Seja uma pequena empresa buscando proteger suas informações ou uma grande organização, a segurança de dados é vital para fortalecer o relacionamento entre empresa e cliente. Contar com uma estratégia de proteção de dados que realmente coloque as informações confidenciais em segurança não é uma opção, mas uma medida vital para que os negócios estejam preparados para enfrentar as crescentes ameaças cibernéticas.
E onde a digitalização entra nessa equação? Ela é vital para tornar a gestão de registros e informações mais eficaz. Ela é essencial para priorizar a segurança e confidencialidade dos dados, permitindo a implementação de medidas de segurança digitais e físicas, principalmente para tornar a transição de registros e documentos físicos para digitais mais segura.
Documentos confidenciais são um importante ativo para as empresas. Eles contêm informações confidenciais, propriedade intelectual, registros e documentos de clientes, dados financeiros e outras informações críticas para os negócios.
Exatamente por isso, é fundamental protegê-los contra violações de dados que podem resultar em consequências graves, que vão desde perdas financeiras e danos à reputação até problemas de conformidade e repercussões legais, gerando multas e outras punições.
Proteger documentos físicos durante a digitalização é apenas um dos passos, afinal, antes de serem digitalizados, eles precisam ser recebidos, manuseados e, apenas depois disso, enviados para serem digitalizados. Claro, esse processo pode ser realizado internamente, mas contar com um parceiro experiente pode se mostrar benéfico, já que ele conta com medidas de segurança robustas para proteger as informações durante todo seu ciclo de vida.
Como os documentos serão enviados para fora, o parceiro precisa contar com recursos de proteção física que garantam a segurança das informações. Primeiramente, o uso de câmeras de vigilância demonstra que o local é constantemente monitorado. Além disso, o parceiro precisa contar com protocolos de segurança para a entrada de pessoas no ambiente, para evitar que pessoas não autorizadas acessem os locais onde eles são armazenados.
Criar áreas de trabalho segmentadas com base na sensibilidade do documento que será digitalizado também contribui para aumentar a segurança de dados, já que não há um acesso específico para a entrada, mas vários setores nos quais apenas pessoas autorizadas podem acessar.
O acompanhamento de visitantes também é um fator importante para garantir a segurança de dados. Em determinadas áreas, eles poderão apenas circular acompanhados de um funcionário designado. Com isso, a empresa garante que ele não terá acesso a nenhum documento ou irá para áreas não autorizadas.
Além disso, o provedor de serviços de digitalização de documentos também precisa estar preparado para lidar com desastres naturais e outros incidentes que possam destruir esses documentos antes, durante e depois da digitalização.
Como esses documentos físicos provavelmente se tornarão arquivos digitais, é vital que a digitalização de documentos ande ao lado da segurança de dados para que os arquivos digitais sejam protegidos adequadamente contra ataques cibernéticos.
Isso exige a implementação de alguns recursos:
Da mesma forma que o acesso aos documentos físicos precisa ser monitorado e controlado, no caso de arquivos digitais, a implementação de medidas robustas de controle de acesso é fundamental para garantir que apenas usuários autorizados terão acesso às informações confidenciais. Isso implica na implementação de um controle de acesso baseado em função e adoção de uma política de senhas fortes.
A criptografia de dados já se tornou um fator crítico para a segurança de dados. A tecnologia deve ser utilizada durante a transmissão dos dados e também em repouso, garantindo uma camada adicional de segurança. Como converte os dados em um formato ilegível, a criptografia os torna inúteis para usuários não autorizados.
Manter sistemas, ferramentas, sistemas operacionais e aplicativos atualizados com os mais recentes patches de segurança é crucial para a segurança de dados. Como criminosos buscam constantemente por vulnerabilidades causadas por sistemas desatualizados, esse processo garante a proteção contra ameaças conhecidas.
Talvez um dos fatores mais importantes para a segurança de dados, o treinamento e conscientização dos funcionários é essencial para evitar violações de dados que dependam do erro humano para serem bem-sucedidas. Por isso, investir em programas de treinamento abrangentes para educar e atualizar as equipes sobre as melhores práticas de segurança de dados, tipos de golpes de engenharia social e phishing, entre outros riscos, é uma forma eficiente de reduzir riscos.
A digitalização de documentos torna o compartilhamento de documentos mais fácil e ágil, mas é importante utilizar plataformas que contem com recursos de criptografia de ponta a ponta para garantir a proteção desses arquivos durante a transmissão e que eles possam ser acessados apenas por usuários autorizados.
Um plano de recuperação de desastres só será bem-sucedido se a estratégia de backups for eficiente. Além de implementar backups regulares, a empresa pode contar com sistemas que automatizam esse processo, protegendo as informações no local e na nuvem e garantindo que as informações sejam facilmente recuperadas no caso de ocorrer algum incidente ou violação de dados.
Por mais que se fale sobre segurança de dados e os riscos que as empresas correm no mundo digital, muitas pessoas ainda ignoram esses riscos, seja por falta de conhecimento ou por uma falsa sensação de segurança. Não pense que uma pequena empresa está a salvo de violações de dados, roubo de propriedade intelectual ou violações de conformidade.
Não importa o porte ou segmento de atuação, ataques cibernéticos, infecções por malware ou ameaças internas podem alcançar qualquer empresa e causar problemas relacionados à perda de produtividade e tempo de inatividade que levam a grandes prejuízos financeiros e danos de reputação. Reconstruir a confiança dos clientes, parceiros e investidores é um processo desafiador e extremamente demorado.
Em uma era em que a digitalização está transformando a forma com que as empresas gerenciam seus documentos e fazem negócios, manter a segurança de dados é obrigatório para todas as empresas, não importando seu porte ou segmento de atuação. A Access entende suas necessidades de segurança de dados e conta com soluções de digitalização de documentos, organização arquivística, guarda e gestão de documentos, armazenamento digital e destruição segura de documentos. Tudo para manter suas informações confidenciais em segurança. Entre em contato e conheça nossas soluções.
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