Para empresas pequenas, o gerenciamento de registros pode ser simples, um único funcionário pode armazenar e organizar todos os documentos confidenciais, mas conforme a empresa cresce, o número de arquivos e a necessidade de armazenamento se expande. Para corporações que oferecem serviços em áreas como, finanças, saúde e educação, é exigido por lei que se mantenha uma ampla gama de documentos armazenados por um longo período e muitos desses arquivos são físicos.
A necessidade de utilizar um sistema de gerenciamento de registros abrange tanto empresas que possuem arquivos físicos quanto digitais, afinal, respectivamente uma necessita de tecnologia e atualização e a outra de organização e espaços cibernéticos para melhor armazenamento. Um grande volume de dados e documentos exige que as empresas organizem e armazenem de forma segura por um tempo determinado, e devem ser excluídos adequadamente de acordo com os padrões regulatórios de descarte de arquivos.
O sistema de gerenciamento de registros é importante para pequenas, médias e grandes empresas?
O sistema de gerenciamento de registros oferece um serviço que ajuda as empresas a organizar todos os documentos arquivados. Esses sistemas são compostos por softwares e possuem orientação e suporte de profissionais com experiência e conhecimento nos padrões de conformidade aplicáveis ao setor em que a empresa opera.
Um sistema abrangente de gerenciamento de registros fornece ferramentas e serviços que facilitam cada etapa do ciclo de vida do documento. Além disso, ajudam as empresas a estabelecerem um processo de organização que beneficia todos os setores que atuam com arquivos.
Outro ponto importante é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Em vigor no Brasil desde agosto de 2020, a lei exige que a empresa possua o domínio das informações somente pelo tempo necessário, passado esse período, os dados devem ser excluídos automaticamente, caso contrário, a lei poderá agir com multas e penalidades, trazendo diversas complicações judiciais para a corporação. Com o sistema de gerenciamento de registros, as informações são administradas de forma transparente e acessível de acordo com a LGPD, além de alertar a empresa sobre o prazo de validade dos documentos.
Com o sistema de gerenciamento de registros, as organizações podem reduzir o espaço físico dedicado ao armazenamento de registros, organizar e recuperar registros com eficiência, gerenciar o acesso com segurança e manter a conformidade regulatória. Entenda melhor nos tópicos abaixo:
Ter um espaço físico somente destinado para o armazenamento de arquivos pode gerar um custo comercial abusivo e desnecessário para as corporações, além de aumentar o risco de perdas, roubos, danificações e obstrução de dados. Um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos ajuda a economizar espaço físico e recursos financeiros. Além disso, existe a opção de armazenar arquivos extremamente confidenciais, no formato físico ou como cópias impressas, em galpões ou cofres.
Proteger os dados confidenciais é essencial para qualquer tipo de organização. Com o sistema de gerenciamento de registros, o software oferece segurança aprimorada por meio de controle sobre os documentos. Além disso, o acesso das pastas é controlado, somente pessoas autorizadas possuem acesso. Há também a opção de notificação caso algum colaborador que não possui permissão tente acessar as informações.
Documentos armazenados em formato físico dificultam o trabalho dos administradores que precisam pesquisar, localizar ou recuperar informações. Com o sistema de gerenciamento tecnológico, esse processo se torna fácil. Algumas soluções possuem a opção de busca por meio de palavra-chave ou frases, facilitando o processo de recuperação dos arquivos, além de economizar tempo dos administradores que procuram dados.
Uma das principais funções do sistema de armazenamento de registros é disponibilizar o software que fornece acesso fácil e oportuno aos registros com pesquisas sofisticadas.
Além de armazenamento digital, também existe a opção de armazenamento físico para documentos extremamente confidenciais que não podem ser digitalizados.
Outro ponto relevante é a disponibilização do relatório de cadeia de custódia que ajuda as empresas a demonstrar conformidade com os padrões de segurança.
O programa de retenção de registros atua diretamente com o serviço de destruição segura de registros físicos ou digitais, mantendo a corporação dentro das exigências legais.
A Access conta com soluções modernas e tecnológicas para realizar a gestão e digitalização de documentos de pequenas e grandes empresas, além de garantir a segurança de todas as informações. Entre em contato e saiba como podemos ajudar sua empresa na gestão dos seus arquivos.
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