O armazenamento de um grande volume de papéis é um problema para muitas empresas. Esses arquivos ficam expostos à ação do tempo e de insetos, muitas vezes estão desorganizados e com difícil acesso, além de ocuparem um espaço que poderia ser melhor aproveitado. Digitalizar os documentos dos funcionários pode solucionar boa parte do problema.
Continue acompanhando este post para entender melhor as vantagens dessa decisão:
Otimização do tempo
O manejo e busca de informações em documentos de papel consome muito tempo dos profissionais de RH, o que pode provocar atrasos e acúmulos de demanda. Para agilizar esse processo, a digitalização dos documentos permite organizar os papéis dentro de índices, facilitando sua localização e evitando a perda de dados importantes.
Tarefas que envolvam a precisão de informações ficam muito mais fáceis e rápidas quando os documentos estão em formato digital.
Melhor gestão de acesso
Documentos físicos nem sempre permitem filtrar o acesso da maneira mais conveniente para a empresa. Muitas vezes, eles ficam restritos a um número muito pequeno de pessoas ou, por descuido, podem ser consultados por colaboradores que não deveriam conhecer essas informações.
Ao digitalizar os documentos dos funcionários, é possível restringir o acesso de maneira inteligente, usando sistemas de arquivamento que podem ser desbloqueados com senha.
Centralização de informações
Em uma empresa com uma matriz e diversas filiais em cidades, estados ou até mesmo países diferentes, o manuseio de documentos de funcionários em papel fica inviável. A digitalização vai permitir que esses documentos sejam arquivados em um sistema comum e possam ser consultados em qualquer lugar do mundo, desde que sejam usadas as informações corretas de acesso. Isso dá maior mobilidade e praticidade à empresa.
Uso inteligente de espaço
Armazenar documentos em papel, além de contraproducente, ocupa um espaço físico na empresa que poderia ser melhor aproveitado para outros fins. Isso se traduz em desperdício para a empresa. Além disso, os documentos digitalizados podem ser acessados da nuvem, o que dá maior mobilidade e rapidez nas consultas. Isso é extremamente eficiente para empresas com filiais em diversos estados ou países.
Mais segurança e rapidez em processos e homologações
Digitalizar os documentos dos funcionários vai facilitar o andamento de homologações e a defesa da empresa em processos trabalhistas. Ter todos os documentos dos funcionários digitalizados, inclusive ocorrências dentro da empresa, atestados médicos, entre outras informações, ajuda a montar um relatório completo da passagem do profissional quando necessário.
Informações completas
Ao optar pela digitalização dos documentos dos funcionários, a organização desses fica mais fácil e assim é possível localizar se alguma informação importante está faltando. O departamento de RH então tem a oportunidade de resolver o problema antes de ter uma situação crítica, em que um documento seja necessário com urgência, por exemplo, e não possa ser encontrado a tempo.
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