Muitas empresas acumulam, ao longo dos anos, grandes acervos de documentos físicos arquivados. A digitalização de backlog consiste em converter esse acervo histórico em arquivos digitais, geralmente por meio de um projeto concentrado. O objetivo é modernizar a gestão documental, eliminando o excesso de papel de forma segura e eficiente.
Empresas de diversos setores estão investindo na conversão de seus acervos físicos para digital justamente para reduzir custos, otimizar espaço, reforçar a segurança da informação e avançar em práticas sustentáveis. Uma vez digitalizado o arquivo morto, a organização ganha rapidez no acesso aos dados e elimina a necessidade de manter depósitos ou salas de arquivo.
Isso se reflete em economia direta de custos de armazenamento e na liberação de áreas físicas antes ocupadas com papéis. No processo de digitalização de acervos antigos, é comum contar com parceiros especializados, dado o grande volume de documentos e a necessidade de equipamentos de alta produção.
Esses parceiros empregam scanners industriais de alta velocidade e equipes treinadas para garantir que mesmo arquivos antigos e frágeis sejam capturados com qualidade. Após digitalizados, os documentos passam a integrar um repositório digital central, tornando as consultas muito mais ágeis. De fato, buscar um documento em um arquivo digital é muito mais rápido e preciso do que vasculhar arquivos físicos, favorecendo a produtividade e até o trabalho remoto.
Além disso, a empresa pode eliminar impressoras, envios físicos de documentos e espaços de arquivamento, obtendo economia de recursos e aumento da eficiência operacional. Em suma, a digitalização do backlog permite resgatar informações “aprisionadas” no papel e colocá-las a serviço do negócio em formato digital, confiável e facilmente acessível.
Além de digitalizar o acervo legado, é fundamental implementar a digitalização no fluxo contínuo de novos documentos gerados ou recebidos diariamente. Esse modelo, muitas vezes chamado de day-forward scanning, integra a digitalização aos processos de negócio: à medida que novos documentos chegam (contratos, notas fiscais, formulários, correspondências etc.), eles são imediatamente convertidos em formato digital e inseridos no sistema corporativo.
Assim, evita-se a formação de um novo backlog e garante-se que toda a documentação corrente já nasça ou logo se torne digital. Na prática, a digitalização em fluxo contínuo envolve protocolos claros de captura documental no dia a dia. Por exemplo, uma empresa pode estabelecer que toda nota fiscal recebida fisicamente seja escaneada na recepção e enviada ao sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) antes de seguir para qualquer outra ação. Documentos gerados internamente podem ser produzidos em formato digital nativo ou, se emitidos em papel, digitalizados logo após sua emissão. Esse fluxo constante assegura um ciclo de informação ágil e integrado: os documentos já entram nos workflows eletrônicos, com possibilidade de automação de aprovações e assinaturas digitais, e ficam disponíveis para consulta imediata por equipes em diferentes locais.
Além disso, um processo de digitalização contínuo elimina a necessidade de futuras “forças-tarefa” de digitalização de arquivos acumulados, mantendo a empresa sempre atualizada e evitando retrabalho e custos elevados adiante. Em resumo, a digitalização no fluxo de novos documentos garante que a empresa permaneça paperless de forma sustentável, combinando produtividade com organização desde a origem da informação.
É importante distinguir entre uma digitalização simples, que gera apenas uma imagem digital do documento, e uma digitalização avançada, que agrega camadas de inteligência aos arquivos por meio de OCR, indexação e integração com sistemas de gestão eletrônica (GED/ECM).
Digitalização simples (imagem): consiste em escanear o documento e armazená-lo como imagem (por exemplo, PDF ou TIFF) sem processamento adicional. O resultado é um arquivo digital visualmente idêntico ao papel, porém sem capacidade de busca pelo conteúdo textual. Esse método atende à necessidade básica de reduzir o papel físico, mas possui limitações: localizar um dado específico requer abrir manualmente cada arquivo e ler seu conteúdo, quase como faria no papel original. A digitalização simples é útil para arquivamento passivo ou para documentos puramente referenciais, mas não explora todo o potencial da informação digitalizada.
Digitalização avançada (OCR, indexação e GED): envolve etapas adicionais que tornam os documentos pesquisáveis e organizados automaticamente. A tecnologia OCR (Optical Character Recognition) é aplicada para converter as imagens escaneadas em texto digital pesquisável.
Isso significa que, após o OCR, é possível realizar buscas por palavras-chave dentro dos documentos, extrair trechos de texto e até reutilizá-los – um salto enorme em produtividade em comparação à simples leitura visual. Além do OCR, a digitalização avançada inclui a indexação de cada documento, ou seja, o registro de metadados relevantes (como número do documento, tipo, data, autor, departamento, palavras-chave, etc.) para facilitar sua localização e recuperação.
Essa indexação pode ser feita manualmente por operadores ou de forma automatizada, aproveitando os dados extraídos pelo OCR ou por inteligência artificial. Um ponto central da digitalização avançada é a integração com um sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) ou ECM (Enterprise Content Management). Diferentemente de armazenar os PDFs em pastas de rede ou discos, o GED oferece um repositório estruturado e seguro onde os documentos digitalizados ficam organizados por categorias, com controle de versões, trilhas de auditoria e gestão de permissões de acesso. Assim, vários usuários podem acessar simultaneamente um documento digital, cada um do seu local de trabalho, e com controle sobre quem visualizou ou editou a informação.
Isso agiliza a colaboração entre equipes e evita os gargalos do mundo físico (um papel só pode estar em um lugar por vez; já o documento digital pode ser acessado por muitos, sem risco de extravio).
A digitalização profissional de documentos envolve uma série de etapas bem definidas para garantir qualidade, integridade e confiabilidade dos arquivos digitais resultantes. As principais etapas operacionais incluem:
Preparação e higienização: Antes de qualquer digitalização, os documentos físicos precisam ser preparados. Isso envolve higienizar o papel (remover poeira, sujeiras), desmetalizar (tirar grampos, clipes) e remover quaisquer itens que possam danificar os equipamentos ou prejudicar a imagem.
Os documentos são despregados de pastas ou encadernações quando necessário e organizados em uma ordem lógica. Nessa fase, também se identifica e separa material muito frágil ou em formatos especiais, podendo ser adotados cuidados diferenciados (por exemplo, uso de scanners planetários para livros encadernados, caso aplicável).
A preparação adequada é crítica para evitar problemas durante o escaneamento e assegurar a legibilidade de cada página digitalizada.
Escaneamento (digitalização física): Com os documentos prontos, inicia-se o processo de escaneamento em si. São utilizados scanners profissionais de alta velocidade, capazes de lidar com grandes volumes e diversos tamanhos de papel. Esses equipamentos geralmente possuem alimentadores automáticos de folhas (ADF) e sensores que detectam páginas duplas ou atolamentos, garantindo que nenhuma página seja ignorada.
Durante a digitalização, podem ser aplicados recursos automatizados de melhoria de imagem, como correção de contraste e brilho, remoção de manchas ou cortes de bordas, para aprimorar a qualidade visual.
Cada página em papel se converte em uma imagem digital. Se o scanner possui duplex automático, frente e verso são capturados simultaneamente, agilizando o processo. Nesta etapa, é essencial configurar a resolução adequada (geralmente 300 dpi ou mais) e o modo de cor (preto e branco, escala de cinza ou colorido) conforme o tipo de documento, de forma a assegurar que todos os detalhes relevantes fiquem visíveis. O resultado do escaneamento são arquivos de imagem (geralmente no formato TIFF ou PDF) representando fielmente os documentos originais.
OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres): Após obter as imagens digitais, aplica-se o OCR – tecnologia que converte texto impresso em texto digital editável e pesquisável.
Softwares avançados de OCR analisam cada página digitalizada identificando padrões que correspondem a letras, números e outros caracteres, criando um layer de texto sobre a imagem. Com isso, o conteúdo antes “travado” na imagem passa a ser indexável e consultável.
Por exemplo, um contrato digitalizado poderá ser pesquisado pelo nome do cliente ou pelo número do contrato diretamente, sem precisar abrir documento por documento. O OCR reduz drasticamente o tempo de localização de informações e elimina a necessidade de digitação manual de dados, também evitando erros humanos de reentrada de informação.
Em alguns casos, principalmente quando há formulários ou layouts complexos, técnicas de IA e machine learning podem complementar o OCR para extrair dados específicos (como valores, datas, CPF/CNPJ em notas fiscais, etc.), automatizando ainda mais o processo.
Ressalta-se que a acurácia do OCR depende da qualidade da imagem; por isso as etapas anteriores de preparação e escaneamento em alta qualidade influenciam o sucesso desta etapa.
Indexação e catalogação: Com os textos reconhecidos e/ou dados extraídos, procede-se à indexação dos documentos. Nesta etapa são atribuídos metadados a cada arquivo digital – por exemplo: tipo documental (contrato, nota fiscal, relatório), data do documento, departamentos envolvidos, palavras-chave, número do processo etc.
A indexação pode ser semiautomática (o sistema sugere campos com base no OCR e um operador confere) ou totalmente manual, dependendo do grau de automação disponível. O importante é que cada documento digitalizado tenha referências que permitam encontrá-lo rapidamente no repositório através de buscas ou filtros.
Também é feita a classificação em pastas virtuais ou categorias definidas pela empresa, espelhando ou aprimorando a organização que existia no arquivo físico.
Documentos críticos podem receber marcadores de confidencial, urgente ou outras sinalizações úteis. Essa fase garante que, ao inserir milhares de novos arquivos digitais no sistema, eles não se percam em uma massa desorganizada – ao contrário, estarão estruturados de forma lógica, facilitando a gestão do acervo digital.
Controle de qualidade: Nenhum processo de digitalização seria completo sem um rigoroso controle de qualidade (QC). Após digitalizar e indexar, equipes especializadas realizam a conferência minuciosa dos arquivos digitais, verificando se todas as páginas foram capturadas, se estão legíveis, sem distorções ou cortes, e se os metadados atribuídos estão corretos.
Amostragens são checadas e, muitas vezes, 100% dos documentos críticos passam por revisão. Caso sejam detectadas falhas (páginas inclinadas, arquivos truncados, identificação incorreta), faz-se a correção necessária: re-scan da página, ajuste de imagem ou reindexação.
Esse controle de qualidade é fundamental para assegurar a integridade e fidelidade do acervo digital em relação ao original físico. Somente após a aprovação nessa etapa é que os documentos digitalizados são liberados para uso geral pelo cliente (por exemplo, disponibilizados no sistema GED da empresa).
Armazenamento e integração em sistema: Com os documentos já digitalizados, reconhecidos e validados, eles são então integrados ao repositório digital ou sistema de gestão documental da organização. Isso pode envolver a importação dos arquivos e metadados para um software de GED corporativo, um ECM ou mesmo módulos de gestão documental dentro do ERP corporativo.
Em muitos casos, os prestadores de serviço de digitalização fornecem um portal seguro para acesso aos arquivos digitalizados – por exemplo, a Access disponibiliza os arquivos no portal All Store, de onde os clientes podem acessar suas informações de qualquer lugar, conforme permissões definidas.
O armazenamento digital requer também políticas de backup e segurança: normalmente os arquivos ficam replicados em servidores ou na nuvem, com backups regulares, garantindo proteção contra perda de dados. Nessa fase, é essencial assegurar que somente pessoas autorizadas possam acessar cada tipo de documento, atendendo às políticas de segurança da informação e privacidade (especialmente se contiverem dados pessoais cobertos pela LGPD).
O resultado final é um acervo digital corporativo, acessível de forma rápida via buscas por texto ou filtros, integrado aos processos de negócio (por exemplo, o documento digital pode ser vinculado a um processo de aprovação eletrônico, a um workflow de pagamento, etc.), dando continuidade operacional sem o uso de papel.
Destino do documento físico (descarte ou guarda segura): Após a digitalização e integração, é necessário dar um destino adequado aos documentos originais em papel. Duas possibilidades se apresentam: a destruição segura dos documentos físicos digitalizados ou a guarda física em local seguro. A decisão depende de requisitos legais e de gestão. Graças à legislação brasileira atual, documentos digitalizados conforme os padrões legais podem substituir os originais em papel para todos os efeitos, permitindo que os originais sejam descartados, exceto nos casos em que alguma lei exija sua preservação física.
Assim, para grande parte dos documentos empresariais, uma vez verificado que a versão digital está íntegra e válida, procede-se à destruição segura: eles são triturados ou incinerados por empresas especializadas, com emissão de certificado de destruição, garantindo confidencialidade e proteção de dados (atendendo inclusive à LGPD no que tange ao descarte definitivo de dados.
Em outros casos, se os documentos originais tiverem valor legal, fiscal ou histórico que exija sua retenção (por exemplo, livros fiscais requeridos por 5 anos, documentos societários específicos, arquivos de valor permanente etc.), a empresa pode optar pela guarda física terceirizada: os papéis são armazenados em instalações seguras e controladas (como centros de arquivo) pelo prazo necessário.
A Access, por exemplo, oferece serviços de guarda de documentos físicos em ambiente seguro para clientes que precisam reter alguns originais. Em ambos os cenários, é crucial que haja rastreabilidade desde a digitalização até o descarte ou arquivamento físico, de modo que a empresa tenha total controle sobre o ciclo de vida de cada documento.
Seguindo essas etapas operacionais com rigor, a digitalização de documentos ocorre de forma confiável e padronizada, garantindo que os arquivos digitais possam ser usados com a mesma (ou maior) facilidade que os documentos em papel, porém com todos os ganhos de eficiência, segurança e economia que o meio digital proporciona.
A digitalização de documentos traz uma série de benefícios tangíveis e intangíveis para as empresas, muitos dos quais têm sido quantificados em estudos recentes.
Abaixo destacamos os principais benefícios – produtividade, economia, segurança, governança e outros – juntamente com dados que ilustram o impacto positivo dessa prática:
Maior produtividade e agilidade nos processos: A digitalização elimina atrasos na localização e compartilhamento de informações, acelerando fluxos de trabalho. Um estudo da McKinsey & Company indicou que a produtividade pode aumentar em até 30% com a digitalização de documentos.
Isso ocorre porque funcionários deixam de desperdiçar tempo procurando papéis em arquivos físicos ou retrabalhando documentos perdidos. Na gestão pública, por exemplo, observou-se que a digitalização reduz em até 80% o tempo gasto na busca e recuperação de documentos – um dado impressionante que se aplica também ao setor privado.
Com arquivos organizados digitalmente, a busca por informações torna-se mais rápida e precisa, o que favorece inclusive o trabalho remoto e decisões mais ágeis dentro da empresa. Em suma, processos antes lentos e burocráticos dão lugar a fluxos digitais eficientes, elevando a produtividade das equipes e permitindo que elas foquem em tarefas de maior valor.
Redução de custos operacionais: O custo de manter processos baseados em papel é significativo – e amplamente cortado pela digitalização. Ao migrar para documentos digitais, as empresas economizam em impressões, papel, insumos de copiadoras e manutenção de equipamentos físicos, assim como em despesas de envio de documentos (correios, motoboys) e armazenamento externo de arquivos.
A eliminação ou redução drástica desses elementos gera uma economia direta no orçamento. Em diversos casos, a automação associada à digitalização (por exemplo, uso de OCR para extrair dados automaticamente) pode reduzir custos em até 70% em processos envolvendo documentos, segundo demonstração recente da KPMG.
Cada organização terá um percentual diferente de economia, mas o consenso é claro: digitalizar documentos diminui custos operacionais recorrentes de forma significativa. Esses recursos economizados podem ser reinvestidos em áreas estratégicas do negócio, aumentando a competitividade da empresa.
Economia de espaço físico e infraestrutura: Arquivos em papel ocupam um espaço valioso dentro das empresas. Conforme um levantamento da AIIM, documentos físicos podem ocupar entre 10% e 30% do espaço de um escritório – área que poderia ser utilizada para estações de trabalho adicionais, salas de reunião ou outras finalidades produtivas.
Com a digitalização, esse espaço é liberado: armários, estantes e caixas de documentos deixam de lotar o ambiente corporativo. Em vez de expandir escritórios ou alugar depósitos extras para guardar papéis, a empresa consegue otimizar sua ocupação imobiliária, muitas vezes podendo até reduzir metros quadrados e economizar em aluguel e condomínio.
Aliado a isso, diminui-se também o custo de infraestrutura de arquivo (como climatização para preservar papéis, sistemas de combate a incêndio robustos para depósitos de documentos, etc.). Vale notar que, segundo dados do mercado imobiliário, os alugueis comerciais subiram cerca de 8% em 2024 no Brasil; portanto, liberar área ocupada com papel traz economia financeira significativa.
Além do aspecto econômico, essa otimização de espaço reflete em ambientes de trabalho mais organizados e até em práticas sustentáveis, já que reduz a necessidade de construir ou manter instalações apenas para armazenar papel. Digitalizar a papelada libera espaço e traz vantagens como sustentabilidade, redução de custos, maior eficiência e menor risco de perdas ou danos.
Segurança da informação aprimorada e menor risco operacional: Manter documentos críticos apenas em papel envolve riscos elevados – perda, extravio, danos por incêndio ou enchentes, ou acesso indevido sem rastros. A digitalização, quando feita com boas práticas, fortalece a segurança dos dados e reduz diversos riscos. Documentos digitalizados podem ser protegidos por senhas, criptografia e backups, medidas impossíveis no mundo físico.
Diferentemente de um papel confidencial esquecido sobre uma mesa, um arquivo digital pode ser armazenado em repositório seguro onde só pessoas autorizadas conseguem acessá-lo.
Além disso, sistemas GED registram quem acessou ou alterou cada documento, oferecendo rastreabilidade e auditabilidade completas. Isso diminui o risco de violações de segurança e melhora a capacidade de investigar eventuais incidentes. No aspecto de continuidade de negócios, ter cópias digitais resilientes (armazenadas na nuvem ou data centers redundantes) significa que mesmo se ocorrer um desastre físico (como um incêndio no arquivo), as informações continuam disponíveis digitalmente – evitando a interrupção operacional.
Estudos ressaltam que a digitalização protege documentos contra perdas e danos físicos e evita extravios que ocorriam em ambientes puramente manuais. Até erros humanos comuns, como arquivamento incorreto de pastas, são mitigados quando se dispõe de buscas eletrônicas e um sistema que organiza automaticamente os arquivos.
Em resumo, a informação digitalizada fica mais segura e sob controle, reduzindo riscos operacionais de diversos tipos (perdas de documentos, acessos não autorizados, multas por extravio de comprovações, etc.).
Governança da informação e conformidade (LGPD e outras normas): A digitalização traz um impacto positivo direto na governança corporativa da informação e no cumprimento de regulamentações como a LGPD. Ao migrar documentos para plataformas digitais, as empresas conseguem conhecer, proteger e controlar seus dados organizacionais de forma muito mais eficaz.
Políticas de retenção e descarte podem ser implementadas com automatização – por exemplo, deletar ou arquivar documentos após vencidos os prazos legais – garantindo que a empresa não mantenha dados além do necessário (exigência da LGPD).
Além disso, fortalece-se o controle sobre quem acessa quais informações, evitando manuseio indevido de dados pessoais sensíveis e permitindo demonstrar conformidade em auditorias. Como destacou o CEO de uma especialista em gestão documental, a digitalização ajuda as empresas a ficarem em conformidade com a LGPD, ao agilizar o acesso autorizado aos dados e reforçar o controle sobre eles.
Há também benefícios para outras frentes regulatórias: por exemplo, com documentos digitais bem indexados, atender a uma fiscalização ou e-discovery jurídico torna-se mais rápido e confiável, pois é possível localizar exatamente os arquivos solicitados em minutos. A governança da informação se apoia na rastreabilidade e integridade dos documentos – atributos obtidos quando se segue um processo de digitalização estruturado e adoção de um GED robusto.
Isso mitiga riscos de penalidades e danos à imagem do negócio, pois a empresa consegue provar que gerencia seus documentos e dados de acordo com as leis e normas aplicáveis.
Além desses pontos, vale mencionar também o benefício ambiental: a digitalização reduz drasticamente o consumo de papel, toner e outros materiais, contribuindo para metas de sustentabilidade e ESG das empresas.
Empresas “paperless” têm menor impacto ecológico e demonstram compromisso com a inovação sustentável. Todos os benefícios listados acima — produtividade, economia, segurança, compliance e sustentabilidade — tornam a digitalização de documentos uma estratégia altamente vantajosa para grandes organizações. Não por acaso, cada vez mais empresas investem nesse processo; a própria consultoria McKinsey identificou a digitalização documental como componente-chave para eficiência operacional e redução de custos.
Trata-se, em última instância, de preparar a empresa para competir num mercado cada vez mais digital, ágil e orientado por dados.
No Brasil, a digitalização de documentos ganhou um importante respaldo legal com o Decreto nº 10.278/2020, que estabeleceu os requisitos técnicos para que documentos digitalizados tenham o mesmo efeito legal dos originais em papel.
Em outras palavras, seguindo-se esses padrões, um arquivo digital pode substituir o documento físico em processos judiciais, administrativos e demais fins, sem que seja questionada sua validade. Isso é extremamente relevante para as empresas, pois viabiliza projetos de eliminação de papel com segurança jurídica.
Para que a digitalização certificada seja válida, é preciso atender a uma série de exigências técnicas e procedimentais definidas no decreto e em normas correlatas. Dentre os principais requisitos, destacam-se:
Resolução e qualidade da imagem: Os documentos devem ser digitalizados com resolução suficiente para garantir sua legibilidade e fidelidade. O Conselho Nacional de Justiça recomenda resolução mínima de 300 dpi para textos (e até 600 dpi para plantas e mapas) e uso de colorização adequada (escala de cinza ou RGB) conforme as características do documento original.
Isso evita perda de detalhes importantes durante a conversão para digital. Em suma, a imagem digital deve ser clara e completa, preservando todas as informações visíveis no papel.
Formato de arquivo adequado: O decreto orienta o uso de formatos que assegurem a preservação a longo prazo. O principal é o PDF/A (Portable Document Format – Archival), padrão ISO para arquivamento de documentos digitais.
O PDF/A garante que o documento retenha seu layout, fontes e conteúdo de forma estável ao longo do tempo e suporta recursos de segurança (como assinaturas digitais e criptografia). Outros formatos podem ser usados em casos específicos (ex: PNG para imagens de fotografias, conforme anexos do decreto, mas para documentos textuais o PDF/A é o mais indicado. Além disso, caso haja compressão de arquivos, deve ser sem perda de informação (lossless).
Assinatura digital com certificado ICP-Brasil: Este é um ponto-chave. Cada documento digitalizado, para ter valor legal, deve ser assinado digitalmente com um certificado no padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Essa assinatura digital, emitida por autoridade certificadora credenciada (como token ou certificado em nuvem vinculado ao responsável), assegura a autenticidade (autoria da digitalização) e a integridade do documento – qualquer alteração posterior no arquivo digital invalida a assinatura, sinalizando possível fraude. Em outras palavras, a assinatura digital funciona como um “carimbo de confiabilidade” garantido pelo uso de criptografia e certificados oficiais, vinculando o documento digital a quem o digitalizou e impedindo adulterações silenciosas.
Metadados de indexação e comprovação: O processo de digitalização certificada exige a geração e inclusão de metadados mínimos sobre cada documento digitalizado. Esses metadados incluem, por exemplo: data e hora da digitalização, identificação do responsável pela digitalização (pessoa física ou jurídica), hash criptográfico da imagem (uma espécie de “impressão digital” do arquivo para verificar integridade), tipo documental, entre outros campos conforme o Anexo II do decreto.
A presença desses metadados garante rastreabilidade e auditabilidade – é possível verificar quando, onde e por quem um documento foi digitalizado, e assegurar que o arquivo não foi corrompido. O registro completo dessas informações é crucial para que, anos depois, a empresa consiga demonstrar em juízo ou auditoria que aquele PDF foi obtido de um original físico seguindo todos os protocolos exigidos.
Procedimentos de qualidade e segurança durante a digitalização: O decreto também ressalta que os procedimentos e tecnologias utilizados devem garantir a integridade, confiabilidade, rastreabilidade e, quando aplicável, a confidencialidade dos documentos digitalizados.
Isso implica manter um ambiente controlado durante a digitalização: por exemplo, implementar uma Unidade Técnica de Digitalização (UTD) com acesso restrito, equipamentos desconectados da internet pública, uso apenas de softwares oficiais e atualizados, e equipe treinada e comprometida com termos de sigilo.
Todas as etapas do processo devem ser documentadas e monitoradas – desde a recepção do lote de documentos físicos, passando pela preparação, escaneamento, até o armazenamento final – registrando eventos e responsáveis.
Esse rigor procedimental assegura que não haja substituição indevida de páginas, falhas não percebidas ou violações de segurança durante o processo de digitalização certificado.
Atendidos todos esses requisitos, os documentos digitalizados “produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais”, conforme estabelece o decreto. Isso permite que a empresa utilize os arquivos digitais em qualquer instância legal ou administrativa no lugar do papel.
Importante frisar que, após a digitalização nos moldes do decreto, o documento físico pode ser descartado, salvo se houver previsão legal de guarda do original (por exemplo, em casos de valor histórico ou determinadas obrigações legais).
Assim, a empresa ganha em eficiência sem correr risco jurídico, desde que respeite essas exceções. Antes de destruir qualquer original, recomenda-se verificar se não há exigência específica de conservação; em dúvida, órgãos arquivísticos (como o CONARQ) podem ser consultados sobre valores históricos ou permanentes de certos documentos.
Outro ponto a destacar é a responsabilidade: o decreto (art. 8º) estabelece que a responsabilidade pela conformidade da digitalização é do detentor do documento, mesmo que ela seja executada por terceiros. Ou seja, se uma empresa contrata um prestador para digitalizar, ainda assim cabe à empresa assegurar-se de que o prestador segue todos os requisitos.
Portanto, é fundamental escolher parceiros de digitalização confiáveis e experientes, que atuem dentro das normas e possam certificar o processo. Empresas com expertise em gestão documental geralmente já possuem estruturas e certificações adequadas para a tarefa. No Brasil, por exemplo, a Access segue estritamente as diretrizes legais vigentes – incluindo o Decreto 10.278/2020 – em seus serviços, garantindo que os documentos digitalizados pelos seus centros de imagem estejam em total conformidade para substituir os originais.
Em síntese, a digitalização certificada oferece enorme vantagem às empresas (validade legal dos digitais e eliminação de volumes de papel), mas exige atenção a detalhes técnicos e legais. Com o suporte de especialistas e a observância fiel às normas, as organizações podem digitalizar com tranquilidade jurídica, reforçando a confiança nos seus arquivos digitais.
Implementar a digitalização de documentos em grande escala é uma empreitada estratégica que requer não apenas tecnologia, mas também experiência e rigor nos processos. É nesse contexto que contar com um parceiro especializado como a Access faz toda a diferença para grandes empresas no Brasil.
A Access é uma referência em gestão de documentos e informação, oferecendo serviços completos de digitalização com altos padrões de qualidade, segurança e aderência normativa. Um dos diferenciais centrais da Access está na robustez de sua infraestrutura tecnológica e equipe especializada.
Os centros de digitalização de imagem da Access contam com profissionais altamente qualificados (certificados, inclusive com CDIA+) e scanners de última geração, capazes de lidar com demandas de digitalização em altíssimo volume.
Isso significa que, seja um backlog de milhões de páginas ou o fluxo contínuo diário de documentos, a Access possui capacidade instalada para executar o trabalho com agilidade e precisão. Seus equipamentos permitem digitalizar não apenas papel comum, mas também formatos especiais como microfilmes e microfichas, convertendo todo tipo de acervo físico em arquivos digitais padronizados.
Além disso, a Access incorpora tecnologias modernas em seus processos – incluindo OCR avançado, automação e inteligência artificial – para garantir indexação automática de informações e integração dos documentos digitalizados aos sistemas corporativos do cliente de forma transparente. Esse uso intensivo de tecnologia resulta em eficiência e qualidade superiores, minimizando erros e acelerando prazos de entrega.
No quesito segurança e rastreabilidade, a Access adota as melhores práticas do mercado. Todos os projetos são conduzidos sob estritos protocolos de confidencialidade e proteção de dados: as instalações de digitalização têm acesso controlado, os funcionários recebem treinamento em segurança da informação e assinam termos de sigilo, e não há conexão dos equipamentos de digitalização a redes inseguras.
Cada etapa do processo é monitorada e registrada, garantindo rastreabilidade completa – desde o momento em que a caixa de documentos físicos é recebida, passando pela digitalização (com registro de operador, data e hora), até a entrega dos arquivos digitais e destinação dos originais.
Essa capacidade de auditoria integral traz tranquilidade aos gestores, que podem auditar o processo a qualquer momento e comprovar a integridade e origem de cada documento digitalizado. A rastreadibilidade é também suportada por sistemas da Access que etiquetam e acompanham cada documento, evitando qualquer extravio ou troca de páginas durante o fluxo.
Outro aspecto crítico é a conformidade normativa, e aqui a Access se destaca por sua aderência irrestrita às legislações e normas técnicas. Os serviços de digitalização da Access são desenhados para atender plenamente o Decreto 10.278/2020, bem como outras regulamentações setoriais aplicáveis. Isso inclui digitalizar nas resoluções e formatos corretos, aplicar certificação digital ICP-Brasil quando requerida e manter todos os metadados e registros necessários para validação jurídica dos documentos.
A Access mantém atualizadas suas práticas conforme evoluem as normas – por exemplo, incorporando prontamente novas diretrizes do CONARQ ou requisitos da LGPD no tocante a dados pessoais. Assim, os clientes da Access podem ter a segurança de que seus acervos digitais estão conformes à lei, evitando quaisquer riscos legais futuros.
Vale ressaltar que a Access possui certificações e afiliações que vão além do padrão da indústria, demonstrando seu comprometimento com qualidade e conformidade (como a certificação ISO/IEC, adesão a programas internacionais de privacidade de dados, entre outros – informações disponíveis em seu site institucional).
Em termos de serviços integrados, a Access oferece uma solução ponta-a-ponta. Isso abrange desde a logística (coleta dos documentos na empresa cliente com transporte seguro e rastreado), passando pela preparação, digitalização, indexação e controle de qualidade já descritos, até a disponibilização dos arquivos digitais em plataforma segura.
Os clientes podem acessar seus documentos via Portal All Store ou integrar os dados diretamente ao seu sistema interno, conforme a necessidade. Além disso, a Access pode cuidar da guarda física temporária ou do descarte seguro dos originais pós-digitalização, seguindo todas as leis ambientais e de privacidade na destruição de documentos confidenciais.
Essa abordagem integrada e personalizada significa menos preocupações para a empresa cliente – todo o processo é gerenciado com transparência e altos níveis de serviço, permitindo que a equipe interna do cliente foque em seu core business enquanto a Access cuida da transformação digital dos documentos.
Em um mercado cada vez mais competitivo e regulado, contar com a Access para digitalização documental é uma decisão estratégica inteligente, que impulsiona a eficiência operacional hoje e prepara o caminho para inovações futuras na gestão da informação corporativa.
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