A digitalização de documentos no mercado financeiro está transformando a maneira como as instituições lidam com informações dos clientes. No ambiente financeiro, onde o volume de documentos físicos é massivo, a gestão tradicional de arquivos em papel é insustentável tanto em termos de custo quanto de eficiência.
Além da questão física, a digitalização de documentos também oferece benefícios estratégicos. No mercado financeiro, onde a tomada de decisões rápidas e informadas é crucial, o acesso imediato a informações precisas pode fazer a diferença. A digitalização permite analisar grandes volumes de dados, facilitando a identificação de tendências e a tomada de decisões mais rápidas e informadas.
Com os documentos armazenados digitalmente, as instituições financeiras podem acessar informações de maneira rápida e precisa, agilizando processos que anteriormente levariam dias ou até semanas para serem finalizados. Por exemplo, a aprovação de empréstimos ou a verificação de antecedentes financeiros podem ser realizadas em uma fração do tempo, melhorando a experiência do cliente e aumentando a produtividade.
A transição para um sistema digital não só elimina a necessidade de grandes espaços físicos, reduzindo drasticamente os custos imobiliários, como também potencializa a eficiência operacional com a utilização de tecnologias avançadas como a OCR (reconhecimento óptico de caracteres). Este salto tecnológico permite a digitalização ágil de grandes volumes de documentos, facilitando a pesquisa e o acesso rápido a informações críticas.
No Brasil, a digitalização de documentos no mercado financeiro já apresenta bons resultados. De acordo com um estudo da Febraban, a Federação Brasileira de Bancos, estima-se que 70% das transações bancárias no país já são realizadas digitalmente, o que evidencia a importância da digitalização no setor.
A redução de custos operacionais é um dos principais fatores que levaram o setor a investir na digitalização de documentos, com algumas instituições economizando até 30% nos gastos relacionados ao armazenamento e gestão de documentos físicos. Da mesma forma, a digitalização também permite que processos sejam automatizados, reduzindo a necessidade de intervenção manual e mitigando o risco de erros humanos, além de tornar esses processos mais ágeis e eficientes, o que também representa um aumento na rentabilidade da instituição.
A segurança é uma preocupação central no mercado financeiro, onde a proteção de dados confidenciais e informações pessoais é mandatória. Os documentos físicos são vulneráveis a uma série de ameaças, como roubo, perda, danos causados por incêndios ou inundações. A digitalização oferece uma camada adicional de segurança, permitindo o armazenamento de documentos em servidores seguros ou na nuvem, onde podem ser protegidos por criptografia e outras medidas de segurança cibernética. A conformidade regulatória também é fortalecida com a digitalização, uma vez que o processo facilita o cumprimento de normas rigorosas como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
A Access, por exemplo, utiliza tecnologia de ponta para garantir que os documentos digitalizados estejam protegidos contra acessos não autorizados e outras formas de ataques cibernéticos, tornando seu acesso simplificado e seguro por meio do Portal All Store, além de contar com soluções para a guarda e gestão de documentos físicos, contribuindo para a segurança física desses documentos.
Uma vez que os documentos estejam digitalizados, é possível criar de trilhas de auditoria detalhadas, documentando cada acesso e modificação, o que é essencial para a transparência e a responsabilidade. Essa transição tem acelerado a modernização de processos e a eficiência operacional, proporcionando um serviço mais ágil e seguro aos clientes.
A implementação da digitalização de documentos também tem um impacto positivo na sustentabilidade. A redução do uso de papel contribui para a conservação de recursos naturais e a diminuição da pegada de carbono das instituições financeiras. Empresas que adotam práticas sustentáveis não apenas reduzem seus custos operacionais, mas também melhoram sua imagem perante clientes e investidores, que cada vez mais valorizam a responsabilidade ambiental.
A Access oferece uma variedade de serviços e soluções para ajudar as instituições financeiras a transitar para um sistema de gestão documental digital. Isso inclui desde a digitalização inicial de arquivos até a implementação de sistemas de gerenciamento de documentos que permitem o controle e a organização desses documentos de maneira eficiente.
A empresa também oferta serviços de consultoria para ajudar as instituições a identificar áreas onde a digitalização pode ter o maior impacto, bem como para desenvolver estratégias de implementação que minimizem a interrupção das operações diárias.
Se você precisa começar um projeto de digitalização no setor Financeiro, fale com nossos especialistas e tenha toda a segurança para realizar a transição para um ambiente digital.
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