Digitalização de documentos: Melhore a agilidade e produtividade na sua empresa

Nos dias de hoje, agilidade e eficiência são fundamentais para manter a competitividade. No entanto, muitas empresas brasileiras ainda enfrentam obstáculos devido ao excesso de papel e processos manuais. Em escritórios tradicionais, cada funcionário utiliza em média 10 mil folhas de papel por ano, e cerca de 25% do tempo de trabalho pode ser desperdiçado apenas na busca de documentos físicos extraviados ou arquivados.

Diante disso, a digitalização de documentos se tornou, nos últimos anos, prioridade estratégica: a adoção de documentos digitais no Brasil saltou de 25% antes da pandemia para 54% após esse período, refletindo a busca por mais produtividade e organização. Estudos recentes indicam que processos digitais bem estruturados podem elevar em até 30% a produtividade operacional das organizações, além de reduzir custos e otimizar o uso de espaço.

É por isso que empresas de todos os portes e setores estão investindo na conversão de seus acervos físicos em arquivos digitais, colhendo ganhos tangíveis em agilidade, eficiência e segurança da informação.

Digitalização de documentos: o que é e por que investir

Digitalizar documentos significa converter papéis e registros físicos em arquivos digitais acessíveis por computadores, tablets ou smartphones. Na prática, envolve escanear os documentos e armazená-los em formatos eletrônicos, como PDF ou imagem – muitas vezes aplicando tecnologias de reconhecimento de caracteres (OCR, do inglês Optical Character Recognition) para tornar o conteúdo pesquisável.

Mas a digitalização de documentos vai além de simplesmente criar cópias digitais – trata-se de repensar o fluxo de informação na empresa. Um processo de digitalização bem planejado inclui etapas como preparação e higienização dos papéis, indexação e categorização dos arquivos em um sistema de gestão eletrônico, e definição de políticas de acesso e segurança.

Em outras palavras, não é apenas passar documentos pelo scanner, e sim integrar esses arquivos ao dia a dia operacional de forma inteligente. Investir na digitalização traz benefícios claros. Primeiro, elimina-se a dependência do papel: contratos, relatórios, notas fiscais e prontuários deixam de ocupar espaço em armários e salas de arquivo, passando a existir em meio digital. Isso libera áreas físicas no escritório e reduz gastos com armazenamento tradicional. Além disso, reduz drasticamente o risco de perda ou dano de documentos importantes – diferentemente do arquivo físico, que pode sofrer com extravios, incêndios ou deterioração, o arquivo digital permite backup automático e protocolos de segurança avançados.

Outro ponto é a conformidade legal e regulatória: ao digitalizar e organizar documentos, fica mais fácil atender exigências de auditoria e legislação (como a Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD), já que as informações podem ser localizadas e controladas com precisão. Assim, a digitalização deixa de ser uma tendência para se tornar um imperativo estratégico, permitindo que empresas de diversos segmentos modernizem sua gestão documental e se preparem para os desafios da transformação digital.

Agilidade e produtividade por meio da digitalização

Um dos maiores ganhos da digitalização de documentos é o aumento imediato na agilidade dos processos internos. Com documentos digitalizados e bem organizados, as equipes conseguem encontrar informações em segundos usando uma simples busca no sistema, em vez de gastar horas folheando pastas físicas.

De acordo com a consultoria McKinsey, a implementação de um sistema digital de gerenciamento de arquivos pode elevar a produtividade em até 30%. Isso ocorre porque tarefas antes manuais e repetitivas são automatizadas ou simplificadas – o tempo despendido na execução de tarefas burocráticas caiu cerca de 90% em empresas que adotaram fluxos de trabalho digitais eficientes.

Na prática, atividades como protocolar documentos, obter aprovações ou compartilhar arquivos tornaram-se muito mais rápidas. Essa agilidade repercute diretamente na produtividade da equipe. Processos que antes se arrastavam por dias, aguardando um documento físico chegar à mesa de alguém, agora são concluídos em minutos via plataforma digital. A tomada de decisão também se torna mais dinâmica: gestores podem acessar dados e documentos em tempo real, de qualquer lugar, o que é especialmente relevante no contexto atual de trabalho remoto e distribuído.

Com a digitalização de documentos, colaboradores em home office ou filiais distantes têm o mesmo acesso imediato à informação que teriam na matriz, favorecendo a colaboração e a continuidade do negócio. Além disso, a redução do uso de papel e da necessidade de impressão não só gera economia – menos gastos com insumos e manutenção de impressoras – como também elimina etapas intermediárias que atrasavam a rotina, como despachar contratos por correio ou esperar a disponibilidade de uma cópia física.

O resultado é um ambiente de escritório mais enxuto e eficaz. A busca por informações torna-se rápida e precisa, permitindo responder clientes e parceiros com muito mais agilidade. Estudos de caso mostram que departamentos inteiros podem redirecionar horas antes perdidas em tarefas administrativas para atividades de maior valor estratégico. Em suma, digitalizar documentos acelera fluxos de trabalho, diminui o retrabalho por extravio de papéis e aumenta a capacidade de cada funcionário produzir mais em menos tempo. Em termos operacionais, a empresa ganha velocidade sem comprometer a qualidade ou a segurança das informações.

Gestão de documentos digitais e organização eficiente

Tão importante quanto digitalizar é saber gerenciar os documentos digitais de forma adequada. De nada adianta transformar pilhas de papel em arquivos eletrônicos se não houver um sistema eficiente de organização, classificação e acesso. Por isso, a gestão de documentos digitais é uma peça-chave após a digitalização. Essa gestão envolve o uso de softwares ou plataformas dedicadas,  que armazenam todos os arquivos em um repositório central, com recursos de busca avançada, controle de versões e definição de permissões de acesso para diferentes usuários. Nas empresas brasileiras, o uso de ferramentas digitais de gestão documental já é uma realidade em ascensão: atualmente, 53% das organizações no Brasil utilizam softwares desse tipo para administrar seus documentos. A Access, por exemplo, oferece o Portal All Store para seus clientes.

Com esses sistemas, localizar um contrato específico ou a ficha de um cliente torna-se questão de segundos, mesmo que o arquivo tenha sido criado anos atrás. A indexação por palavras-chave e metadados permite que se encontre informação relevante sem depender da memória de onde o documento foi guardado fisicamente. Além disso, a gestão digital assegura maior controle sobre o ciclo de vida dos documentos. É possível definir prazos de retenção, receber alertas para descarte seguro de documentos antigos e garantir que apenas pessoas autorizadas visualizem dados confidenciais.

Outro benefício é a rastreabilidade: toda ação realizada em um documento digital – visualização, edição, compartilhamento ou exclusão – pode ficar registrada no sistema. Isso traz transparência e controle, fatores importantes para auditorias internas e conformidade com normas como a LGPD. Aliás, a adequação à LGPD fica muito mais simples com uma gestão documental eficaz, já que a empresa consegue mapear e proteger dados sensíveis de forma organizada.

Guarda de documentos: do arquivo físico à armazenagem digital segura

Por muitos anos, a guarda de documentos esteve associada a salas e galpões repletos de caixas arquivadas, exigindo logística complexa para armazenar e recuperar papéis. Hoje, esse conceito passa por uma transformação: a guarda digital de documentos surge como alternativa mais ágil, segura e econômica.

Na guarda digital, os arquivos são mantidos em servidores seguros ou na nuvem, com backups redundantes e sistemas de proteção de dados. Isso significa que um documento importante não fica sujeito a danos físicos ou ao acesso não autorizado de pessoas não credenciadas rondando o arquivo morto – ele está protegido por criptografia, autenticação e controles de acesso digitais.

Do ponto de vista operacional, a armazenagem digital traz muitos ganhos para a empresa. Custos que antes eram dedicados a manter depósitos cheios de caixas, ou pagar pelo transporte de documentos entre filiais e escritórios, são praticamente eliminados. Um estudo apontou que a digitalização e o armazenamento eletrônico podem reduzir os gastos com documentação em cerca de 40%, inclusive diminuindo em 30% as despesas com manutenção de impressoras e equipamentos relacionados. Além da economia, há o ganho em tempo: solicitar um documento que está guardado digitalmente é questão de segundos, sem necessidade de deslocamento ou espera.

Isso impacta diretamente a agilidade de respostas a clientes e a execução de processos internos que dependem de arquivos históricos. Outro aspecto relevante é a longevidade e integridade do acervo documental. Documentos físicos estão sujeitos a degradação com o passar dos anos; já os arquivos digitais, se bem mantidos, preservam a integridade da informação indefinidamente.

Empresas que adotam a guarda digital conseguem manter seu histórico documental acessível e intacto, o que facilita consultas retroativas, análises históricas e até mesmo a proteção legal em disputas, por ter fácil acesso a comprovantes antigos. Vale ressaltar que algumas legislações exigem a conservação de certos documentos por vários anos – tarefa que se torna muito mais simples (e segura) quando feita digitalmente, com backups automáticos garantindo a preservação.

Por fim, a guarda digital complementa a gestão documental ao garantir que mesmo documentos que não precisam estar em uso corrente fiquem disponíveis quando necessário, sem ocupar espaço ou demandar custódia física. As empresas que combinam digitalização, gestão eficiente e guarda digital de documentos alcançam um patamar superior de produtividade e confiabilidade na administração de seus arquivos corporativos. Adotar a digitalização de documentos não é mais opcional – é um passo essencial para qualquer organização que queira melhorar sua agilidade e produtividade no escritório.

Ao converter papéis em arquivos eletrônicos e implementar uma gestão documental eficaz, as empresas ganham velocidade nos processos, reduzem custos e fortalecem a segurança das informações. Trata-se de um investimento que se paga em forma de operações mais enxutas, colaboradores mais produtivos e maior capacidade de adaptação às mudanças do mercado.

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