O princípio básico da gestão de registros é servir como guardião de cada registro para que ele possa ser recuperado facilmente quando necessário. Fundamental para isso é contar com uma metodologia de custódia que permita essa recuperação.
Para manter os registros seguros, as empresas precisam tornar a organização deles crítica e, portanto, a indexação e classificação devem estar no foco da gestão.
Cada setor tem seus padrões e taxonomia próprios. As seguradoras, por exemplo, têm números de apólice, reclamações e requerentes. Os hospitais têm prontuários de pacientes e números de registros médicos. Escritórios de advocacia possuem informações sobre os clientes, áreas de atuação e outros tipos de documentos.
Para o arquivamento físico, a necessidade de organização é óbvia. O tempo e o esforço para localizar um arquivo são essenciais para os negócios e a possibilidade de um documento se extraviar é inaceitável.
Assim, o cuidado para identificar e organizar esses arquivos para permitir sua recuperação manual é grande. Então, por que isso se tornou tão problemático para a gestão de registros eletrônicos? Não faria sentido empilhar arquivos físicos aleatoriamente em uma sala até encher a sala. Entretanto, para registros eletrônicos, é basicamente o que acontece.
Para resolver esse problema, primeiro precisamos de um método consistente de classificação e identificação única. Indexação e classificação são áreas que nunca se enraizaram no mundo digital e os esforços de gestão de documentos digitais nunca tiveram sucesso.
Fazia sentido centralizar tudo que os padrões pudessem ser criados e aplicados, mas isso acabou sendo muito complicado e, com o crescimento dos negócios, a empresa se mostrava muito fragmentada com sistemas de linhas de negócios com funções distintas.
O SharePoint então criou uma falsa esperança de que um sistema projetado para colaboração forneceria um caminho para a gestão de documentos. Todos pularam a bordo e muitos investimentos e consultorias foram realizados para tentar fazer essa gestão funcionar de uma forma que nunca foi planejada.
A pesquisa tem sido a faca de dois gumes que nos permite encontrar a maioria das coisas para que o rigor de classificação necessário para registros físicos possa ser ignorado. Portanto, a empresa está repleta de informações digitais que aguardam uma nova correção de tecnologia para organizar o caos.
Assim, os registros digitais e o processo de informações (DRIP) estabelecem uma base e uma estrutura com base na oportunidade de criar e gerenciar informações digitalmente de ponta a ponta. Não há necessidade de assinatura física, versão oficial em papel, arquivo para auxiliar na sua organização e guarda, ou caixa para preservação.
Além disso, o DRIP deve ser considerado um utilitário como qualquer outro em que a escala necessária para integrar os sistemas e operar a um custo inferior faça parte do projeto. Os sistemas de software precisam ser integrados, não para funcionar juntos, mas para permitir que um programa de gestão de registros flua entre eles sem nenhum atrito.
Outra observação é que isso não é governança da informação. Trata-se de processo, não de política. A governança é um atributo necessário ao processo, mas não é o objetivo final.
Há um número limitado de funções reais de gerenciamento de registros para abordar: pesquisa, recuperação, armazenamento e eliminação. O DRIP precisa apenas fornecer esses dados de maneira padronizada, consistente e controlada em todos os sistemas para modernizar a gestão de registros.
Na Access, reconhecemos as mudanças pelas quais as empresas estão passando. Como parte de nosso roteiro de transformação digital, estamos desenvolvendo um serviço gerenciado que evolui nosso modelo de negócios para se alinhar com a necessidade do cliente de migrar processos físicos manuais para processos digitais automatizados e integrados.
Vamos alavancar nossa experiência e percepções no setor, desenvolvendo programas prescritivos de valor agregado, disponíveis em um pacote que permite a transformação digital dos programas de gestão de registros do cliente.
O desenvolvimento de uma plataforma de serviço de conteúdo otimiza e integra esta entrega de serviço de forma holística no ciclo de vida das informações do cliente e permite sua melhoria contínua.
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