A área de facilities enfrenta uma série de desafios, especialmente na redução de custos e no aumento da qualidade dos serviços prestados. Não é fácil equilibrar custos e qualidade, no entanto, porém, a gestão documental terceirizada pode fazer uma grande diferença para aumentar os índices de produtividade e melhorar os resultados deste departamento, em especial, sua contribuição para o desenvolvimento do negócio.
Garantir o bom funcionamento de processos críticos de negócio, pagar contas e obter a aprovação de outros departamentos são apenas algumas das tarefas que os profissionais da área de facilities precisam realizar diariamente, e o custo desses processos pode ser alto, especialmente se os profissionais precisam se dedicar à gestão documental.
Veja a seguir algumas razões por que a gestão documental terceirizada pode reduzir custos operacionais:
Custos de armazenamento
Com uma gestão documental terceirizada, sua empresa não precisa comprar extensas salas para armazenar documentos ou ainda pagar para armazená-los e mantê-los em HDs ou outras fitas de armazenamento. Como resultado, você fica livre para usar o espaço disponível dentro da empresa de maneira mais produtiva do que armazenar papéis.
Custos de cópias de segurança
Com um serviço de gestão documental, você não precisa se preocupar com a segurança dos seus documentos, nem mesmo com a necessidade de fazer e armazenar cópias de segurança, pois eles ficam armazenados por profissionais especializados em salas seguras vigiadas 24 horas por dia. Além disso, ficam disponíveis para que você acesse ou tire cópias sempre que for necessário. Por meio de um processo de digitalização, é possível agregar ainda mais agilidade aos processos de negócio, pois qualquer informação pode ser buscada facilmente na plataforma disponibilizada para a gestão de documentos digitais.
Produtividade da equipe
Com todos os dados centralizados em um único local, não existe mais desperdício de tempo buscando em diversos sistemas ou salas. Além disso, a gestão documental terceirizada gera benefícios consideráveis no desempenho do time, resultando em menos tempo dedicado ao armazenamento e à retirada de documentação – algo que pode levar de minutos a horas dependendo da localização da informação necessária para dar continuidade aos processos da área de facilities. No caso dos documentos digitalizados por um fornecedor especializado na gestão de documentos, leva apenas alguns segundos para localizar a informação desejada.
Além disso, com a melhora na disponibilidade das informações, muitos processos de negócio da área de facilities ganham agilidade com a otimização de fluxos de trabalho, levando a pagamentos mais rápidos, custos menores de compra e, consequentemente, maior satisfação do cliente e retenção dos funcionários.
Prevenção contra desastres
Por meio da gestão documental terceirizada, é fácil criar backups das suas informações em locais seguros, garantindo a continuidade do negócio, especialmente em casos de violações de segurança ou desastres, como inundações ou incêndios.
Empresas fornecedoras de serviços de gestão documental, como a Access, contam com uma equipe especializada na guarda e na gestão de documentos e espaços protegidos com sistemas de alta tecnologia e vigiados 24 horas por dia para garantir a segurança e a agilidade no acesso às informações críticas para o negócio.
Seus funcionários ainda trabalham com caixas de documentos guardadas sob os pés? Entre em contato conosco e conheça nosso serviço de guarda e gestão documental.
