Para empresas pequenas, o gerenciamento de registros pode ser simples, um único funcionário pode armazenar e organizar todos os documentos confidenciais, mas conforme a empresa cresce, o número de arquivos e a necessidade de armazenamento se expande. Para corporações que oferecem serviços em áreas como, finanças, saúde e educação, é exigido por lei que se mantenha uma ampla gama de documentos armazenados por um longo período e muitos desses arquivos são físicos.
A necessidade de utilizar um sistema de gerenciamento de registros abrange tanto empresas que possuem arquivos físicos quanto digitais, afinal, respectivamente uma necessita de tecnologia e atualização e a outra de organização e espaços cibernéticos para melhor armazenamento. Um grande volume de dados e documentos exige que as empresas organizem e armazenem de forma segura por um tempo determinado, e devem ser excluídos adequadamente de acordo com os padrões regulatórios de descarte de arquivos.
O sistema de gerenciamento de registros é importante para pequenas, médias e grandes empresas?
O sistema de gerenciamento de registros oferece um serviço que ajuda as empresas a organizar todos os documentos arquivados. Esses sistemas são compostos por softwares e possuem orientação e suporte de profissionais com experiência e conhecimento nos padrões de conformidade aplicáveis ao setor em que a empresa opera.
Um sistema abrangente de gerenciamento de registros fornece ferramentas e serviços que facilitam cada etapa do ciclo de vida do documento. Além disso, ajudam as empresas a estabelecerem um processo de organização que beneficia todos os setores que atuam com arquivos.
Outro ponto importante é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Em vigor no Brasil desde agosto de 2020, a lei exige que a empresa possua o domínio das informações somente pelo tempo necessário, passado esse período, os dados devem ser excluídos automaticamente, caso contrário, a lei poderá agir com multas e penalidades, trazendo diversas complicações judiciais para a corporação. Com o sistema de gerenciamento de registros, as informações são administradas de forma transparente e acessível de acordo com a LGPD, além de alertar a empresa sobre o prazo de validade dos documentos.
Benefícios de adquirir o sistema de gerenciamento de registros
Com o sistema de gerenciamento de registros, as organizações podem reduzir o espaço físico dedicado ao armazenamento de registros, organizar e recuperar registros com eficiência, gerenciar o acesso com segurança e manter a conformidade regulatória. Entenda melhor nos tópicos abaixo:
Redução no espaço de armazenamento de arquivos
Ter um espaço físico somente destinado para o armazenamento de arquivos pode gerar um custo comercial abusivo e desnecessário para as corporações, além de aumentar o risco de perdas, roubos, danificações e obstrução de dados. Um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos ajuda a economizar espaço físico e recursos financeiros. Além disso, existe a opção de armazenar arquivos extremamente confidenciais, no formato físico ou como cópias impressas, em galpões ou cofres.
Aumento da segurança
Proteger os dados confidenciais é essencial para qualquer tipo de organização. Com o sistema de gerenciamento de registros, o software oferece segurança aprimorada por meio de controle sobre os documentos. Além disso, o acesso das pastas é controlado, somente pessoas autorizadas possuem acesso. Há também a opção de notificação caso algum colaborador que não possui permissão tente acessar as informações.
Fácil recuperação de arquivos
Documentos armazenados em formato físico dificultam o trabalho dos administradores que precisam pesquisar, localizar ou recuperar informações. Com o sistema de gerenciamento tecnológico, esse processo se torna fácil. Algumas soluções possuem a opção de busca por meio de palavra-chave ou frases, facilitando o processo de recuperação dos arquivos, além de economizar tempo dos administradores que procuram dados.
Quais são as funções do sistema de gerenciamento de registros?
Uma das principais funções do sistema de armazenamento de registros é disponibilizar o software que fornece acesso fácil e oportuno aos registros com pesquisas sofisticadas.
Além de armazenamento digital, também existe a opção de armazenamento físico para documentos extremamente confidenciais que não podem ser digitalizados.
Outro ponto relevante é a disponibilização do relatório de cadeia de custódia que ajuda as empresas a demonstrar conformidade com os padrões de segurança.
O programa de retenção de registros atua diretamente com o serviço de destruição segura de registros físicos ou digitais, mantendo a corporação dentro das exigências legais.
A Access conta com soluções modernas e tecnológicas para realizar a gestão e digitalização de documentos de pequenas e grandes empresas, além de garantir a segurança de todas as informações. Entre em contato e saiba como podemos ajudar sua empresa na gestão dos seus arquivos.
