A transformação digital é um passo importante para o crescimento de qualquer empresa. O objetivo dessa transformação é aplicar o equipamento, as ferramentas e os conhecimentos certos para que o negócio atinja lucros maiores.
Se esse processo for feito da maneira correta, a tecnologia digital pode aumentar a eficiência, reduzir custos, dar mais agilidade, aprimorar a experiência do cliente e oferecer novos insights.
O desenvolvimento de uma estratégia abrangente de gestão de documentos é essencial para o sucesso da transformação digital. Embora a maioria das empresas saiba que essa transição é necessária, muitas têm receio ou não sabem como promover essas mudança, sem possuir um plano adequado de implantação.
Há muitas razões que provocam a falência de um projeto de transformação digital, desde a falta de adesão dos executivos e funcionários até a tentativa insistente que ignore o tempo de adaptação necessário. Essa digitalização não ocorre apenas com o uso de um novo sistema — é preciso envolvimento dos colaboradores, assim como monitoramento e revisão contínuos.
Com a criação de novas informações a cada minuto, muitas organizações ainda lutam para fazer uma gestão segura e extrair valor dos dados, principalmente quando registradas em papel. Ao mudar a maneira com que essas informações são criadas, gerenciadas e armazenadas, as empresas podem começar a adotar um espaço verdadeiramente digital.
Descrevemos abaixo os quatro estágios em que boa parte das corporações se encontra durante o processo de gestão de informações e registros. Com esse quadro, é possível checar em qual nível de maturidade a sua empresa se encontra, estabelecer processos e enfrentar desafios.
Estágio 1: Papel Pesado
As empresas nesse estágio estão iniciando na jornada da transformação digital. Documentos em papel ainda são criados com frequência e armazenados em depósitos ou arquivos, ocupando um grande espaço físico e provocando o desperdício de tempo e dinheiro.
Os arquivos digitais estão espalhados em discos rígidos, dificultando a sua localização. Não foram estabelecidos protocolos de segurança para evitar a duplicidade, o compartilhamento incorreto ou a violação das informações. Os registros físicos estão sujeitos a danos provocados por incêndios e inundações.
Diminua a quantidade de papel!
As empresas nesse primeiro estágio devem consolidar informações e eliminar duplicidades, convertendo os registros físicos ativos em formatos digitais. Comece digitalizando os documentos em papel que são acessados com mais frequência para facilitar a localização, o acesso e o compartilhamento dos funcionários sempre que necessário.
Depois da digitalização, esses arquivos em papel podem ser destruídos, se isso não violar as práticas de conformidade corporativa. Os registros que precisam de armazenamento deverão ser transportados para um espaço seguro externo, que ofereça serviços de digitalização sob demanda e políticas de segurança que reduzam os riscos de dano ou roubo.
Estágio 2: Digital, mas desorganizado
As empresas que se encontram nesse segundo estágio já adotaram novas tecnologias, mas sem regras claras para a criação e armazenamento de informações. Algumas práticas são inconsistentes e mudam entre departamentos. As informações ficam espalhadas por vários sistemas e dispositivos, dificultando a localização e a segurança.
Organize-se!
Uma estratégia eficiente de gestão de informações digitais deve ser aplicada em toda a empresa, garantindo a uniformidade do processo. Considere a criação de um conselho de gestão ou a realização de treinamentos para orientar os funcionários.
O investimento em uma solução centralizada de gestão e guarda documental pode agilizar a classificação e retenção dos dados.
Estágio 3: Ativo
Neste terceiro estágio, as empresas já digitalizaram boa parte das informações e facilitaram o acesso, mas ainda desperdiçam tempo e recursos em processos que poderiam ser automatizados.
Comece a automatizar
Ao automatizar cronogramas de retenção, as organizações conseguem aproveitar melhor o tempo gasto tarefas administrativas, aumentar a precisão e garantir a conformidade. Uma solução eficiente de gestão documental é capaz de monitorar esses dados durante todo o seu ciclo de vida, emitindo notificações quando o registro está incompleto, expirado ou pronto para ser destruído.
Estágio 4: Agilidade
Nesse grau de maturidade, as empresas já atingiram uma boa fusão entre processos analógicos e digitais, conseguindo antecipar as necessidades dos clientes, reunir informações valiosas, melhorar a comunicação e a eficiência interna.
Processos manuais já foram automatizados para que a equipe se concentre em atividades estratégicas, abrindo espaço para a inovação.
Transformação digital em evolução
Uma transformação digital nunca está totalmente completa. Sempre surgem novos sistemas, ferramentas e processos que estão em constante transformação, mudando a maneira de trabalhar.
As empresas que atingem esse estágio reconhecem a necessidade de avaliar e melhorar seus processos internos constantemente, para que consigam manter-se atualizadas.
Desde o armazenamento físico ao processo de digitalização e manutenção de dados, a Access tem a solução ideal para fazer a sua empresa caminhar na jornada de transformação digital e atingir a maturidade no acesso e organização de informações. Entre em contato conosco e conheça o nosso trabalho!
