O armazenamento de documentos pode até não parecer um assunto que faça parte da lista de itens de alta prioridade, mas pode levar a um grande número de problemas se não for feito da maneira apropriada. Portanto, é de esperar-se que faça parte do conjunto de decisões que toda empresa, independente do tamanho, tenha de tomar.
Há alguns fatores que as empresas precisam considerar e que são importantes para o negócio e para um programa de guarda e gestão de documentos. Um deles é o fato de que alguns documentos, como dados de funcionários e contratos de negócio assinados, precisam ser guardados por um longo período de tempo para estar em conformidade com as melhores práticas e com a lei.
Outro fator importante é que, apesar de existir uma tendência em ter cada vez menos papéis nos escritórios, o investimento nesses sistemas pode ser alto, e a migração pode ser extremamente complexa, especialmente se a empresa estiver há bastante tempo no mercado e contar com uma quantidade considerável de documentos. Além disso, mesmo com a digitalização de documentos, é provável que o papel continue sendo uma parte essencial para garantir a segurança dos processos.
Mesmo que seu negócio seja de pequeno porte, e esteja armazenando documentos em uma sala que ninguém usa, há custos associados ao armazenamento – não apenas o custo do m², das caixas e dos armários para guardar os papéis, mas também o custo do tempo de seus funcionários que precisam cuidar da organização desses documentos e, posteriormente, encontrá-los e retirá-los quando forem necessários.
No caso dos pequenos negócios, os maiores custos associados ao armazenamento são os gastos com os funcionários, que utilizam suas horas para localizar informações ou documentos, algo que reduz o desempenho de diversas áreas do negócio que dependem da agilidade da entrega de informações.
Vantagens de contar com serviços de armazenamento
Ao fazer parceria com uma empresa que oferece serviços de armazenamento de documentos, qualquer empresa pode melhorar seus resultados de negócio e, ao mesmo tempo, liberar espaço do escritório. Assim, é possível garantir que todos os documentos importantes estejam facilmente acessíveis quando necessário.
Em um cenário cada vez mais competitivo, a otimização de cada componente do negócio pode ser um grande diferencial competitivo. Isso inclui a eficiência operacional para maximizar cada espaço do escritório, dando aos funcionários o espaço de que precisam para trabalhar de maneira eficiente.
Além da economia de espaço e de dinheiro, a segurança também é uma grande vantagem de quem conta com serviços de armazenamento. Empresas que oferecem serviços de armazenamento entendem o nível de importância e confidencialidade das informações e estão aptas para oferecer um ambiente seguro e controlado para garantir a segurança desses ativos.
Ao mitigar preocupações relacionadas à proteção de informações sensíveis, as organizações podem se concentrar no que fazem de melhor – aumentando a produtividade e a receita.
Também não podemos nos esquecer dos prazos para a guarda de documentos, que pode chegar a dez anos no caso de documentações previdenciárias. Diante deste cenário, contar com um serviço de armazenamento de documentos pode ser a melhor saída para economizar recursos e reduzir riscos.
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