A transformação digital é uma etapa fundamental para o crescimento de qualquer empresa. Entretanto, as empresas brasileiras estão muito atrasadas na adoção da digitalização e tecnologias inovadoras em relação a outros países. Estudo da KPMG, feito pela Forrester Consulting, mostrou que a maturidade digital das empresas brasileiras, na média, é menor que a de empresas de outros países. E isso tem impacto direto na adoção de uma estratégia de transformação digital de documentos.
O objetivo da transformação digital é usar os equipamentos, as ferramentas e o conhecimento certos para fazer que uma empresa seja mais eficiente e produtiva e, em última – e importante – análise, seja mais lucrativa. Se implementada corretamente, entrar na era digital pode reduzir custos, aumentar a agilidade, aprimorar a experiência do cliente e oferecer novos insights em relação aos negócios.
Assim, o desenvolvimento de uma estratégia robusta de gerenciamento de registros e informações (RIM) é fundamenta para o sucesso de uma estratégia de transformação digital. Apesar disso, a pressa na implementação dessa estratégia ou não contar com o apoio de executivos e funcionários, na maioria dos casos, tornam essas iniciativas em fracassos retumbantes.
É preciso entender que a transformação digital não diz respeito unicamente ao uso de novas tecnologias, ela exige um esforço conjunto de funcionários e líderes em toda a empresa, além de monitoramento, revisão e a busca pela melhoria contínua.
Com a quantidade de informações crescendo a cada dia, muitas empresas ainda lutam para gerenciar com segurança e agregar valor aos dados que têm em seu poder, especialmente os documentos em papel. Assim, ao transformar a forma com que as informações são criadas, gerenciadas e armazenadas, as empresas podem começar a adotar uma estratégia verdadeiramente digital.
Mas qual o estágio de maturidade digital da empresa?
Estagio 1: Papel pesado
As empresas que se enquadram nesse estágio geralmente estão apenas nos primeiros passos de seu esforço digital. Documentos em papel ainda fazem parte constante do fluxo de trabalho e ainda são criados e armazenados sem o devido cuidado, ocupando espaço valioso no escritório e desperdiçando recursos e dinheiro das empresas, e sob o risco de danos causados pela deterioração, incêndios ou inundações. Mesmo os arquivos criados digitalmente se encontram espalhados em discos rígidos pelos departamentos, dificultando sua localização, sem os devidos protocolos de segurança necessários para garantir que não estejam duplicados ou para evitar o compartilhamento indevido ou a violação desses dados.
Esse é o momento em que as empresas precisam consolidar suas informações e eliminar a duplicidade, convertendo registros físicos em formatos digitais. E o primeiro passo, é começar com os documentos em papel acessados com maior frequência que, depois de digitalizados podem ser destruídos com segurança para eliminar riscos e reduzir custos de armazenamento. Já os registros que precisem ser retidos devem ser armazenados externamente, em um local seguro.
Estágio 2: digital, mas desorganizado
São empresas que já adotam novas tecnologias para a digitalização de seus documentos, mas ainda não têm regras bem definidas e claras para a criação e armazenamento dessas informações. Sem uma estrutura organizacional eficiente, as informações se espalham por vários sistemas e dispositivos, dificultando sua localização e segurança. Nesse caso, os funcionários passam mais tempo procurando informações do que colaborando com a estratégia de negócios da empresa.
Dessa forma, uma estratégia de gestão de registros digitais precisa alcançar toda a empresa. Isso exige planejamento e colaboração entre departamentos e a adoção de uma solução centralizada de gestão de documentos para agilizar a classificação e retenção das informações por todo o seu ciclo de vida. Estabelecer um conselho de governança de informações, com representantes de todas as áreas, é essencial para o sucesso da estratégia.
Estágio 3: Ativo
Neste estágio, as empresas já digitalizaram a maioria das suas informações e facilitaram o acesso, mas, ainda assim, perdem tempo e recursos em processos que poderiam ser automatizados e padronizados. Com a automatização de processos de retenção, por exemplo, é possível reduzir o tempo gasto com o gerenciamento desses documentos, ao mesmo tempo em que aumenta a precisão e garante a conformidade. Uma solução de gestão de documentos pode monitorar os arquivos durante todo seu ciclo de vida, notificando quando algum está incompleto, expirado ou pronto para a destruição.
Estágio 4: Agile
É o estágio em que a empresa combinou com sucessos seus processos não digitais e digitais para antecipar as necessidades dos clientes, gerar insights para os negócios, melhorar a comunicação e tornar o trabalho mais eficiente. Processos foram automatizados e a empresa está pronta para experimentar e inovar, além de estar preparada para as tendências futuras.
Mas é preciso entender que a transformação digital nunca está realmente completa. Novas ferramentas, processos e sistemas surgem a todo o momento e contribuem para mudar a forma com que as empresas e seus funcionários trabalham. Empresas que alcançaram esse estágio reconhecem a necessidade de avaliar, adaptar e dimensionar continuamente suas estratégias para adotar novas tecnologias e melhorar a qualidade do trabalho.
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