? Podem ser chefes de departamento, vice-presidentes ou usuários finais que podem prejudicar o projeto.
Para superar os desafios ao implementar uma abordagem digitalizada, é importante identificar quais departamentos têm as maiores necessidades e estão mais dispostos a utilizar novas tecnologias.
Implementação do plano
O sucesso na fase de implementação depende muito das etapas anteriores.
A simples adição de tecnologia a um processo de negócios, por mais perfeito que seja, não alcançará os resultados desejados, como custos reduzidos, produtividade aprimorada e maior segurança.
Durante o processo de implementação da digitalização de documentos, você deve percorrer estas duas etapas:
l – Envolvimento
A comunicação é um componente importante de um processo de implementação bem-sucedido. Aproveite as ferramentas de comunicação interna à sua disposição, como intranet, redes sociais e newsletter.
Projetar uma abordagem de gerenciamento de mudanças forte ajudará a educar os usuários sobre “o que há para eles” e ajudará bastante a garantir suporte e criar expectativas realistas.
Esta etapa, em conjunto com um forte programa de treinamento e apoio e incentivo contínuos, maximizará o potencial para uma implementação bem-sucedida.
ll – Aprendizado
Procure ativamente o feedback dos usuários. Algumas perguntas valiosas a serem feitas à medida que você avança na fase de implementação:
- O novo processo de fluxo de trabalho é intuitivo?
- O treinamento é suficiente?
- Os usuários experimentaram melhorias de produtividade?
- São necessários mais ajustes ou otimizações de processos?
Em seguida, repita o processo e continue se envolvendo até que esteja satisfeito com o fato de que o novo processo de negócios maximizou o trabalho em toda a organização.
O Passo Final: olhando para o futuro
Esta etapa final requer olhar além do presente para considerar possíveis necessidades futuras da sua empresa. Reflita sobre os motivos que inspiraram seus primeiros passos na jornada da digitalização de documentos.
Independente se o motivo foi garantir maior eficiência/produtividade, maior segurança de dados, redução de risco, maior conformidade, melhor resultado, maior vantagem competitiva. Qualquer que seja a motivação, provavelmente foi impulsionada por uma necessidade existente e presente. Portanto, é importante analisar se essa necessidade foi suprida e se a equipe reconheceu que o processo foi otimizado.
Embora seja importante considerar como sua organização pode mudar e evoluir no futuro, é igualmente valioso entender como as tecnologias e as plataformas de gerenciamento de documentos estão progredindo. A implementação de um sistema escalável leva sua estratégia para o próximo nível e reforça ainda mais o retorno do investimento. O roteiro para sua transformação digital exige que a combinação correta de decisões, processos e tecnologias seja aplicada em todas as etapas do ciclo de vida dos documentos.
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