Atualmente as empresas são baseadas em informações. Gerenciar adequadamente sua coleta e uso é fundamental para garantir a segurança de dados, privacidade de informações, e atender às regras de governança. Por conta disso, o conceito e a importância da gestão de documentos estão evoluindo. A mitigação de riscos e a garantia da conformidade continuam sendo partes importantes do mix, mas as organizações agora também estão começando a adotar uma abordagem diferente para a governança da informação; uma que também é vista como um fator para melhorar o desempenho organizacional e gerar oportunidades.
À medida que o volume, a velocidade e a variedade de informações corporativas continuam a crescer, também aumenta a necessidade de estratégias bem desenvolvidas, e em constante evolução, para a gestão de documentos.
Boa parte das informações hoje já são nato digitais, mas muitas ainda permanecem no papel. Um estudo da AIIM (Association for Intelligent Information Management), com foco na melhoria das operações comerciais, constatou que 42% dos entrevistados dizem que contratos, pedidos e formulários ainda são gerenciados em papel. De fato, 34% relatam que a maioria de seus importantes o conteúdo comercial ainda é referenciado e arquivado em papel. Além disso, 31% dizem que as informações digitais estão sendo impressas e, em seguida, processadas em papel. Esse cenário é ainda comum em setores com alto volume de documentos, como contas a pagar ou gerenciamento de contratos.
De acordo com uma pesquisa da AIIM, 79% das organizações percebem que precisam se transformar em verdadeiros negócios digitais para sobreviver. Como a moeda que alimenta e financia essa jornada, as informações são o ativo mais valioso de uma organização. Para realmente tirar proveito, será necessário que as organizações adotem novas abordagens para a gestão de documentos e uma nova visão do que realmente significa governança da informação para a organização.
Para permanecer competitivo, otimizar os crescentes custos de infraestrutura, e reduzir riscos, as organizações estão mudando suas abordagens para gerenciamento de informações e 92% das organizações acreditam que algo precisa mudar e que eles devem modernizar sua estratégia de gerenciamento de informações.
Os principais objetivos são eliminar a carga de papel quando possível, digitalizar o conteúdo para melhorar o acesso e impulsionar a experiência do cliente. Os esforços para digitalizar também são impulsionados pelo desejo de reduzir riscos para a organização; salvaguarda de dados sensíveis, garantir conformidade regulamentar ou preparar-se para auditorias ou procedimentos legais. Muitas iniciativas visam economizar dinheiro aumentar a eficiência e reduzir a demanda de recursos e fazer mais com menos.
Governança: o antídoto ao caos da informação
As organizações investem muito tempo e dinheiro para gerenciar informações. O estudo da AIIM aponta que as organizações preveem que a quantidade de informações geradas aumentará de X para 4,2X em 24 meses. Como resultado, mais e mais organizações agora reconhecem que adotar a gestão de documentos é uma importante preocupação estratégica e é um procedimento obrigatório para controlar o caos das informações.
Além disso, mais de 60% desses dados não são estruturados. Segundo algumas estimativas, 70% ou mais dos dados armazenados são ROT – Redundant, Obsolete, and Trivial (Redundante, Obsoleto e Trivial). ROT são dados que uma organização continua retendo mesmo que as informações não tenham mais valor comercial ou legal. Os funcionários criam documentos ROT salvando várias cópias da mesma informação. Documentos ROT em papel são gerados quando colaboradores imprimem uma “cópia de segurança” de um arquivo digital e o guardam em uma gaveta de arquivo … apenas para o caso de acontecer alguma coisa.
Conteúdo redundante, obsoleto e trivial pode ser encontrado em qualquer lugar: em estações de trabalho individuais, compartilhamentos de arquivos de rede, em servidores, em tablets, em dispositivos móveis e em serviços de compartilhamento na nuvem, entre outros locais.
É hora de avaliar e auditar armazenamentos de informações
A governança de informações começa com a compreensão exata de quais informações você possui, onde estão localizadas e que valor ou risco apresentam para a organização. Muitas organizações contam com diversos sistemas de informação em uso. Então a primeira coisa que você deve fazer é se perguntar: quanto eu sei sobre todos esses sistemas? Eu realmente sei onde eles estão? Eu realmente sei o que há neles? Se você não conseguir responder a essas perguntas básicas, você deve começar a trabalhar essa questão.
Outra forma de impulsionar essa nova abordagem é estabelecer uma equipe de governança de informações multifuncional, reunindo analistas de negócios, suporte de TI e executivos que trabalham juntos com metas comuns. O objetivo é replicar as aprendizagens, capacidades e técnicas consideradas eficazes em uma área para outros aplicativos em toda a empresa.
Além disso, trabalhar com uma infraestrutura moderna é essencial para preparar o terreno para a transformação digital. Pode ser difícil inovar e melhorar se você estiver trabalhando com uma infraestrutura obsoleta. Ao avaliar as opções, esteja aberto a novas abordagens para a gestão de documentos, incluindo o uso da nuvem.
Uma abordagem híbrida, combinando sistemas locais com soluções baseadas em nuvem, pode ser eficaz, especialmente para organizações que possuem uma vasta experiência e investimento em sistemas legados. Qualquer que seja sua abordagem, a modernização de sua infraestrutura de informações coloca você em uma posição melhor para evoluir sua gestão de documentos e governança de informações, e fazer a diferença hoje e no futuro.
