Infelizmente, toda empresa está sujeita a um desastre, seja ele natural, como enchentes e ou incêndios, por exemplo e, também, os causados por empregados ou contratados, como sabotagens, furtos e outros acidentes. E como nem sempre é possível evitar situações como essas, é necessário garantir a continuidade dos negócios com a implementação de um plano de recuperação de desastres.
No entanto, em primeiro lugar, o que é um plano de recuperação de desastres? Sua implantação visa não só prevenir riscos, mas também remediar as consequências de acidentes de pequeno, médio e grande porte. O plano contém cenários e procedimentos necessários para que a empresa retome suas atividades operacionais o mais rápido possível, com o mínimo de danos, de forma que a produtividade e os resultados não sejam permanentemente afetados.
Além de impactar a continuidade dos negócios, a perda definitiva de documentos pode significar diversas multas e situações de não conformidade com funcionários, fornecedores e, principalmente, com órgãos governamentais.
Para evitar esses problemas, o primeiro passo é nomear um comitê de planejamento para supervisionar o desenvolvimento e a implementação do plano de recuperação de desastres, com representantes de todas as áreas da empresa, avaliando as necessidades críticas, tais como:
- PROCESSOS E OPERAÇÕES
- PESSOAS CHAVE
- INFORMAÇÕES CRÍTICAS
- SISTEMAS DE ARMAZENAMENTO
- SISTEMAS DE GESTÃO DOCUMENTAL
- POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS
Processos e operações devem ser analisados para determinar o tempo máximo que cada departamento e a empresa como um todo pode operar sem um determinado sistema ou informações críticas. Uma vez que as funções primárias são identificadas, as operações e processos devem ser classificados em ordem de prioridade: essenciais, importantes e não essenciais.
A probabilidade de ocorrer um desastre em uma organização é altamente incerta. Um plano de recuperação de desastres, portanto, é semelhante ao seguro de responsabilidade civil: ele oferece um nível de conforto em saber que, se ocorrer uma catástrofe, ela não causará um desastre financeiro.
Como manter os documentos seguros
Quando se trata de documentos físicos, o plano de recuperação de desastres deve ser desenvolvido em conjunto com um parceiro confiável com experiência comprovada em gerenciamento de documentos. Manter os arquivos internamente na empresa, em salas sem qualquer tipo de proteção especial, não garante a segurança mínima.
Por outro lado, investir em salas especialmente projetadas e que atendam a todos os requisitos de segurança para a guarda física da documentação, em condições adequadas à preservação de sua integridade, é um custo desnecessário para a empresa.
Essas áreas, chamadas de Salas Cofre, devem ter umidade e temperatura controladas; sistema para detecção precoce de fumaça; sistema de combate a incêndio, alarme de invasão e acesso restrito por biometria, entre outros itens de segurança. Resumindo, é um custo muito alto.
Com um parceiro com a expertise necessária, os benefícios e a importância de ter um plano de recuperação de desastres no gerenciamento de documentos são claros. Com um planejamento eficaz, quando ocorre um evento, a organização está preparada para reduzir riscos, minimizar o tempo de inatividade, manter a conformidade e garantir que os registros internos e do cliente sejam protegidos.
Documentos ativos mais críticos
O gerenciamento de documentos ativos precisa de uma estratégia de recuperação de desastres com a tecnologia certa para se livrar do papel e automatizar processos. Se você tem processos em papel, documentos acessados com frequência, documentos que precisam ser compartilhados interna ou externamente e as pessoas que precisam desses documentos estão distribuídas por diversos locais, então você precisa de uma solução de gerenciamento de documentos digitais para garantir a continuidade dos negócios em todas as instalações da sua empresa. Alguns exemplos comuns são documentos de funcionários, faturas e contratos.
É claro que os documentos dos funcionários serão necessários para o RH, mas os gerentes precisarão ter acesso a documentos como análises de desempenho e certificação de treinamento. Os auditores e advogados provavelmente precisarão acessar alguns documentos dos funcionários de vez em quando. Não vamos esquecer os funcionários que desejam acessar os documentos em seus arquivos.
Faturas são documentos com os quais muitas empresas lidam diariamente. Recebimento, extração de dados, aprovação e pagamento podem ser processos caros baseados em papel.
Contratos são outro documento comum em quase todos os negócios. Existem contratos com seus fornecedores e contratos com seus clientes. Os departamentos que precisam de acesso incluem Vendas, Suporte ao Cliente, Compras e Contabilidade. Datas de vencimento, aumentos de preços e renovações são eventos importantes que devem ser monitorados e implementados.
A tecnologia certa de gerenciamento e de guarda de documentos pode resolver os problemas e processos de negócios relacionados a esses documentos e muitos outros. A Access oferece consultoria para, em conjunto com sua empresa, revisar procedimentos, identificar falhas no processo de arquivamento e avaliar a melhor solução para garantir a segurança dos documentos e implantar um plano de recuperação de desastres.
