Empresas de todos os portes estão adaptando seus processos de gestão documental para atender a todos os requisitos do envio de informações ao eSocial. As mudanças já estão sendo efetuadas pelas empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões, que em maio de 2018 já deram início à Fase 3 de implantação, e logo deverão ser postas em prática pelas micro, pequenas e MEIs que tenham empregados, já que a Fase 1 terá início em julho de 2018.
O eSocial envolve diversos setores da empresa, como RH, Medicina do Trabalho, Departamento Pessoal e Jurídico, entre outros. Em cada um desses departamentos, os processos de gestão documental podem não estar alinhados, uma situação que pode ainda ser mais crítica no caso de empresas que estejam geograficamente distribuídas pelo Brasil. Enquanto a matriz pode contar com soluções de gestão documental, um pequeno escritório pode ter todas as suas informações arquivadas em papel.
A consultoria PwC indica que a área de RH será a mais impactada, mas destaca que o eSocial afeta a empresa como um todo.
Integrando processos de gestão documental
Como então reunir todas as informações sobre o empregador, trabalhadores, folha de pagamento, Previdência Social e segurança e saúde do trabalhador, garantindo a consistência e confiabilidade dos dados, de modo a que a empresa não seja penalizada?
É preciso mudar a cultura da empresa, alinhando todos os processos de gestão documental e, também, as pessoas, que devem conhecer as mudanças impostas pelo sistema, assim como as penalidades caso as informações – certas – não sejam transmitidas no prazo.
Uma pesquisa da consultoria KPMG indica que o desafio da mudança de cultura e de processos foi considerado com relevância alta para 57% dos respondentes, enquanto 43% consideram as inconsistências de cadastro também como um desafio de relevância alta.
O tratamento da informação deverá ser único por toda a empresa, privilegiando, em um primeiro momento os seguintes pontos:
- Interpretação técnica da legislação do eSocial
- Conformidade das tabelas e sistemas envolvidos no eSocial
- Análise do ambiente tecnológico e controles internos
- Mapeamento dos gaps e qualidade dos dados exigida pelo eSocial
- Identificação de requisitos para a integração dos sistemas
Revisando os processos de gestão documental
O eSocial é um sistema complexo e apesar de não alterar a legislação trabalhista, vem exigindo muitas adaptações e mudanças nas empresas, que buscam aumentar a qualidade e eficiência de seus processos.
Para garantir o sucesso da estratégia de adequação dos processos de gestão documental, essas mudanças devem atender algumas etapas: em primeiro lugar, é preciso definir um cronograma de responsabilidades e cumprimento das atividades, onde todos os responsáveis devem estar cientes dos prazos e normas do eSocial. A partir daí, é necessário integrar todas as áreas envolvidas, alinhando processos.
Com as áreas envolvidas entregando suas informações, é preciso organizar o formato dos documentos. Com a sua digitalização, todas as informações podem ser acessadas em um formato único, facilitando desde o saneamento dos dados até o controle das informações apresentadas ao ambiente do eSocial, evitando irregularidades.
E quais são os processos que merecem maior atenção? Os que envolvem o trabalhador, os chamados:
Eventos não periódicos – aqueles que não têm data pré-fixada para acontecer pois dependem de acontecimentos na relação entre o empregador e o trabalhador, como admissão, alteração de salário, afastamento, demissão.
Eventos periódicos – são aqueles que têm periodicidade definida – informações de folha de pagamento, de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias como, por exemplo, os incidentes sobre pagamentos efetuados às pessoas físicas quando da aquisição da sua produção rural, e do imposto sobre a renda retido na fonte sobre pagamentos realizados a pessoa física.
Todos esses processos precisam ter as suas informações completas e os seus dados validados. E somente uma estratégia abrangente de guarda dos documentos digitalizados e a sua correta gestão será capaz de garantir a conformidade com as regras do eSocial. Saiba como a Access pode ajudar a sua empresa na guarda e processos de gestão documental.
