Problemas na gestão documental podem gerar uma série de falhas de comunicação e ineficiências no processo decisório da sua organização, além trazer custos adicionais com espaço e administração e preocupações em relação a compliance. Quando isso é tratado internamente, seu negócio inevitavelmente corre riscos, como a incidência de desastres naturais.
Diante da necessidade de buscar um fornecedor para facilitar a gestão de documentos, muitas empresas podem passar meses na tarefa de pesquisar fornecedores sem conseguir definir com clareza quais são os critérios mais importantes para tomar a melhor decisão.
Quando se contrata uma empresa para a gestão de documentos, dá-se início a uma parceria. Por isso, aspectos como experiência, atendimento, tecnologia e segurança são fatores importantes para determinar o sucesso de um novo projeto de gestão de documentos com um fornecedor. A escolha certa vai ser determinante para impactar positivamente as operações.
Veja a seguir alguns aspectos importantes que você deve buscar em um serviço de gestão documental:
Experiência
É sempre importante escolher fornecedores de serviço com experiência e conhecimento em lidar com uma grande variedade de soluções. Um bom fornecedor de serviços de gestão documental constrói sua reputação com o oferecimento de soluções diversas voltadas para essa área, como guarda de mídias e destruição segura de documentos, não apenas armazenamento de documentos físicos ou mesmo na web.
Também é importante ter parceria com um fornecedor que tenha a experiência adequada para sua área de operação, bem como sua indústria. Isso inclui profissionais especializados capazes de ajudar sua equipe interna a reduzir riscos de compliance e a otimizar seus processos para reduzir custos e melhorar seus resultados.
Atendimento
Qual é o volume de documentos que você produz diariamente e com que frequência você precisa ter acesso a eles? Um serviço de gestão documental deve ter um foco importante no atendimento para oferecer a agilidade que você precisa para suas operações. Um bom nível de atendimento significa que o fornecedor está disposto a entregar as informações de que você precisa de maneira rápida e eficiente, garantindo mais agilidade aos seus processos de negócio.
Tecnologia
É essencial que um fornecedor de serviços de gestão documental ofereça espaços exclusivos destinados ao armazenamento de documentos e bons sistemas de segurança para garantir a integridade das informações e impedir que as pessoas erradas tenham acesso aos seus dados. Sistemas contra incêndios e proteção contra inundações e outros desastres naturais também são importantes para garantir a segurança na armazenagem das informações e mantê-los à sua disposição sempre que necessário.
Ao avaliar quais tecnologias o fornecedor usa para armazenar e gerir documentos com segurança, também é importante garantir que a empresa contratada ofereça a você plataformas para tornar esses documentos acessíveis ao seu negócio.
Segurança
Muitas empresas evitam armazenar documentos fora do escritório por medo de que suas informações mais sensíveis caiam em mãos erradas. Diante disso, acabam considerando mais seguro trancá-las em uma sala com acesso restrito dentro do próprio escritório. Isso, posteriormente, acaba não sendo a melhor decisão para garantir a segurança das informações, pois estas continuam vulneráveis à ação do tempo, além de gerar uma série de preocupações com o controle de acesso aos dados.
Especialmente no caso de seus documentos conterem informações altamente sensíveis, empresas fornecedoras de serviços de gestão documental precisam garantir a segurança dos seus dados. Afinal, isso é essencial para manter sua credibilidade junto aos clientes, bem como a continuidade do seu negócio.
Por isso, é importante que seu fornecedor conte com planos transparentes e consistentes de como vai manter seus registros acessíveis e seguros.
Custo benefício
O preço não deve ser o aspecto mais importante ao selecionar um serviço de gestão documental que atenda suas necessidades, no entanto, é importante notar que bons fornecedores desse tipo de serviço oferecem um alto custo benefício e retorno de investimento. Por isso, é importante selecionar fornecedores capazes de estimar os custos que você vai reduzir e se mantenham comprometidos com isso, oferecendo a você um bom retorno de investimento.
Com o serviço de gestão documental certo, você certamente vai ganhar mais eficiência em uma série de áreas, como atendimento ao cliente, facilities, RH e TI. Além disso, você vai passar a ter protocolos de segurança tão restritos que vão manter suas informações protegidas de uma série de ameaças, além de reduzir os riscos de compliance.
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