Independente do segmento em que atuam, as principais preocupações das empresas hoje é aumentar a produtividade e a eficiência e reduzir custos. Com base nisso, todos os dias os negócios testam novas formas de economizar tempo, dinheiro e recursos para melhorar o desempenho de suas equipes e, ao mesmo tempo, manter a lucratividade e a competitividade.
No entanto, na maioria das vezes, as estratégias de gestão documental ficam de fora quando o assunto é aumentar a eficiência e expandir o negócio. A solução mais comum nessas organizações é manter os documentos guardados em caixas de papel, ocupando espaço em salas ou atrapalhando os funcionários, que precisam dividir espaço com papéis empoeirados em caixas sob os pés ou espalhadas em múltiplas gavetas.
Felizmente, cada vez mais negócios estão recorrendo aos serviços de gestão documental como uma alternativa eficiente à tradicional guarda interna de documentos, que acaba ocupando tempo demais da equipe quando uma informação precisa ser encontrada no meio de papéis espalhados em múltiplas localidades.
Os serviços de gestão documental externos ajudam a aumentar a produtividade na empresa, economizando espaço e aumentando a eficiência ao tirar de dentro da organização a tarefa de organizar a papelada, gerando uma economia considerável de tempo e dinheiro. Com uma série de benefícios, os serviços de gestão documental podem ajudar a aumentar a expandir o negócio de diferentes maneiras. Entenda a seguir:
Aumente o espaço do escritório
Apesar de parecer a opção mais barata, armazenar documentos internamente pode ser a opção mais custosa, especialmente levando em consideração o preço do metro quadrado nas grandes cidades. Basta pensar no que você poderia fazer com a sala que hoje está dedicada apenas à guarda de documentos antigos – uma única sala nas dependências da empresa dedicada a guardar arquivos e caixas pode custar uma boa parte do seu aluguel.
Muitos negócios estão se dando conta disso. Os serviços de gestão documental externos, ao se responsabilizar pela guarda documental, permite que a empresa use esse espaço para propósitos mais produtivos e rentáveis, como alocar mais funcionários em departamentos diretamente ligados ao core business da empresa.
Não importa se seu objetivo é expandir o negócio com novos funcionários ou usar a sala para outras tarefas diárias – livrar o escritório dos grandes volumes de papel pode ajudá-lo a aumentar a produtividade das suas equipes e, consequentemente, contribuir para o crescimento da empresa.
Economize tempo com práticas eficientes
Seu negócio cresce quando você trabalha com o máximo de eficiência e produtividade, e armazenar grandes volumes de documentos internamente certamente vai atrapalhar seu objetivo na busca por equipes de maior desempenho devido a problemas como o desperdício de tempo.
Em vez de ocupar seus funcionários com a organização de papéis em caixas e, consequentemente, com a busca das informações de que precisam para dar prosseguimento a processos críticos de negócio, um serviço de gestão documental externo garante que sua equipe se dedique às tarefas de maior importância.
Com menos tempo sendo gasto na busca pelas informações certas, a equipe tem tempo para se dedicar ao aumento da agilidade dos processos e à melhora da experiência do cliente, aumentando a produtividade e, consequentemente, contribuindo para a expansão do negócio.
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