Até janeiro de 2019, quando entra em vigor a 5ª. fase do cronograma de implantação do eSocial, grandes empregadores – empresas com faturamento anual maior que R$ 78 milhões – precisarão que a ficha pessoal do empregado contenha as informações necessárias para preencher cerca de 45 tabelas, com 1.900 campos de conteúdo sobre dados referentes a quatro temas: recursos humanos, fiscal, jurídico, saúde e segurança do trabalho.
Para os analistas da consultoria KPMG, a inserção de informações das empresas no eSocial trará uma série de desafios para diversos departamentos das empresas. Isso porque as empresas precisarão atualizar seus bancos de dados, adequar softwares e processos e coletar informações que não eram necessárias. Agora, os departamentos de RH também devem fazer o levantamento atualizado de outras informações como, por exemplo, Grau de Exposição a Risco, Condição de Acidente de Trabalho (CAT), Monitoração Biológica, Controle de Equipamentos de Proteção Individual (EPI), além de Dados de Autônomos.
Ao final, o setor de RH é que será o responsável por reunir o histórico e manter atualizada a ficha pessoal do empregado, e o estudo da KPMG aponta que em mais de 70% das empresas a área de Recursos Humanos já lidera as iniciativas ao eSocial. Para isso, deve contar com o apoio dos departamentos financeiro, contábil, jurídico e medicina do trabalho, reunindo todas as informações sobre cadastro, folha de pagamento, detalhes sobre eventuais acidentes e enfermidades, processos, pagamentos, entre outras.
Ambiente desafiador
Inicialmente o novo modelo será um ambiente desafiador, e estruturar a nova ficha pessoal do empregado de modo a consolidar as informações trará uma série de desafios com a necessidade de revisar processos tributários, trabalhistas e previdenciários para assegurar a conformidade em relação aos requerimentos legais.
Mas os analistas da KPMG também destacam que, com o tempo, a tendência é facilitar a burocracia e otimizar os processos, pois atualmente as empresas já são obrigadas a repassarem as informações de seus empregados, só que até agora isso era realizado de forma fragmentada.
A vantagem da unificação é que muitos desses dados precisavam ser duplicados e a mesma informação era enviada para o INSS e o Ministério do Trabalho, em prazos diferentes. Com o eSocial há uma unificação de datas.
A nova ficha pessoal do empregado
Os analistas da KPMG indicam alguns passos para que as empresas estejam mais adequadas para ingressarem no eSocial:
1 – Adequação do sistema eletrônico
Grande parte das empresas já tem parte das informações exigidas pelo eSocial registradas de forma eletrônica, mas a questão é se esses sistemas serão capazes de integrar as novas informações e se conseguirão dialogar com o ambiente e gerar arquivos do eSocial.
2 – Atualização dos dados do empregado
As empresas já mantêm dados cadastrais dos seus empregados, já que isso é uma exigência das obrigações acessórias da folha de pagamento. Mas, com o eSocial, o nível de detalhamento das informações vai aumentar. Não basta passar um cadastro resumido. O ideal é já entrar em contato com os funcionários para ter uma base de cadastro atualizada e mais completa, para estar com os dados em dia quando o eSocial entrar totalmente em vigor.
3 – Revisão nos dados
É importante revisar as informações previdenciárias e de cálculo trabalhista, já que como o eSocial vai exigir cálculos mais detalhados, pode ser que o valor de imposto recolhido hoje esteja defasado. Um exemplo desse novo modelo é a contribuição previdenciária. Hoje as empresas informam o valor devido com a base de cálculo do que é devido para o INSS. Com o eSocial será preciso informar um detalhamento da base de cálculo e nesse momento é possível que o valor tributado fique inconsistente com o valor atual.
Todos esses processos serão bem mais transparentes a partir do momento em que os gestores tenham acesso rápido e fácil a todas as informações necessárias para elaborar a nova ficha pessoal do empregado. A Access conta com a expertise necessária para colaborar na guarda e gestão documental de todas as suas informações, atendendo a regras internas e exigências legais.
