Em uma era digital, como a atual, a digitalização de documentos tem um papel crítico para otimizar a forma com que as empresas lidam com suas informações diariamente, impactando diretamente na gestão operacional e na estratégia de negócios.
E as formas com que ela faz isso são as mais diferentes possíveis. Por exemplo, a digitalização de documentos facilita aos gestores acompanhar o desempenho dos funcionários, contribui para tornar a comunicação com as equipes mais eficaz e também ajuda a reduzir processos manuais e a quantidade de papel no escritório. Ou seja, a digitalização torna a gestão mais eficiente e eficaz.
A digitalização de documentos, basicamente, é o processo de converter documentos físicos em papel ou outras mídias para formatos eletrônicos, permitindo seu fácil armazenamento e acesso.
Para esse processo, geralmente, é necessário utilizar scanners ou softwares que possibilitem a captura e conversão dos documentos físicos para arquivos digitais. Dessa forma, os documentos se tornam mais facilmente acessíveis, compartilháveis e seguros, tornando a gestão dessas informações mais efetiva.
A conversão dessas informações vai além da simples digitalização de documentos, envolve a indexação, reconhecimento óptico de caracteres e migração dos processos tradicionais para fluxos de trabalho digitais, garantindo a fácil recuperação e utilização dos dados nas operações de negócios da organização.
Os termos “digitalização” e “transformação digital” são utilizados de forma intercambiável frequentemente, entretanto, são processos muito diferentes.
A digitalização diz respeito à conversão das informações para um formato digital, enquanto a transformação digital visa incentivar o uso de tecnologias inovadoras para transformar uma operação e melhorar a eficiência e a produtividade das equipes.
A digitalização de documentos, portanto, é uma etapa crítica para a adoção da transformação digital, pois permite automatizar fluxos de trabalho e integrar as informações aos mais diversos sistemas empresariais, além de facilitar a análise de dados e otimizar os processos de decisão.
Em um cenário empresarial cada vez mais orientado por dados, todos os funcionários precisam ter acesso rápido e seguro às informações. Se uma empresa ainda depende de processos manuais e documentos físicos, a recuperação de informação, a proteção e os custos de armazenamento podem prejudicar a estratégia de negócios, tornando as decisões mais lentas e até dificultando o atendimento ao cliente. A digitalização de documentos resolve estas questões, melhorando a eficiência e a gestão organizacional. E os benefícios são claros:
A digitalização de documentos contribui para que a comunicação na organização seja transparente. Ferramentas e plataformas digitais tornam o compartilhamento de informações e a conexão entre os funcionários, clientes e parceiros mais clara e efetiva.
Com documentos críticos e confidenciais digitalizados, a análise dessas informações se torna mais fácil e ágil, permitindo seu uso para as lideranças tomarem decisões mais informadas. Por exemplo, pesquisas com clientes permitem identificar seu comportamento e necessidades, fornecendo subsídios para a implementação de uma estratégia de negócios baseada nessas necessidades.
Da mesma forma, a digitalização de documentos faz com que o acesso dos usuários a informações relevantes para o dia a dia de trabalho seja mais fácil, reduzindo o tempo que eles dedicam para recuperar documentos e dados. Além disso, muitas tarefas manuais podem ser automatizadas, otimizando fluxos de trabalho, fornecendo insights úteis e aumentando significativamente a produtividade das equipes.
Documentos digitalizados são mais fáceis de serem compartilhados e podem, até, serem editados por usuários diferentes ao mesmo tempo, melhorando a colaboração entre as equipes e tornando os fluxos de trabalho mais rápidos e eficientes. Utilizar ferramentas online de colaboração permite que esses usuários trabalhem de qualquer lugar, conectando as equipes e otimizando o andamento de projetos.
A digitalização de documentos, como permite que processos sejam automatizados, também aumenta a eficiência operacional. Por exemplo, pedidos podem ser rastreados em tempo real e o uso de processos automatizados de faturamento reduzem o tempo para o processamento de pagamentos.
Documentos em papel podem ser perdidos, roubados ou danificados. A digitalização de documentos os protege com mais eficiência. O uso da criptografia, sistemas de controle de acesso e proteção por senha otimizam a estratégia de segurança, reduzindo riscos de vazamentos. Além disso, protegem a empresa contra a perda de informações no caso de desastres naturais ou incidentes que podem tornar os documentos irrecuperáveis.
Todas as empresas precisam estar preparadas para atender às normas de conformidade e regulamentos de privacidade para proteger seus documentos corretamente, permitir seu acesso e retê-los pelo prazo adequado. Um sistema de gestão e digitalização de documentos garante a conformidade ao fornecer armazenamento seguro, assinaturas eletrônicas, trilhas de auditoria e rastreamento de versão para manter a integridade das informações.
Com a sustentabilidade sendo um tema cada vez mais importante para clientes, funcionários e fornecedores, a digitalização de documentos reduz a pegada de carbono da empresa, eliminando a necessidade de impressão. Com isso, a empresa elimina desperdícios e economia de custos, mantendo-se alinhada com as metas ESG.
A digitalização de documentos é crucial para tornar uma organização mais eficiente e produtiva. Ela permite reduzir custos e o impacto ambiental, ao mesmo tempo em que entrega aos usuários os recursos para acessar informações críticas com maior agilidade, segurança e eficiência.
Além disso, ela aumenta a transparência, a comunicação e a colaboração entre as equipes, permitindo uma tomada de decisões mais inteligente e fornecendo o suporte necessário para aumentar a competitividade nos negócios.
A Access conta com centros de imagens com profissionais qualificados e preparados para uma alta demanda de digitalização. Com certificação CDIA+ e scanners de última geração, transformamos informações criadas em papel ou outras mídias físicas em arquivos digitais que possibilitam seu armazenamento e fácil acesso pelo portal All Store, sistema acessível em qualquer dispositivo.
Se sua empresa está pronta para assumir o controle das suas informações, a Access conta com os recursos certos para otimizar a gestão operacional, contribuindo para que você tome as melhores decisões e proteja seus dados com eficiência. Entre em contato e conheça nossas soluções de gestão e digitalização de documentos.
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