A digitalização no setor jurídico finalmente está avançando. A busca por novas tecnologias para melhorar a eficiência e o desempenho, além de permitir interagir com os clientes por meio de diversos canais, está se consolidando no setor, não importando o porte da empresa, principalmente depois da pandemia de Covid-19, que exigiu de todas as empresas uma transformação acelerada da forma de trabalhar.
O setor jurídico evoluiu nas últimas décadas. Se, até há alguns anos, seria impossível que uma audiência fosse realizada de forma totalmente virtual, hoje é comum e incentivado, o que torna clara a necessidade da adoção de tecnologias disruptivas pelos profissionais do setor e, principalmente, para recrutar e reter jovens talentos, aumentar a lucratividade e estar um passo à frente da concorrência.
O que é a digitalização no setor jurídico?
O setor jurídico é uma área voltada para as pessoas, relacionamentos. Sócios que administram a banca, advogados que cuidam dos clientes, e funcionários que dão o suporte operacional para que a máquina continue em funcionamento. E, basicamente, com exceção do uso, ainda que tímido, da assinatura eletrônica, e bancos de dados com informações sobre o cliente, a digitalização ainda não faz parte do dia a dia dos escritórios.
Então, como iniciar a digitalização no setor jurídico? A digitalização passa pelo processo de adoção de novas tecnologias em todo o escritório de forma a torná-lo mais eficiente, reduzir erros, aprimorar o uso de recursos, gerar insights e melhorar o relacionamento entre advogados e clientes. Para iniciar esse processo, é fundamental começar por processos mais simples e fáceis de terem seu resultado demonstrado, como automatizar processos manuais ou permitir, como boa parte dos escritórios já faz, reuniões remotas com clientes.
Dado esse primeiro passo, é possível encontrar outras oportunidades para implementar a digitalização no setor jurídico, com o uso de plataformas desenvolvidas para auxiliar outros elementos do dia a dia do escritório, como compartilhar documentos com segurança, reconhecer firmas e colher depoimentos. Além disso, algumas plataformas no mercado são baseadas em IA, contribuindo para gerar insights úteis para os advogados e entregar benefícios aos clientes.
Benefícios da digitalização no setor jurídico
Cada escritório de advocacia pode se dedicar a uma especialidade, e isso indica qual o tipo de digitalização mais adequado para a empresa. Por exemplo, um escritório voltado a processos criminais conta com requisitos diferentes daqueles especializados em reclamações trabalhistas ou previdenciárias. Portanto, é importante que a digitalização foque em criar oportunidades que impactem positivamente a operação de negócios.
Apesar disso, há algumas práticas que podem trazer benefícios para todos os escritórios, não importando sua especialização:
- Automação
Para o McKinsey, 23% de todo o trabalho realizado por advogados pode ser automatizado. Desde o armazenamento de documentos, assinaturas de contratos e revisão de documentos, a tecnologia reduz a necessidade de realizar diversos processos manualmente, rminizando erros e tornando o dia a dia do advogado mais produtivo. - Segurança
A digitalização no setor jurídico aumenta a segurança cibernética. Isso é um fato. Levantamento da ABA mostrou que 25% dos escritórios de advocacia pesquisados sofreram algum tipo de violação de dados em 2021. E, à medida que os próprios clientes esperam que o setor invista na digitalização, é fundamental que os escritórios invistam em tecnologias de segurança cibernética que contribuam para garantir a conformidade com normas de segurança e privacidade. - Experiência do cliente
Estar onde o cliente está. Essa máxima também é válida para os escritórios de advocacia, afinal, boa parte dos clientes já adotou canais digitais como parte importante da sua vida. Por isso, é essencial que o setor entenda o comportamento desse cliente e busque por tecnologias que atendam às necessidades do cliente, por exemplo facilitando o compartilhamento digital de documentos e realizando encontros por videoconferência, no lugar de exigir que o cliente vá até o escritório. - Inteligência
A digitalização no setor jurídico pode trazer mais inteligência para os escritórios de advocacia e gerar insights que seriam muito mais difíceis de serem criados em uma análise manual de páginas e mais páginas de documentos. Algumas soluções baseadas em processamento de linguagem natural já leem documentos, identificando problemas, falhas nos processos, falsificações e até mesmo emoções. Ao identificar padrões, a tecnologia disponível pode revelar informações e tendências importantes para o andamento de processos e ainda ajudar o advogado a construir seu caso com maior agilidade.
Desafios para a digitalização no setor jurídico
Normalmente, os escritórios de advocacia relutam em adotar a digitalização devido ao receio de tornar as informações inseguras. Falta de profissionais com habilidades e recursos técnicos insuficientes, além do custo envolvido para investir na transformação digital, também estão entre os principais motivos para o atraso na digitalização do setor. Entretanto, ao negligenciar a digitalização, os escritórios podem estar, exatamente, colocando suas informações em risco, aumentando seus custos e prejudicando sua política de conformidade.
Na verdade, a resposta para esses medos está na digitalização no setor jurídico. Ir para a nuvem e adotar soluções baseadas em inteligência artificial contribui para a inovação, eficiência e redução de riscos e custos. Entretanto, para que a digitalização seja bem-sucedida, pode ser preciso realizar uma mudança cultural, e, para vencer essa barreira, conduzir um levantamento interno para entender os processos internos e como a digitalização irá impactar no dia a dia de trabalho e na experiência do funcionário é fundamental para encontrar os incentivos necessários para que todos realmente abracem a digitalização.
O maior desafio aqui, é entender como os usuários se sentem em relação à transformação que virá pela frente. Afinal, a forma com que trabalham e os processos que estão acostumados serão modificados. Para torna a digitalização no setor jurídico bem-sucedida, é preciso demonstrar aos usuários como a tecnologia irá transformar seu dia a dia para melhor, proporcionando uma experiência mais completa, simples de usar e segura, tornando o seu trabalho mais eficiente e produtivo.
Por fim, a empresa precisa investir em uma estratégia de digitalização de longo prazo e investir em plataformas tecnológicas que garantam a produtividade, segurança dos dados e um ambiente de trabalho que melhore a experiência do usuário. Para isso, o caminho mais seguro, é buscar apoio com profissionais com experiência na digitalização no setor jurídico.
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