A digitalização de documentos é uma solução para evitar desperdício de tempo na busca por arquivos físicos. Esse processo ajuda a deixar a documentação da empresa mais organizada, facilitando a procura pelo material. Com essa tecnologia, o colaborador tem a possibilidade de acessar os documentos de qualquer lugar, seja em home office ou em uma viagem de negócios.
O modelo de trabalho híbrido vem sendo adotado por diversas empresas ao redor do mundo. Uma pesquisa com líderes e gestores de Recursos Humanos, realizada pela Great Place to Work (GPTW), afirma que dos 2.654 entrevistados 66% acham que o modelo híbrido será o mais adotado em 2022.
Quais são os benefícios da digitalização de documentos?
Digitalizar documentos facilita o armazenamento e o gerenciamento de dados de uma organização. Trata-se de uma maneira de disseminar mais facilmente as informações entre funcionários da empresa e agilizar a busca por arquivos, além de aumentar a segurança, pois somente pessoas autorizadas terão acesso aos documentos. Confira abaixo mais alguns benefícios da digitalização de documentos.
Aumento da segurança das informações
Quando falamos de documentos, informações e dados, uma das principais preocupações das empresas é a segurança. Hoje, é comum vermos nos jornais casos de corporações, bancos e outros departamentos sendo invadidos por hackers, por isso, investir em segurança é essencial para evitar grandes problemas.
Além disso, informações de colaboradores, clientes, empresas e documentos financeiros devem ser armazenados – fisicamente ou digitalmente – de acordo com as normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Descarte de acordo com a lei
Toda empresa que lida com documentos, informações, registros e dados deve saber onde e como descartar arquivos e documentos importantes de forma segura, impossibilitando a recuperação de qualquer informação sensível. Outro ponto importante é saber o que a lei exige das empresas no procedimento de descarte de documentos.
Facilidade no acesso dos arquivos
Hoje, com a maioria das empresas atuando no regime híbrido ou home office, é essencial garantir facilidade no acesso de arquivos e documentos para que a equipe atue sem grandes impactos na produtividade.
No entanto, é preciso também restringir o acesso de pessoas não autorizadas para evitar que os documentos sejam perdidos, excluídos, alterados, roubados ou que sofram qualquer tipo de dano. Portanto, é preciso facilitar o acesso à pessoas autorizadas mas também aumentar o bloqueio à pessoas não autorizadas.
Otimização do espaço físico
O espaço físico também entra em pauta quando o assunto é digitalização de documentos. Os arquivos físicos certamente tomam um espaço grande em empresas que atuam com um elevado número de colaboradores e clientes. Com a digitalização de documentos é possível otimizar esse espaço, uma vez que todos os arquivos estarão em nuvens, pode-se desenvolver uma área de descanso, de lazer ou até mesmo migrar para um escritório menor.
O impacto da digitalização de documentos no trabalho híbrido
Alguns pontos são essenciais para o trabalho híbrido funcionar de forma produtiva e assertiva, um deles é a organização. Muitos colaboradores dependem de documentos para efetuar o trabalho, por isso, ao utilizar um sistema de gerenciamento eletrônico, os documentos são organizados, identificados e separados de acordo com o assunto, possibilitando que o trabalho seja executado de forma objetiva.
Outro ponto essencial é a economia de tempo. Com o trabalho no regime híbrido, o número de reuniões tende a aumentar, uma vez que todos os assuntos precisam ser tratados virtualmente. Por isso, a digitalização de documentos proporciona uma economia de tempo gerada pela agilidade na localização de arquivos.
Com essa economia de tempo é possível também aumentar a produtividade da equipe. Isso acontece pois os documentos poderão ser encontrados em poucos segundos, sendo assim, quando algo importante acontecer, a tomada de decisão pode ser feita de forma mais ágil.
Por isso, digitalizar a documentação e tornar os arquivos da empresa acessíveis para os colaboradores é essencial para otimizar espaços físicos, aumentar a segurança das informações, agir de acordo com a LGPD e aumentar a produtividade da equipe.
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