Investir em uma empresa capaz de realizar a guarda e gestão documental para o seu negócio de maneira eficiente é uma decisão importante, especialmente porque armazenar e manter todos os dados da empresa com segurança pode evitar problemas com a falta de informações importantes para a tomada de decisões e a execução de processos futuros.
Sabendo dessa importância, entenda como escolher o melhor tipo de guarda e gestão documental:
Avalie as necessidades da empresa
Cada negócio possui suas demandas e volume de arquivos e informações que devem ser armazenadas. Conhecer essa necessidade vai garantir a escolha correta, além da disponibilidade desses documentos e a frequência com a qual serão consultados. Muitas vezes, é mais interessante digitalizar os dados mais acessados, para que eles estejam sempre à mão.
Documentos físicos
Os relatórios e contratos em papel podem ser armazenados em dois tipos de guarda: simples ou gerenciada por meio de um sistema disponibilizado por um fornecedor especializado na guarda de informações.
Guarda simples
Nesse tipo de guarda e gestão documental, o conteúdo é controlado pela sua empresa contratante. No caso, você e sua equipe receberão as caixas, etiquetas e lacres, e farão o cadastro de acordo com o que vão guardar em cada volume, obedecendo ao método de organização que mais fizer sentido para as suas necessidades.
Depois disso, as caixas são lacradas e enviadas para a empresa responsável pelo armazenamento. Se houver a necessidade de resgatar algum documento, basta enviar uma solicitação. Nesse modelo de guarda, toda o processo de guarda é realizado pelo fornecedor responsável pela gestão documental.
Guarda Gerenciada
Nesse caso, a organização dos documentos é realizada pela empresa contratada, que vai cadastrar com um código de barras cada documento recebido e registrar em sistema em qual volume esses papéis serão armazenados. Se houver necessidade de consulta a esses papéis, você poderá solicitá-los por meio de um sistema, e receber apenas o que pediu, não a caixa toda. Esse sistema oferece mais praticidade e segurança, especialmente nas operações mais complexas.
Documentos digitais
Ao digitalizar os documentos, a empresa ganha mobilidade e rapidez, permitindo um acesso mais fácil a informações importantes, conheça algumas das formas de armazenamento.
Armazenamento na nuvem
Os documentos digitais podem ser mantidos na nuvem, um processo seguro e rápido. É extremamente útil quando se trata de papéis que são consultados constantemente, além de proteger do desgaste e manuseio. Além disso, podem ser armazenados de qualquer computador ou dispositivo mobile, o que é extremamente útil em empresas com filiais.
O ponto negativo desse tipo de guarda e gestão documental é que não há acesso aos documentos originais, sendo necessária a guarda física quando houver exigência.
Armazenamento em sistema interno
A empresa também pode usar um sistema próprio interno para fazer a guarda e gestão de documentos. Eles são úteis dentro do fluxo da empresa, mas podem gerar problemas como a dificuldade de acesso, perda de documentos por falhas no armazenamento, vulnerabilidade a ataques de hackers, uso limitado apenas dentro dos espaço físico e horário da empresa.
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